Mustandid, valmisvastused ja lisavalikud

Moodul 3: Kirjade kirjutamine · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi tead, kus hoitakse mustandeid ja valmisvastuseid, oskad kirja uue kirja põhjana kasutada ning tead, mida Kättesaamiskinnitus, Kohalejõudmise teavitus, Tähtsus ja Salvesta saadetud kirjad kausta teevad ja mida mitte.

Põhimõisted: mustand, kaust Mustandid, automaatne salvestamine, Vastused, Kasuta uue kirja põhjana, Kättesaamiskinnitus, Kohalejõudmise teavitus (DSN), Tähtsus, Salvesta saadetud kirjad kausta

Mustandid: pooleli kiri serveris

Mustand on kiri, mida pole veel saadetud. Kui klõpsad kirjutamise ajal nupul Salvesta, paneb veebimeil su kirja kausta Mustandid. Kui sa midagi ei tee, salvestab veebimeil selle ka ise iga paari minuti järel. Kui tihti, seda saad määrata menüüs Seaded > Kirja koostamine.

Oluline on see, kus mustand asub. Kaust Mustandid on tavaline IMAP-kaust meiliserveris (õppetund 1.2). Mustand ei ole seega sinu brauseris ega sülearvutis, vaid serveris. Sellel on kolm tagajärge:

• Võid alustada kirja kontoris ja lõpetada selle kodus või telefonis. Ava kaust Mustandid ja tee kirjal topeltklõps.
• Kui brauser jookseb kokku või sulged kogemata vahekaardi, kaotad kõige rohkem viimase paari minuti töö.
• Mustand võtab salvestusruumi ja seda saab lugeda täpselt nagu muid kirju. Kellel on ligipääs su postkastile, sellel on ligipääs ka su mustanditele.

Kui saadad mustandi ära, eemaldab veebimeil selle kaustast Mustandid ja paneb saadetud versiooni kausta Saadetud.

Üks lõks: kui kasutad veebimeili kõrval ka meiliprogrammi, peavad mõlemad kasutama mustandite jaoks sama kausta. Muidu ei näe sa ühes programmis seda, mida teises alustasid. Neist erikaustadest räägib õppetund 5.1. Teine lõks: kui avad sama mustandi korraga kahes programmis ja salvestad mõlemas, tekib kaks versiooni.

Mustandid aitavad ka vältida liiga kiiret saatmist. Kirjuta keeruline kiri, salvesta see mustandina ja loe tunni aja pärast uuesti üle. Siis märkad sageli, mida saab paremini teha (õppetund 3.2).

Valmisvastused: püsitekstid ühe klõpsuga

Kas saad tihti sama küsimust? Sanne saab igal nädalal kirju nagu „Kas toote lilli ka nädalavahetusel?“ ja „Kui kaua kimp ilus püsib?“. Selle asemel, et iga kord sama vastust trükkida, loob ta valmisvastuse: nimega püsiteksti, mille ta lisab kirjutamise ajal ühe klõpsuga.

Valmisvastus ei ole automaatvastus. Midagi ei juhtu iseenesest: sina valid teksti, saad seda muuta ja saadad ise. Seepärast pole ka probleemi lisada juurde isiklik lause. Tegelikult peaksid seda alati tegema: vastus, mis on selgelt mallist võetud, mõjub külmalt.

Nõuandeid heade valmisvastuste jaoks:

• Anna neile lühike ja äratuntav nimi, näiteks „Kohaletoimetamine nädalavahetusel“.
• Kirjuta need nii, et need oleksid iseseisvad, ilma pöördumise ja lõputa. Need kirjutad iga kirja jaoks ise, et kliendi nimi oleks õige.
• Ära pane sinna andmeid, mis kiiresti aeguvad, näiteks hinda või kuupäeva, või kontrolli neid regulaarselt.

Valmisvastuseid hoiab veebimeil sinu seadete juures, mitte postkastis. Need on sul seega olemas veebimeilis igas seadmes, kuid mitte sellises meiliprogrammis nagu Outlook või Thunderbird. Neil on oma mallid.

Kasuta uue kirja põhjana

Mõnikord tahad kirja uuesti saata, aga veidi teisiti: sama kutse uuele grupile või kiri, mille saatsid varem, kuid mis kohale ei jõudnud. Valikuga Kasuta uue kirja põhjana (avatud kirja juures menüüs Rohkem) avab veebimeil uue kirja samade saajate, sama teema, sama teksti ja samade manustega. Muuda vajalikku ja saada.

Erinevus edastamisega: valikuga Edasta tekib sinult uus kiri vana kirja kohta, teemas „Fwd:“ ning vana kiri tsitaadi või manusena. Valikuga Kasuta uue kirja põhjana on see lihtsalt jälle originaal. Mugav, aga kontrolli saajaid: vanas loendis võib olla inimesi, kes praegu sinna ei kuulu.

Lisavalikud kirjutamisel

Akna Koosta kiri paremas servas on valikud, mida määrad iga kirja jaoks eraldi. Need näevad sarnased välja, kuid teevad väga erinevaid asju.

Kättesaamiskinnitus. Palud saaja meiliprogrammil teatada, et kiri on avatud. Tehniliselt lisab veebimeil selleks su kirja päise (Disposition-Notification-To). Saaja näeb tavaliselt ekraanil küsimust ja võib keelduda. Paljud programmid ei saada kinnitust kunagi. Kui saad kinnituse, tead, et kiri on avatud, mitte seda, et see on loetud või mõistetud. Kui sa seda ei saa, ei tea sa midagi.

