Kirjade loomine aadressiloendist

Kutse, meeldetuletus või uudiskiri kõigile su klientidele, igas kirjas õige nime ja aadressiga. Kõigi jaoks eraldi kirjutamine on palju tööd. Funktsiooniga Mail Merge (kirjade ühendamine) loob Euro-Office kõik kirjad korraga aadresse sisaldavast arvutustabelist.

Mida on vaja?

• Arvutustabel (xlsx) sinu WebOké Nextcloudis, mille esimeses reas on veerunimed, näiteks Pöördumine, Nimi, Ettevõte, Aadress, Sihtnumber, Linn. Iga järgmine rida on üks saaja.
• Kiri (docx) püsiva tekstiga.

1. samm: aadressiloendi linkimine

1. Ava kiri.
2. Mine vahekaardile Collaboration (koostöö) ja klõpsa Mail Merge (1).
3. Vali From Storage (salvestusruumist), et valida aadressiloend oma Nextcloudist, From File (failist) arvutis oleva faili jaoks või From URL (URL-ilt) internetis oleva faili jaoks.

Paremal kuvatakse Mail merge settings (seaded). Valikuga Edit recipient list (muuda saajate loendit) saad saajaid linnukesega märkida või eemaldada.

2. samm: väljade lisamine kirja

1. Aseta kursor kohta, kuhu nimi peab tulema.
2. Klõpsa paremal Insert merge field (sisesta ühendusväli) ja vali Name.
3. Tee sama Ettevõte, Aadress, Sihtnumber ja Linn jaoks. Lisa väljade vahele ise tühikud ja reavahetused ning kirjuta pöördumise järele näiteks koma.

3. samm: kontrollimine ja ühendamine

1. Klõpsa Preview results (eelvaata tulemusi). Noolte abil saad sirvida kirju saajate kaupa.
2. Vali Merge to (ühenda) juures, mida soovid: üks PDF kõigi kirjadega printimiseks, Docx veel ülevaatamiseks või Email.
3. Vali, kas soovid kõiki kirjeid või osa neist, ning klõpsa Download (laadi alla) või Save (salvesta).

Lõksud ja piirangud

• Euro-Office ühendab korraga kõige rohkem 100 saajat. Kui neid on rohkem, tee seda osade kaupa (kirjed 1 kuni 100, 101 kuni 200), kasutades valikuid From ja To.
• Mail Merge töötab brauseris, sinu WebOké Nextcloudis.
• Aadressietiketid (mitu aadressi ühel lehel) ei saa Euro-Office'iga teha: iga kiri saab ühe saaja. Aus alternatiiv: tee etiketid arvutustabelis, kuhu aadressid on paigutatud ruudustikku, mis sobib sinu etiketilehele, või kasuta oma etikettide tootja etiketiprogrammi.
• Kas sihtnumber on ilma esinullita või summa näeb kirjas imelik välja? Vaata arvutustabeli arvuvormingut (vt Telefoninumbri või sihtnumbri alguses oleva nulli säilitamine).