Kiri, mida loetakse

Moodul 3: Kirjade kirjutamine · Lugemisaeg: 11 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad kirjutada e-kirja, millest saadakse kiiresti aru: teemaga, mis ütleb, mida on vaja teha, küsimusega kirja alguses, korraliku ülesehitusega, tsitaadiga, mis aitab, ning teadliku valikuga lihtteksti ja vormingu vahel.

Põhimõisted: teemarida, põhilause, üks teema kirja kohta, tsiteerimine, tsitaadi alla või kohale, lihttekst, HTML-redaktor, multipart/alternative, toon, Kättesaamiskinnitus

Lugeja silmab kõigepealt üle

Kes oma postkasti avab, ei loe ülevalt alla. Ta näeb kirjade loendis nime ja teemat, avab ehk kirja, loeb esimesed read ja otsustab siis: teen kohe, teen hiljem või jätan kõrvale. Hea kiri on kirjutatud just nendeks mõneks sekundiks. Asi pole ilusates lausetes, vaid järjekorras: kõige tähtsam kõigepealt.

Kaks asja otsustavad, kas su kiri esimese pilgu üle elab: teema ja esimene lause.

Teema: kokkuvõte koos tegevusega

Teemarida on ainus, mida saaja enne avamist näeb, ja ainus, mille järgi ta hiljem otsib. „Küsimus“, „Info“ või „Re: Re: Fwd: pakkumine“ ei ütle midagi. Hea teema vastab kahele küsimusele: millest on jutt ja mida sa ootad?

• Halb: vraagje
• Parem: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Parim: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Viimases teemas on kuupäev ja tegevus. Ahmed teab ilma kirja avamata, et tal tuleb midagi otsustada ja mis ajaks. Kuus kuud hiljem leiab Sanne kirja üles, otsides sõnu „bruiloft“ (pulm) või „tafels“ (lauad) (õppetund 5.3).

Kui vestluse teema muutub, muuda ka teemarida. Lõim, mille nimi on „Pakkumine“, kuid mis käib nüüd hoopis kaebuse kohta, on võimatu üles leida.

Esimene lause on küsimus

Alusta sellest, millest asi käib: küsimus, otsus või uudis. Taust tuleb pärast. Seda nimetatakse ka põhilauseks. Võrdle: „Loodan, et kõik on hästi, meil on emadepäeva tõttu väga kiire, Daan oli puhkusel ja ma vaatasin pakkumise veel kord üle...“ ja „Ahmed, kas annaksid mulle enne 1. maid teada kaks asja: värvid ja laudade arvu?“ Teisele versioonile saab Ahmed vastata korraga. Sõbralik sissejuhatus on täiesti lubatud, aga ära pane seda küsimuse ette.

Mõned reeglid, mis aitavad:

• Üks teema kirja kohta. Kaks teemat ühes kirjas tähendab sageli, et teine ununeb. Lisaks ei saa sa sellist kirja arhiveerida ühte kausta ega suunata õigele inimesele.
• Lühikesed lõigud, nende vahel tühi rida. Viieteistkümnerealist plokki ei loe telefonis keegi.
• Mitu küsimust? Nummerda need. Siis saab saaja vastata: „1. pastelne, 2. neliteist lauda“.
• Nimeta kuupäev, kui sul on midagi vaja, ja ütle, miks („siis jõuan aednikult õigel ajal tellida“).
• Lõpeta järgmise sammuga, mitte kolme hüüumärgiga.

Tsiteerimine: ainult see, mis aitab

Kui vastad kirjale, paneb veebipost algse kirja sinu vastusesse tsitaadina: lihtteksti puhul on iga rea ees >, vormingu puhul püstjoon. Tsitaat on kasulik: saaja näeb, millele sa vastad. Pika lõime puhul aga kasvab tsitaat iga ringiga, kuni sinu kaherealine vastus kaob nelja ekraanitäie teksti alla.

Seepärast eemalda, mida pole vaja. Jäta alles ainult lause, millele vastad, ja kirjuta oma vastus selle alla. Seda nimetatakse tekstisiseseks vastamiseks:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Kas alustad tsitaadi kohalt või alt, on kokkuleppe küsimus. Ärikirjades on tsitaadi kohale kirjutamine tavaks saanud, sest uusim on üleval. Tehnilistes postiloendites on normiks kirjutada alla või ridade vahele. Vali see, mis sobib inimestega, kellega kirjavahetust pead, ja ole järjekindel. Veebipostis saad selle valida jaotises Seaded > Kirja koostamine > Vastates.

Üks lõks: tsiteeritud lõimes on mõnikord asju, mida uus saaja ei pea lugema, näiteks sisemine märkus või telefoninumber. Loe tsitaat üle, enne kui kellegi lisad või kirja edasi suunad.

Lihttekst või vorming?

E-kirja saab kirjutada kahel viisil.