Kohalejõudmise teavitus (DSN). DSN tähendab Delivery Status Notification. Siin ei küsi sa saajalt, vaid teel olevatelt meiliserveritelt teadet, et kiri on saaja serverisse kohale toimetatud. See ei ütle midagi avamise ega lugemise kohta, küll aga seda, et kiri on kohal. Kõik serverid seda ei toeta, nii et ka siin ei tähenda teate puudumine, et saatmine ebaõnnestus. Veateate (bounce) saad muide alati, ka ilma selle valikuta (õppetund 8.4).

Tähtsus. Saad kirjale määrata tähtsuse Kõrgeim, Kõrge, Tavaline, Madal või Madalaim. Paljud programmid näitavad kõrge tähtsuse korral hüüumärki. Kasuta seda harva. Kes valib iga kirja puhul Kõrgeim, seda ei võeta nädala pärast enam tõsiselt, ja mõni rämpspostifilter peab kahtlaseks, kui tundmatu saatja märgib kõik kiireloomuliseks. Tõelise kiire asja lahendad paremini telefonikõnega või selge teemaga („Täna enne 14.00: kohaletoimetamise kinnitus“).

Salvesta saadetud kirjad kausta. Siin valid, millisesse kausta saadetud versioon läheb. Vaikimisi on see Saadetud. Võid lasta kirja ka kohe projektikausta panna, et kogu kirjavahetus kliendiga oleks koos. Tähelepanu: saadetud kirja, mida sa kuskile ei salvesta, ei leia sa hiljem üles.

Säilita vormindus tagab, et edastamisel ja vastamisel jääb algse kirja vormindus alles. Lihttekstist ja vormindusest räägib õppetund 3.2.

Näide: Daan ja küsimus kohaletoimetamise kohta

Ahmed küsib Daanilt, kas lilled saab laupäeval enne kella 9 kohale toimetada. Daan hakkab kirjutama, kuid peab enne kullerilt järele küsima. Ta klõpsab nupul Salvesta ja jätkab muu tööga. Pärastlõunal avab ta telefonis kausta Mustandid, lisab, et see on võimalik, lisab üldtingimuste jaoks valmisvastuse „Kohaletoimetamine nädalavahetusel“ ja saadab kirja. Ta ei küsi kättesaamiskinnitust ega määra tähtsust: Ahmed saab lihtsalt tavalise ja selge kirja.

Praktikas: nii töötab see veebimeilis

Nupp Salvesta on akna Koosta kiri ülaosas. Valmisvastused lood menüüs Seaded > Vastused ja lisad need kirjutamise ajal ülaosas oleva nupuga Vastused. Valiku Kasuta uue kirja põhjana leiad avatud kirja juures menüüst Rohkem. Valikud Kättesaamiskinnitus, Kohalejõudmise teavitus (DSN), Tähtsus ja Salvesta saadetud kirjad kausta on kirjutamisel paremas servas. Samme kirjeldab Roundcube'i juhend. Teistes veebimeilides on nende funktsioonide nimed sarnased, kuigi valmisvastust võidakse seal nimetada malliks või kiirtekstiks.

Kokkuvõte

• Mustandid asuvad serveris kaustas Mustandid, nii et saad jätkata igas seadmes.
• Valmisvastused on püsitekstid, mille lisad ise; need on veebimeili juures, mitte postkastis.
• Kasuta uue kirja põhjana teeb vanast kirjast uue originaali; kontrolli siis saajaid.
• Kättesaamiskinnitus küsib saajalt, Kohalejõudmise teavitus (DSN) küsib serveritelt; vastuse puudumine ei tõesta midagi.
• Kasuta tähtsust harva; valikuga Salvesta saadetud kirjad kausta valid saadetud versiooni kausta.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne D3.4: Loo valmisvastus. Vali küsimus, mida sinult tihti küsitakse (või kui sul sellist pole: „Millised on teie lahtiolekuajad?“), ja loo selle jaoks menüüs Seaded > Vastused valmisvastus lühikese nime ja tekstiga, millel pole pöördumist ega lõppu. Seejärel alusta uut kirja iseendale, kirjuta pöördumine, lisa valmisvastus nupuga Vastused, kirjuta lõpp ja salvesta kiri kõigepealt mustandina. Ava kaust Mustandid, kirjuta kiri lõpuni ja saada ära. Seejärel vasta: millises kaustas su mustand oli ja kas saaksid selle lõpetada ka telefonis, mida muutsid valmisvastuses just selle kirja jaoks, milliseid andmeid oma valmisvastuses pead regulaarselt kontrollima ja miks sa ei kasutanud kättesaamiskinnitust ega tähtsust (või miks kasutasid)?

Lisalugemist

Kus on kirjas sammud veebimeilis, kehtivad need WebOké veebimeili kohta; teistes veebimeilides toimib see sarnaselt.

• Roundcube Webmail 4.4: Vormindus, mustandid ja lisavalikud
• Roundcube Webmail 4.2: Vastamine ja edastamine
• Roundcube Webmail 10.1: Kõige olulisemad seaded
• Tasuta kursus E-post korda: seadistamine ja hea kohaletoimetamine 3.1: Kaustad ja sünkroonimine: miks sul on kaks saadetud kirjade kausta
• RFC 3464, kohalejõudmise teavituste vorming (inglise keeles): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464