Kontaktid ja grupid

Moodul 7: Sinu aadressiraamat · Lugemisaeg: 9 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad selgitada, milliseid aadressiraamatuid veebipost peab ja kuidas automaatne täitmine töötab. Oskad ka gruppi kasutada nii, et sa aadresse ei leki.

Põhimõisted: kontakt, isiklik aadressiraamat, Kogutud saajad, Usaldusväärsed saatjad, automaatne täitmine, grupp, Pimekoopia, võimalikult väheste andmete kogumine

Milleks aadressiraamat, kui veebipost niikuinii kõik meelde jätab?

Paljud inimesed oma aadressiraamatut peaaegu ei kasutagi. Nad trükivad väljale Saaja paar tähte, veebipost pakub aadressi ja ongi valmis. See töötab, aga veebipostis pakutud aadress ei pärine alati nimekirjast, mida sa ise oled hoidnud. Just seal lähebki midagi viltu: kliendi vana aadress, kunagi tehtud trükiviga või kaks sama eesnimega inimest.

Kontakt on kaardike ühe inimese või organisatsiooni andmetega: nimi, üks või mitu e-posti aadressi ja soovi korral ka telefon, aadress, organisatsioon või märkus. Aadressiraamat on nende kaardikeste kogum. Veebipostis asub aadressiraamat serveris, täpselt nagu sinu kirjadki. See kuulub sinu postkasti juurde ja on seotud sellega, kuidas sa sisse logid (õppetund 1.3). Kui logid järsku teisiti sisse, näiteks täidetud väljaga Server, võib sinu aadressiraamat tühjana paista.

Kolm aadressiraamatut, kolm eesmärki

Kui klõpsad valikul Kontaktid, näed vasakul mitte ühte, vaid kolme aadressiraamatut. Igaühel neist on oma ülesanne.

Aadressiraamat	Kuidas sinna midagi satub?	Milleks see hea on?
Isiklikud aadressid	Lisad kontakte ise või impordid need (õppetund 7.2)	Sinu enda hoitud nimekiri õigete nimedega
Kogutud saajad	Veebipost salvestab ise iga aadressi, kuhu kirja saadad	Nende aadresside täitmine, mida sa pole veel oma nimekirja pannud
Usaldusväärsed saatjad	Saatja lisatakse siia, kui valid kirja juures, et soovid selle saatja välispilte alati laadida	Saatjad, kelle välist sisu veebipost tohib kohe näidata

Kahe esimese erinevus on oluline. Kogutud saajad on automaatne mälu. See jätab meelde kõik, ka selle ühe trükiveaga aadressi, kust kiri tagasi tuli, ja ka ammu lahkunud kolleegi vana aadressi. Sinu isiklik aadressiraamat on nimekiri, mida hoiad ise korras.

Usaldusväärsed saatjad täidab teist ülesannet. See ei puuduta aadresside täitmist, vaid välispilte. Vaikimisi ei laadi veebipost internetist pilte, sest nende abil näevad saatjad, millal sa nende kirja avad (õppetund 2.2). Kui valid saatja juures, et usaldad teda alati, lisatakse ta sellesse nimekirja. Seejärel saad valikus Seaded > Eelistused > Kirjade näitamine määrata, et usaldusväärsetelt saatjatelt pärit väline sisu näidatakse kohe.

Automaatne täitmine: mugav, aga vaata, mida valid

Kui trükid väljale Saaja paar tähte, otsib veebipost sinu aadressiraamatutest nimesid ja aadresse, mis nendega algavad või neid sisaldavad. Saad nimekirja ja valid sealt. Seda nimetatakse automaatseks täitmiseks.

Näide. Sanne de Vriesil (sanne@example.com) on klient Ahmed (ahmed@example.net). Aasta eest saatis ta talle kogemata kirja aadressile ahmed@example.org, mis ei kuulu talle. See kiri tagasi ei tulnud, sest juhtumisi oli selline aadress olemas. Sellest ajast on rakenduses Kogutud saajad kaks Ahmedit. Kui Sanne trükib "ahm", näeb ta mõlemat. Kui ta valib vale, läheb hinnapakkumine võõrale.

