Lase kliendil faile esitada failipäringu abil, mis on kaitstud salasõna ja aegumiskuupäevaga

Küsimus: "Minu kliendid peavad mulle saatma dokumente: palgalehti, arveid, fotosid. E-posti teel suurte failide saatmine ei õnnestu hästi ja see ei ole turvaline. Kuidas korraldada, et nad jätaksid failid minu juurde, ilma et nad näeksid midagi muud?"

Lahendus: failipäring kliendi kohta, eraldi kaustas, salasõna ja aegumiskuupäevaga. Klient laadib failid üles oma brauseri kaudu ja ei vaja kontot.

Samm 1: kaust iga kliendi jaoks

1. Loo rakenduses Failid kaust esitatud failide jaoks, näiteks Esitamised.
2. Loo selle sisse kaust iga kliendi jaoks, näiteks Esitamised/Bakkerij De Linde 2026 (vaata Kaustade loomine, teisaldamine, kopeerimine ja ümbernimetamine).

Nii ei pääse klient kunagi ligi mõne teise kliendi failidele ja sina tead kohe, kellelt miski pärineb.

Samm 2: failipäringu koostamine

1. Klõpsa nupul Uus ja vali Koosta failipäring.
2. Kirjuta väljale Päringu teema, mida sa küsid, näiteks "Aastaaruanne 2026".
3. Vali väljal Üleslaadimise sihtkaust selle kliendi kaust.
4. Kirjuta väljale Märge saajale täpselt, mida sa vajad ja millise tähtajaga. Seda teksti näeb klient üleslaadimislehe ülaosas.

Samm 3: salasõna ja aegumiskuupäev

1. Klõpsa nupul Jätka.
2. Märgi linnuke kasti Määra aegumise kuupäev ja vali kuupäev mõni päev pärast oma tähtaega.
3. Märgi linnuke kasti Lisa salasõna ja vali salasõna.
4. Klõpsa nupul Jätka ja kopeeri Jaga link välja paremas servas oleva nupukesega.

Samm 4: lingi ja salasõna saatmine

Saada link kliendile ise, näiteks e-kirjaga. Saada salasõna mõnel muul viisil: SMS-iga, WhatsAppiga või telefoni teel. Nii ei saa keegi, kes e-kirja pealt loeb, lingist veel midagi kasu.

Klient avab lingi, sisestab salasõna ja klõpsab nupul Üleslaadimisel või lohistab failid aknasse. Ta näeb ainult sinu märget ja üleslaadimisnuppu, mitte seda, mis kaustas juba on.

Samm 5: saabunud failide jälgimine

• Rakenduses Tegevus ja kausta vahekaardil Tegevus näed, mis saabus ja millal (vaata Vestlus ja tegevus faili juures).
• Pärast aegumiskuupäeva lakkab link ise toimimast. Kui saad varem valmis, eemalda jagamine kausta vahekaardil Jaga või alt Jagamised ja Failipäringud.
• Pane kliendile valmis uus päring iga aasta või iga tellimuse kohta. Nii jääb kõik korralikult eraldi.

Tähelepanu: see, mida kliendid üles laadivad, arvestatakse sinu salvestusruumi hulka (vaata Kes kasutab jagatud faile, kasutab sinu mahtu). Korista seega vanad esitatud failid ära või arhiveeri need.

Rohkem selgitusi failipäringu enda kohta leiad artiklist Failide vastuvõtmine: failide vastuvõtukaust ja failipäring.