Manused ja suured failid

Moodul 3: Kirjade kirjutamine · Lugemisaeg: 11 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad arvutada, kas failid mahuvad ühte kirja, mõistad, miks manus saatmisel suuremaks muutub, ja valid suurte failide puhul õige tee: vähendamine, teisendamine või jagamislink.

Põhimõisted: MIME, base64, kirja suurusepiirang, manuse maksimaalne suurus, vastuvõttev server, jagamislink, aegumiskuupäev, pdf, foto vähendamine, manuse meeldetuletus, vCard

Manusest on saanud tekst

E-post loodi kunagi tavalise teksti jaoks. Foto, pdf või arvutustabel koosneb suvalistest baitidest ja neid ei saa lihtsalt kaasa panna. Selleks ongi olemas MIME: kokkulepe, mis jagab kirja osadeks ja lisab igale osale päise, mis ütleb, mis see on (näiteks Content-Type: application/pdf) ja kuidas see on pakitud. Failide puhul on see pakend peaaegu alati base64.

Base64 teisendab iga 3 baiti sinu failist 4 loetavaks märgiks (RFC 2045). Tulemus on seega umbes kolmandiku võrra suurem kui originaal. 3 MB foto võtab kirjas umbes 4 MB ruumi. Nii näeb sellise manuse algus välja, kui vaatad kirja lähteteksti:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Iga rida sellest segadusest on tükike sinu pdf-ist. Saaja ei näe sellest midagi: tema e-posti programm teisendab selle tagasi algseks failiks.

Arvutamine: kas see mahub ühte kirja?

Igal e-posti serveril on kirja suurusepiirang: suurim kiri, mille ta vastu võtab, mõõdetuna pärast pakkimist. WebOké juures on see 50 MB kirja kohta, kõigis e-posti serverites. Kuna base64 teeb kõik kolmandiku võrra suuremaks, mahub ühte kirja umbes 36 MB manuseid. Seda arvu näed ka veebipostis faili lisamisel maksimaalse failisuurusena.

Rusikareegel ise arvutamiseks:

1. Liida kokku kõigi manuste suurus.
2. Kui see on üle umbes 36 MB, ei mahu see WebOké juures ühte kirja.
3. Kui see on vähem, mahub see sinu serverisse. Aga see on alles pool lugu.

Teine pool on vastuvõttev server. Ka sellel on kirja suurusepiirang ja see on sageli väiksem kui 50 MB. Paljud teenused võtavad vastu kirju umbes 20 kuni 25 MB-ni, kuid see erineb teenuseti ja võib muutuda. Kui sinu kiri on saaja jaoks liiga suur, saad tagasi veateate, sageli koodiga 552 või sõnadega "message too big" või "message size exceeds". Sinu kiri on siis küll saadetud, kuid kohale pole see jõudnud.

Seepärast teine, ettevaatlikum rusikareegel: kui saadad väljapoole oma organisatsiooni üle 15 kuni 20 MB manuseid, vali pigem jagamislink. Siis ei pea sa oletama.

Mõtle ka sellele: suurte manustega kiri jääb sinu kausta Saadetud ja saaja postkasti. See loeb mõlemal salvestusruumi hulka (õppetund 5.4). Kui saadad sama 20 MB faili viiele inimesele, on see saajate juures viis korda ja sinu juures üks kord.

Väiksemaks: kõige suurem võit kõigepealt

Enne jagamislingi loomist vaata, kas faili saab väiksemaks teha. Kõik failid pole oma sisu kohta ühtviisi suured.

• Telefoni või kaamera fotod on sageli mitu MB tükk, sest need on salvestatud täisresolutsioonis. Ekraanil vaatamiseks piisab murdosast sellest. Foto vähendamine näiteks 2000 piksli laiuseks teeb selle tavaliselt mitu korda väiksemaks, ilma et ekraanil vahet näeks. See on peaaegu alati suurim võit.
• Dokumendid: .docx-vormingus pakkumine võib lisatud piltide tõttu olla suur ja näeb saaja juures vahel teistsugune välja. Pdf on sageli väiksem, näeb igal pool ühesugune välja ja seda ei saa kogemata muuta.
• Skannitud dokumendid on pildid. Skanni väiksema resolutsiooniga või mustvalgena, kui värvi pole vaja.
• Zip-pakkimine aitab tekstifailide ja arvutustabelite puhul, kuid vaevalt fotode, video ja pdf-ide puhul: need on juba tihendatud.

Video puhul ei aita vähendamine sageli piisavalt. Paariminutiline klipp on kiiresti üle 36 MB. Siis on jagamislink ainus hea tee.