Seepärast kaks harjumust:

Pane inimesed, kellele sageli kirjutad, aadressiraamatusse Isiklikud aadressid koos täisnimega. Siis näed täitmisel tuttavat nime, mitte ainult aadressi.
Kui näed nimekirjas vigast või aegunud aadressi, kustuta see aadressiraamatust Kogutud saajad. Muidu pakub veebipost seda edasi.

Kiire viis kellegi lisamiseks: ava tema saadetud kiri, klõpsa kirja kohal tema nimel ja vali Lisa aadressiraamatusse.

Aadressiraamat, kus grupp Kliendid on jaotise Isiklikud aadressid all — (1) grupp, (2) kolm punkti grupi toimingutega

Grupid: üks nimi paljudele aadressidele

Grupp on silt, mille kleebid kontaktidele, näiteks "Juhatus", "Tarnijad" või "Meeskond". Üks kontakt võib olla mitmes grupis ja grupi kustutamine ei kustuta kontakte endid. Pildil näed gruppi isikliku aadressiraamatu all ja kolme punkti grupitoimingute jaoks.

Kui kirjutad grupile, paneb veebipost kõik grupi aadressid sellele väljale, kus grupi valid. Selle üle tasub hoolega mõelda. Kui valid grupi väljal Saaja, näeb iga grupi liige kõigi teiste aadresse. Viieliikmelise juhatuse puhul, kus kõik üksteist tunnevad, pole see probleem. Klientide grupi puhul, kes üksteist ei tunne, on see probleem.

Inimeste e-posti aadressid on isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) mõttes isikuandmed. Kui saadad kirja neljakümnele kliendile nii, et kõik aadressid on nähtavad, oled need aadressid kõigile teistele andnud. See võib olla andmeleke (õppetund 3.1). Lahendus on lihtne: vali grupp väljal Pimekoopia. Siis saavad kõik kirja kätte, aga keegi ei näe teisi saajaid. Pane väljale Saaja oma aadress, siis on kirjal korralik saaja ja saad ise koopia.

Daan, Sanne kolleeg, kirjutab igal kuul ateljee tarnijatele. Tal on grupp "Tarnijad" kaheteistkümne aadressiga. Ta valib grupi väljal Pimekoopia ja paneb väljale Saaja aadressi daan@example.com. Kui mõni tarnija vastab nupuga Vasta kõigile, läheb vastus ainult Daanile, sest teisi aadresse kirjas polnud.

Gruppide lõksud

Päevalimiit. Iga saaja läheb arvesse kirjade hulka, mida sinu pakett tohib päevas saata, ka väljal Pimekoopia. Paarisajast aadressist koosnev grupp võib sinu limiidi täis teha (õppetund 8.4). Suurele nimekirjale uudiskirja saatmiseks kasuta uudiskirjateenust: see korraldab ka loobumise ja peab arvet, kellele sa tohid tegelikult kirjutada.
Saajad, kes ise ei soovi. Grupp ei ole postiloend. Seal pole loobumisnuppu. Kui keegi palub, et talle enam ei kirjutataks, eemalda ta grupist päriselt.
Aegunud grupp. Grupp jääb selliseks, nagu sa selle lõid. Kes lahkub, jääb sinna seni, kuni sa ta eemaldad. Vaata oma grupid aeg-ajalt üle.
Rämpsposti maine. Paljude kirjade korraga saatmine aadressidele, mida enam pole, toob kaasa palju veateateid. Vastuvõtvatele serveritele paistab see lohaka või soovimatu kirjade saatmisena.

Hoia alles, mida vajad, mitte rohkem

Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) sisaldab võimalikult väheste andmete kogumise põhimõtet: sa ei töötle rohkem isikuandmeid, kui sinu eesmärgiks vaja, ega hoia neid kauem, kui vaja (isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 5). Aadressiraamatu puhul tähendab see praktikas järgmist:

Pane sinna see, mida vajad kellegagi ühenduse saamiseks: nimi, aadress, võib-olla telefoninumber. Kliendi sünnikuupäev või koduaadress sinna tavaliselt ei kuulu.
Korista. Viie aasta tagune klient, kellele sa enam ei kirjuta, ei pea seal enam olema.
Pea meeles, et ka aadressiraamat Kogutud saajad sisaldab isikuandmeid ja see nimekiri kasvab iseenesest.

