Süsteem, millest sa kinni pead

Moodul 5: Korrastamine ja leidmine · Lugemisaeg: 8 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad valida ja seadistada oma postkastile lihtsa tööviisi. Nii näed, mis on veel tegemata, ja leiad kirjad üles ilma iga päev sorteerimata.

Põhimõisted: Saabuvad kui töökast, neli valikut, märgistamine, lugemata, arhiiv, kindlad ajad, jagatud postkast

Miks on süsteemi vaja

Täis postkast on harva probleem. Probleem on see, et sa ei näe enam, mis on veel tegemata. Kliendi küsimus vajub uudiskirjade vahele, maksmata arve on neljandal lehel. Süsteem lahendab selle mõne kindla kokkuleppega iseendaga. See ei pea olema keeruline. Peamine on, et see oleks nii lihtne, et teed seda ka kolme kuu pärast.

Parimat meetodit ei ole. Inimesed töötavad erinevalt ja üksikettevõtja saab teistsuguseid kirju kui mittetulundusühing. See õppetund annab sulle ehituskivid ja valikud. Sina valid, mis sobib.

Saabuvad kui töökast

Peaaegu iga toimiva süsteemi tuum: Saabuvad on töökast, mitte arhiiv. See, mis on kaustas Saabuvad, ootab sinult veel midagi. Mis on valmis, läheb sealt välja. Nii näed ühe pilguga kausta Saabuvad, kui palju tööd on ees.

Selleks teed iga kirja juures ühe neljast otsusest:

1. Ära. Sul pole seda vaja. Kustuta see või teata sellest kui rämpspostist, kui see on rämpspost. Uudiskiri, mida sa kunagi ei loe: loobu tellimusest, siis ei tule see ka enam tagasi.
2. Arhiiv. Asi on tehtud, aga tahad kirja alles hoida. Üks klõps nupul Arhiveeri (õppetund 5.1) ja kiri on silma alt ära, kuid otsinguga leiad selle üles (õppetund 5.3).
3. Tee. Midagi tuleb ära teha ja see võtab rohkem kui paar minutit. Jäta kiri alles ja lisa sellele märgistus (lipp Märgistatud), et see silma torkaks. Kui see võtab vähem kui paar minutit, tee see kohe ära ja arhiveeri kiri siis.
4. Oota. Ootad vastust või makset. Võid kirja märgistada või panna eraldi kausta Ootel, mille vaatad läbi kord nädalas.

Kõige tähtsam on, et sa ei klõpsaks edasi ilma otsust tegemata. Iga kiri, mille avad ja jätad valikut tegemata, tuleb hiljem uuesti läbi lugeda.

Vähe kaustu ja otsing või palju kaustu

Kui palju kaustu sul vaja on? Siin on kaks koolkonda.

Palju kaustu: kaust iga kliendi, projekti ja tarnija jaoks. Eelis: näed ühe kliendi kõiki kirju koos. Puudus: iga kirja puhul pead otsustama, kuhu see läheb, ja kiri, mis puudutab kahte klienti, ei sobi kumbagi. Aasta pärast on sul sageli nelikümmend kausta, millest kasutad viit.

Vähe kaustu ja otsing: üks arhiiv, soovi korral aastate kaupa jaotatud, ja ülejäänu otsingu abil. Eelis: arhiveerimine on üks klõps, ilma mõtlemata. Puudus: pead oskama hästi otsida. Õppetund 5.3 näitab, et veebipostis käib see väga hästi: saatja, saaja ja sisu järgi, kõigis kaustades korraga.

Paljudele sobib kõige paremini vahepealne tee: mõni kaust asjade jaoks, mis peavad tõesti eraldi olema (näiteks Facturen (arved) raamatupidamise jaoks), ja muidu üks arhiiv. Kaustad, mida täidab automaatselt filter (moodul 6), ei nõua sinult tööd. Neid võib seega olla veidi rohkem.

Märgistamine, lugemata ja loendi filtreerimine

Mõni veebiposti abivahend teeb süsteemi lihtsamaks:

• Märgistatud. Valikuga Märgista > Märgistatud saab kiri lipu ja muutub loendis punaseks. Lipp on salvestatud serverisse, nii et ka sinu meiliprogramm ja telefon näevad seda (seal nimetatakse seda sageli täheks või lipuks).
• Lugemata. Valikuga Märgista > Mitte loetuks muudad kirja uuesti lugemata kirjaks. Hea meeldetuletusena, aga süsteemina ebausaldusväärne: telefon, mis kirja korraks avab, muudab selle jälle loetuks.
• Tüüp otsinguvalikutes. Vali väljal Tüüp näiteks Märgistatud või Vastamata. Siis näitab loend ainult neid kirju. Vastamata on kaustas Saabuvad kasulik: need on kirjad, millele sa pole veel vastanud. Pane tähele: veebipost teab ainult seda, kas sa ise klõpsasid nupul Vasta. Kui vastasid telefonist või helistasid tagasi, loetakse kiri ikka vastamata kirjaks, välja arvatud juhul, kui sinu meilirakendus märgib selle samuti vastatuks.

