Importimine, eksportimine ja kolimine

Moodul 7: Sinu aadressiraamat · Lugemisaeg: 9 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad oma kontakte failina veebimeili tuua ja sealt kaasa võtta, valid teadlikult vCardi ja CSV vahel ning väldid topeltkontakte ja kadunud gruppe.

Põhimõisted: vCard (.vcf), CSV, välja sidumine, grupi määramine (CATEGORIES), duplikaadid, Asenda kogu aadressiraamat, varukoopia, CardDAV

Aadressiraamat ei koli ise kaasa

Kui kolid e-posti ühelt teenusepakkujalt teisele, liiguvad kirjad ja kaustad tavaliselt kaasa: need asuvad IMAP-serveris ja kolimistööriist kopeerib need. Aadressiraamat asub mujal. Veebimeilis on see eraldi loend, mis kuulub veebimeili juurde, mitte sinu postkasti. Seega e-posti kolimine seda kaasa ei võta. Sama kehtib vastupidi: kes läheb Gmailist või Outlookist üle uuele postkastile, jätab oma kontaktid maha, kuni ta need ise kaasa võtab.

Kaasa võtad need failiga. Ekspordid vanast programmist, saad faili ja selle faili impordid uude. Sageli puutud kokku kahte tüüpi failidega.

vCard: visiitkaart

vCard on tekstifail laiendiga .vcf. Iga kaart algab reaga BEGIN:VCARD ja lõpeb reaga END:VCARD. Nende vahel on igal real üks andmeväli, mille ees on kindel nimi. Ahmedi kaart näeb välja selline:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ahmed Benali
N:Benali;Ahmed;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Example Groothandel
TEL;TYPE=WORK:+31 20 123 4567
CATEGORIES:Klanten
END:VCARD

• VERSION näitab, milline vormingu versioon see on. Versioon 4.0 on kirjeldatud dokumendis RFC 6350; versioon 3.0 on vanem, kuid peaaegu iga programm kasutab ja loeb seda endiselt. Veebimeil ekspordib versioonis 3.0.
• FN on täisnimi sellisena, nagu sa seda näed, N on nimi osadeks jagatuna (perekonnanimi, eesnimi).
• EMAIL, TEL ja ORG on iseenesestmõistetavad. Kaardil võib olla mitu aadressi ja numbrit.
• CATEGORIES on gruppide rida. Kui Ahmed on sinu grupis „Kliendid“, kirjutab veebimeil selle eksportimisel siia.

Üks .vcf-fail võib sisaldada ühte kaarti või sadu järjest. vCardi eelis: iga välja tähendus on kindlalt määratud. Programm ei pea arvama, mis on telefoninumber.

CSV: tabel ilma kokkulepeteta

CSV (comma-separated values) on tekstina salvestatud tabel: esimesel real on veergude nimed, iga järgmine rida on üks inimene ning väärtuste vahel on komad või semikoolonid. Saad selle avada arvutustabelis. See on mugav loendi korrastamiseks, kuid sel on puudus: veergude kohta pole kindlat kokkulepet. Google nimetab veergu teisiti kui Outlook ning hollandikeelne Outlook omakorda teisiti kui ingliskeelne.

Seepärast peab veebimeil CSV-faili puhul veerud oma väljadega siduma. Kui ta veergu ära ei tunne, küsib ta sinult, milline veerg millisele väljale kuulub. Kontrolli see sidumine hoolikalt üle. Klassikaline viga: tööaadressiga veergu ei seota ja tulemuseks on sada kontakti ilma e-posti aadressita.

CSV puhul on veel kaks lõksu:

• Imelikud märgid. Kui näed pärast importimist „Müller“ asemel „Müller“, ei olnud fail salvestatud UTF-8 kodeeringus. Salvesta see arvutustabelis uuesti CSV-failina UTF-8 kodeeringus ja impordi uuesti.
• Eraldusmärk. Paljudes Euroopa keeltes seadistatud arvutustabel kasutab sageli semikoolonit. Kui kõik satub ühte veergu, luges programm eraldusmärgi valesti.

Kui saad valida, vali vCard. Google Contacts, Outlook ja Apple'i Kontaktid oskavad kõik eksportida nii vCardina kui ka CSV-na.

Importimine ilma kahjuta

Valikus Kontaktid > Impordi vali fail. Selle all on kaks valikut, mis teevad vahet korraliku impordi ja segase aadressiraamatu vahel.

Impordi grupi ülessanded määrab, mida veebimeil failis olevate gruppidega teeb (read CATEGORIES):

Asenda kogu aadressiraamat kustutab kõigepealt kõik olemasoleva ja paneb selle asemele faili sisu. See sobib ainult siis, kui fail sisaldab tõesti kõike, mida soovid alles jätta. Hoia see vaikimisi välja lülitatuna.

Aga kuidas on duplikaatidega? Kui seal on juba sama e-posti aadressi ja sama nimega kontakt, jätab veebimeil selle importimisel vahele. Kui nimi on kirjutatud teisiti („Ahmed Benali“ ja „A. Benali“), ei tunne ta seda duplikaadina ära ja inimene satub nimekirja kaks korda. Kui impordid sama faili kogemata kaks korda, pole seega hullu. Kui impordid kahest allikast, kus nimed on eri moodi kirjutatud, korrasta nimekiri pärast importi.