Jagamislink: fail jääb paigale, link reisib

Jagamislingiga paned faili võrgusalvestusse, näiteks Nextcloudi või mõnda muusse pilve, ja saadad ainult lingi. Kiri jääb väikseks, saaja laadib faili alla siis, kui ise tahab, ja sina saad lingi hiljem tühistada.

Heal jagamislingil on:

• aegumiskuupäev, et fail ei jääks aastateks avalikuks;
• konfidentsiaalsete failide puhul parool, mille edastad muu kanali kaudu (SMS või telefon), mitte samas kirjas;
• ainult lugemisõigus, kui teine pool ei pea tõesti midagi tagasi panema.

Üks lõks: paroolita jagamislink töötab kõigile, kellel link on. Kui saaja sinu kirja edasi saadab, pääseb ka järgmine saaja failile ligi. Isikuandmete või pakkumiste puhul pole parool ja aegumiskuupäev seega luksus.

Teine lõks: mõned saajad ei usalda linke, ja põhjusega pärast kogu seda õngitsust (õppetund 2.4). Seepärast ütle kirjas, mida oodata: "Saad lingi meie Nextcloudi, fail on nimega foto's-bruiloft.zip ja link töötab kuni 1. juunini."

Unustatud manused ja visiitkaart

Kes poleks kirjutanud "vaata manust" ja siis midagi lisamata jätnud? Veebipost võib sind hoiatada: valikuga Tuleta mulle meelde kui unustasin manuse lisada kontrollib ta nupu Saada vajutamisel, kas sinu tekstis on sõnu nagu "manus", kuigi manust pole. See meeldetuletus on vaikimisi välja lülitatud; lülita see sisse menüüs Seaded > Kirja koostamine.

Valikuga Lisa vCard saadad oma aadressiraamatust kontakti kaasa visiitkaardina (.vcf-fail). Saaja lisab selle ühe klõpsuga oma aadressiraamatusse. Mugav, kui tahad kellelegi anda kolleegi või tarnija andmed. vCardist lähemalt õppetunnis 7.2.

Praktikas: nii toimib see veebipostis

Kuval Koosta kiri lisad manuse ülal nupuga Manusta või paremal nupuga Lisa fail, või lohistad faili paremal olevasse kasti. Seal näed ka maksimaalset failisuurust. Unustatud manuste meeldetuletus asub menüüs Seaded > Kirja koostamine. Roundcube'i juhend kirjeldab samme. Muus veebipostis toimib see sarnaselt, kuid kirja suurusepiirang erineb teenusepakkujati.

Kokkuvõte

• Manused pakitakse base64 abil tekstiks ja muutuvad seetõttu umbes kolmandiku võrra suuremaks (3 baidist saab 4 märki).
• WebOké juures võib kiri olla 50 MB; see on umbes 36 MB manuseid.
• Vastuvõtvad serverid lubavad sageli vähem; suurte failide puhul väljapoole vali pigem jagamislink.
• Vähenda kõigepealt fotosid ja teisenda dokumendid pdf-iks; zip-pakkimine ei aita fotode ja video puhul.
• Jagamislingil on aegumiskuupäev ja konfidentsiaalsete failide puhul parool, mis edastatakse muu kanali kaudu.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne A3.3: Kas see mahub ühte kirja? Lähtu WebOké rusikareeglist: umbes 36 MB manuseid mahub ühte 50 MB kirja, sest base64 teeb kõik umbes kolmandiku võrra suuremaks. Vali olukordades 1 kuni 3 kas "mahub" või "ei mahu, jagamislink". (1) Sanne saadab Ahmedile kaks pdf-i: 3 MB pakkumise ja 5 MB lillekava. (2) Daan tahab saata Sannele video pulmakaare ülesehitamisest; fail on 120 MB. (3) Sanne tahab saata Ahmedile ühes kirjas kaksteist fotot varasematest pruutkimpudest, igaüks 3,5 MB, otse oma kaamerast. Küsimus 4: Sanne peab teise kirja jaoks ruumi tegema ja saab ühe faili kõigepealt väiksemaks teha. Millise faili valid: (a) offerte-bruiloft.pdf 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg 9 MB otse kaamerast, (c) prijslijst.docx 0,2 MB? Programm võrdleb sinu nelja vastust võtmega ja näitab iga olukorra kohta arvutust.

Lisalugemist

Kus on toodud sammud veebipostis, kehtivad need WebOké veebipostile; muus veebipostis toimib see sarnaselt.

• Roundcube Webmail 4.3: Manuste saatmine
• Meil lükati tagasi: sõnum on liiga suur
• Veateated lahendatud 1.6: 552 Mailbox full või Message too big
• Tasuta kursus E-post korda: seadistamine ja hea kohaletoimetamine 3.2: Salvestusruum, kvoot ja täis mailboks
• RFC 2045, MIME 1. osa, jaotis 6.8 base64 kohta (inglise keeles): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045