See ei ole õigusnõuanne. Mis sinu olukorras vajalik on, sõltub sinu organisatsioonist ja eesmärgist.

Praktikas: nii töötab see veebipostis

Kõik leiad peamenüüst valiku Kontaktid alt. Grupi lood gruppide kõrval olevate kolme punkti kaudu, valides Lisa grupp; kontaktid lisad gruppi, lohistades need grupi peale. Kirjutamise ajal valid grupi, trükkides selle nime väljale Saaja, Koopia või Pimekoopia, või klõpsates välja kõrval olevat inimeste ikooniga nuppu. Sammud leiad Roundcube'i juhendist (8.1 ja 8.2). Milliseid aadresse veebipost meelde jätab, määrad valikus Seaded > Eelistused > Kontaktid. Teistes veebipostides, näiteks Gmail või Outlook.com, töötab see sarnaselt: seal nimetatakse gruppe sageli siltideks või kontaktiloenditeks.

Kokkuvõte

Veebipostis on kolm aadressiraamatut: Isiklikud aadressid (sinu nimekiri), Kogutud saajad (automaatne, kõik, kellele oled kirjutanud) ja Usaldusväärsed saatjad (välise sisu jaoks).
Automaatne täitmine pakub ka vanu ja vigaseid aadresse; pane püsikontaktid täisnimega oma aadressiraamatusse ja kustuta vigased aadressid.
Grupp paneb kõik aadressid sellele väljale, kus selle valid. Inimesed, kes üksteist ei tunne, pane väljale Pimekoopia.
Suured grupid lähevad päevalimiidi sisse; uudiskirja saada uudiskirjateenusega.
Hoia aadressiraamatus ainult vajalikku ja korista.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne D7.1: Loo grupp ja kasuta seda. Loo oma isiklikku aadressiraamatusse kolm kontakti (näiteks sina ise, kolleeg ja sõber või kolm väljamõeldud inimest aadressidega domeenis example.com) ja vabalt valitud nimega grupp. Pane kolm kontakti gruppi. Alusta uut kirja, pane väljale Saaja oma aadress ja vali grupp väljal Pimekoopia. Vaata, mis väljale Pimekoopia ilmub. Ära kirja saada, vaid salvesta see mustandina või viska ära. Seejärel vasta: (1) Mida nägid väljal Pimekoopia pärast grupi valimist: grupi nime või üksikuid aadresse? (2) Oletame, et üks saaja valib Vasta kõigile: kes selle vastuse saab? (3) Vaata aadressiraamatut Kogutud saajad: kas seal on mõni vigane või aegunud aadress? Mida sa sellega teed?

Ülesanne D7.1: Loo grupp ja kasuta seda

Selle ülesande teed ise, keegi ei kontrolli seda. Märgi ära, mida tegid, ja märgi ülesanne tehtuks.

Lõin kolm kontakti.
Lõin grupi ja lisasin sinna need kolm kontakti.
Alustasin uut kirja, kus grupp on väljal Pimekoopia (Bcc).
Ma ei saatnud kirja ära (jäi mustandiks või kustutasin).

Mida nägid väljal Pimekoopia pärast grupi valimist: grupi nime või üksikuid aadresse?

Oletame, et üks saaja valib Vasta kõigile: kes selle vastuse saab?

Kas kaustas Kogutud saajad oli vigane või aegunud aadress? Mida sellega teed?

Su linnukesed ja märkmed jäävad ainult sellesse brauserisse, me ei saada neid kuhugi. Kui oled sisse loginud, salvestame Minu kursustes ainult info, et tegid ülesande ära.

Lisalugemist

Kui juhendis on toodud veebipostis tehtavad sammud, kehtivad need WebOké veebipostis; teistes veebipostides töötab see sarnaselt.

Küpsised WebOké lehel

Küpsiste seaded

Vajalikud

Turundus