Näide. Sanne läheb üle vanalt meiliprogrammilt. Ta ekspordib sealt oma kontaktid vCardina, kokku 212 kaarti. Ta impordib valikuga „Kõik (loo vajadusel grupid)“ ja jätab „Asenda kogu aadressiraamat“ välja lülitatuks. Seejärel näeb ta oma vanu gruppe „Kliendid“ ja „Tarnijad“ uuesti ning otsib üles mõned nimed, mis tal olid mõlemas programmis, et duplikaadid eemaldada.

Kui saad visiitkaardi kirja manusena, ei pea seda enne salvestama: veebimeil näitab .vcf-manuse juures nuppu, millega saad selle oma aadressiraamatusse lisada.

Eksportimine varukoopiaks

Ekspordid valikus Kontaktid > Ekspordi. Saad ühe .vcf-faili kõigi oma kontaktidega; kõrval oleva noolega saad valida valikute Ekspordi kõik ja Ekspordi valitud vahel (ainult valitud kontaktid). Kui su kontaktid on gruppides, on need failis kirjas kui CATEGORIES. Ava fail tekstiredaktoris ja kontrolli seda: kui näed seal gruppide nimesid, tulevad need importimisel uuesti kaasa.

Eksport on ühtlasi sinu varukoopia. Sinu e-post asub serveris ja sellest tehakse varukoopiaid, kuid aadressiraamatu kustutad ühe vale klõpsuga valikul Asenda kogu aadressiraamat. Mõni eksport aastas, mida hoiad turvalises kohas, võtab minuti. Pea siiski meeles: selline fail sisaldab isikuandmeid. Ära jäta seda vedelema kausta Downloads ega jagatud kausta.

Telefoni aadressiraamat on teine aadressiraamat

Telefonis olevad kontaktid ja veebimeili aadressiraamat on kaks eraldi loendit. Telefoni lisatud uus kontakt ei ilmu veebimeili iseenesest ja vastupidi. Meiliprogramm toob IMAP-iga ainult kirjad, mitte kontakte.

Kui soovid kõigis seadmetes üht aadressiraamatut, on sul vaja CardDAV-i: standardit, millega kontakte serveri ja seadmete vahel sünkroonida. Seda oskab näiteks Nextcloud ning telefonid ja meiliprogrammid toetavad seda. WebOké veebimeil CardDAV-iga ei sünkrooni; seal kasutad importimist ja eksportimist. Vali seega üks koht, mis on tõe allikas, ja tee sealt aeg-ajalt eksport.

Praktikas: nii töötab see veebimeilis

Impordi ja Ekspordi on Kontaktid ülaosas. Imporditav fail võib olla .vcf- või CSV-fail. Samm-sammult juhised leiad Roundcube'i juhendist (8.3). Teistes veebimeilides töötab see sarnaselt: ka Gmailis ja Outlook.com-is on kontaktide juures importimine ja eksportimine, enamasti samade kahe failitüübiga.

Kokkuvõte

• Aadressiraamat ei koli e-posti kolimisel iseenesest kaasa: võta see kaasa ekspordi ja impordiga.
• vCardil (.vcf) on kindlad väljad ja grupid on kirjas kui CATEGORIES; CSV on tabel, mille veerud pead siduma.
• Hoia Asenda kogu aadressiraamat välja lülitatuna ja vali gruppide jaoks teadlikult Puudub, Kõik või Ainult olemasolevatele gruppidele.
• Duplikaate tunneb veebimeil ära ainult sama aadressi ja sama nime korral; korrasta pärast importi.
• Eksport on sinu varukoopia ja sisaldab isikuandmeid; telefoni aadressiraamat on eraldi loend.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne A7.2: Lase oma aadressiraamat üle vaadata. Ekspordi veebimeilis oma aadressiraamat (Kontaktid > Ekspordi; saad .vcf-faili) ja laadi see üles. Kui sul on veel vähe kontakte, loo enne vähemalt kolm ja lisa vähemalt üks neist gruppi. Programm loeb faili ainult mällu ega salvesta midagi. See kontrollib: kaarte on vähemalt 3; versioon on 3.0 või 4.0; igal kaardil on nimi (FN) ja e-posti aadress; duplikaate pole (sama e-posti aadress kahel kaardil); ning on vähemalt üks grupp (CATEGORIES, muidu oranž). Näed ainult arve, näiteks „24 kaarti, 2 ilma e-posti aadressita, 1 duplikaat“, mitte kunagi nimesid ega aadresse. Roheline, kui kõik on korras; oranž, kui grupp puudub, kui on kaarte ilma nime või e-posti aadressita või kui on duplikaate; punane, kui kaarte on vähem kui 3 või versioon on tundmatu.

Lisalugemist

Kus on kirjeldatud samme veebimeilis, kehtivad need WebOké veebimeili kohta; teistes veebimeilides töötab see sarnaselt.

• Roundcube Webmail 8.3: Kontaktide importimine ja eksportimine
• Roundcube Webmail 8.2: Gruppide loomine
• Posti kausta või kustutatud kirjade taastamine varukoopiast
• RFC 6350, vCard Format Specification (inglise keeles): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350