On ka üks lõks: automaatne loetuks märkimine. Kui veebipost on seadistatud nii, et kiri muutub loetuks kohe, kui see eelvaateaknas kuvatakse, kaotab lugemata olek oma tähenduse. Menüüs Seaded > Eelistused > Postkasti vaade saad valida, mitme sekundi pärast loetakse kiri loetuks (õppetund 2.1).

Kindlad ajad

Kes reageerib terve päeva igale uuele kirjale, jõuab vähe muud teha. Süsteem töötab paremini kindlate aegadega: näiteks hommikul, pärast lõunat ja päeva lõpus. Igal korral töötad kausta Saabuvad läbi nelja valiku abil. Kord nädalas vaatad läbi märgistatud kirjad ja kausta Ootel. Kui tihti vaatad, oleneb sinu tööst. Kliendiküsimustega veebipood vaatab tihedamini kui mittetulundusühing. Oluline on, et valid ise, mitte ei lase igal teavitusel enda eest valida.

Jagatud postkast

Kui ühes postkastis, näiteks info@, töötab mitu inimest, on vaja kokkuleppeid, muidu vastavad kaks inimest või ei vasta keegi. Näiteks:

• Kes kirja enda peale võtab, märgistab selle kohe (lippu näevad kõik, sest see on salvestatud serverisse).
• Pärast vastamist läheb kiri arhiivi, nii et kaust Saabuvad näitab, mis on veel lahtine.
• Vastused saadetakse samalt aadressilt ja sama allkirjaga (moodul 4).
• Iga päev vastutab üks inimene selle eest, et kaust Saabuvad saaks tühjaks.

Lepi kokku ka see, mida ei tehta: keegi ei seadista sellele postkastile POP-iga meiliprogrammi, sest siis kaovad kirjad teiste jaoks ära (õppetund 1.2).

Praktikas: nii käib see veebipostis

Märgistamise leiad kirja kohal olevalt tööriistaribalt. Nupp Arhiveeri ilmub siis, kui oled valinud arhiivikausta menüüs Seaded > Eelistused > Erilised kaustad. Tüüp ja teised filtrid on otsinguvalikutes (otsinguvälja nooleke). Sammud on kirjas Roundcube'i kasutusjuhendi osades Märgistamine, teisaldamine ja kustutamine ning Kirjade arhiveerimine. Teistes veebipostides käib see sarnaselt: Gmailis on nupp Arhiveeri ja tärnid, Outlook.com-is nupp Arhiveeri ja lipud.

Kokkuvõte

• Saabuvad on töökast: see, mis seal on, ootab sinult veel midagi.
• Tee iga kirja juures üks otsus: ära, arhiiv, tee (märgista) või oota.
• Vähe kaustu ja hea otsing nõuab vähem tööd kui palju kaustu; kaustad, mida filter täidab, ei maksa midagi.
• Märgistused ja vastatud olek on salvestatud serverisse ning on seega jagatud postkastis nähtavad ka kolleegidele.
• Töötle kausta Saabuvad kindlatel aegadel ja tee kokkuleppeid, kui jagad postkasti.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne D5.2: Sinu korrastusplaan. Ava veebipostis oma postkast. Loe kokku, mitu kausta sul on (Seaded > Kaustad) ja mitu lugemata kirja on kaustas Saabuvad. Seejärel vali süsteem: vähe kaustu ja arhiiv, palju kaustu või vahepealne tee. Seadista see: vali menüüs Erilised kaustad arhiivikaust, kui sul seda veel pole, korista ära kaustad, mida sa pole aasta aega kasutanud (teisalda kirjad enne oma arhiivi), ja töötle kaust Saabuvad üks kord nelja valiku abil läbi. Vasta seejärel endale: mitu kausta sul oli ja mitu on nüüd? Mitu kirja on veel kaustas Saabuvad ja kas need kõik ootavad sinult tõesti veel midagi? Mis kindlatel aegadel vaatad edaspidi oma kirju? Ja kui jagad postkasti: milliseid kaht kokkulepet teed oma kolleegidega?

Lisalugemist

Kus on kirjas sammud veebipostis, kehtivad need WebOké veebiposti kohta; teistes veebipostides käib see sarnaselt.

• Roundcube Webmail 3.3: Märgistamine, teisaldamine ja kustutamine
• Roundcube Webmail 6.2: Kirjade arhiveerimine
• Roundcube Webmail 2.2: Kirjade nimekiri: järjestamine ja lõimed
• Kaustad su postkastis: Sisendkaust, Saadetud, Mustandid, Prügikast, Rämpspost ja Arhiiv