• Lihttekst: ainult tähed, tekstis pole paksu kirja, värve ega pilte. Jõuab kõikjale ühtmoodi, on väike ja loetav igal ekraanil, ka lihtsas meilirakenduses või ekraanilugejas.
• HTML (vorming): paks kiri, pealkirjad, värvid, sõnade taha peidetud lingid ja pildid. Meiliprogramm, mis saadab vormingut, lisab samasse kirja tavaliselt ka lihtteksti versiooni. Seda nimetatakse multipart/alternative: saaja saab versiooni, mida tema programm kõige paremini kuvada oskab.

Vormingust on kasu, kui see aitab sisu: kellaaegade tabel, pealkiri iga osa kohal, paksus kirjas tähtaeg. Sellest pole kasu, kui see on pelgalt kaunistus: värvilised tähed, taust või viis eri kirjatüüpi. Vorming võib ka kaduma minna või teistsugusena kohale jõuda, näiteks kui saaja loeb ainult lihtteksti. Seega ära kunagi väljenda tähendust ainult värviga („punased kuupäevad on täis“).

WebOké veebipostis kirjutad vaikimisi lihttekstina. HTML-redaktori lülitad sisse iga kirja jaoks eraldi tekstivälja vasakus ülanurgas oleva pildiga nupust või vaikimisi jaotises Seaded > Kirja koostamine.

Toon, ülelugemine ja Kättesaamiskinnitus

E-kirjas puudub sinu hääl ja nägu. Lühike lause, mille mõtlesid tõhusana, võib teisele mõjuda järsult. Mõned rusikareeglid: tervita ja jäta hüvasti, kirjuta „kas saaksid“ asemel „sa pead“, ära kirjuta kunagi midagi, mida sa saajale ka valjult ei ütleks, ning oota saatmisega, kui oled vihane. Kui jätad kirja mustandiks ja loed selle tunni aja pärast üle (õppetund 3.4), hoiad ära palju kahetsust.

Enne kui klõpsad nupul Saada, loe kiri veel kord üle: kas saaja on õige, kas teema on õige, kas küsimus on alguses, kas manus on lisatud (õppetund 3.3)?

Valikuga Kättesaamiskinnitus palud saajal teada anda, et ta on su kirja avanud. Kasuta seda mõõdukalt. Saaja näeb ekraanil küsimust, võib keelduda ja paljud programmid ei saada kinnitust mitte kunagi. Kinnituse puudumine ei ütle seega midagi. Pealegi mõjub kinnituse küsimine iga kirja juures umbusklikult. Kui tahad kindlalt teada, et midagi kohale jõudis, küsi seda lihtsalt kirja tekstis.

Praktikas: nii toimib see veebipostis

Tsitaadi kohale või alla kirjutamise valid jaotises Seaded > Kirja koostamine. Seal määrad ka, kas kirjutad vaikimisi vorminguga. HTML-redaktori lülitad iga kirja jaoks sisse pildiga nupust. Kättesaamiskinnituse leiad akna Koosta kiri paremal servas olevate valikute alt. Roundcube'i kasutusjuhend kirjeldab nuppe samm-sammult. Teistes veebipostides ja meiliprogrammides on valikute nimed sarnased ning kirjutamisreeglid kehtivad kõikjal.

Kokkuvõte

• Kirjuta esimese pilgu jaoks: teema ja esimene lause otsustavad, kas su kirja loetakse.
• Hea teema ütleb, millest on jutt ja mida sa ootad, soovitatavalt koos kuupäevaga.
• Üks teema kirja kohta, lühikesed lõigud, nummerdatud küsimused ja selge järgmine samm.
• Tsiteeri ainult seda, mis aitab; vali tsitaadi kohale või alla kirjutamine ja jää selle juurde.
• Vorming ainult siis, kui see aitab sisu; küsi Kättesaamiskinnitust vaid erandjuhul.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne D3.2: Kirjuta segane kiri ümber. Ava materjal slechte-mail.txt: Sanne kiri Ahmedile teemaga „vraagje“ (küsimus), milles neli teemat on segamini ja tegelik küsimus tuleb alles lõpus. Kirjuta see veebipostis ümber uue kirjana iseendale (ära saada kellelegi teisele). Kasuta seda kontrollnimekirja: teema ütleb, millest on jutt, mida tuleb teha ja mis ajaks; esimene lause on küsimus; küsimused on nummerdatud; asjad, mis selle teemaga ei seondu, on välja võetud (või eraldi kirjas); väljal Kellele on ainult see, kes peab vastama; kiri on originaalist lühem. Seejärel vasta: milline lause originaalis oli tegelikult põhiline, mille jätsid välja ja miks ning kas Daan kuulub väljale Kellele, Cc või üldse mitte? Lõpuks võrdle oma tulemust selle ülesande näidisvastusega.

Lisalugemist

Kui juhendis on toodud sammud veebipostis, kehtivad need WebOké veebiposti kohta; teistes veebipostides toimib see sarnaselt.

• Roundcube Webmail 4.2: Vastamine ja edastamine
• Roundcube Webmail 4.4: Vormindus, mustandid ja lisavalikud
• Roundcube Webmail 10.1: Kõige olulisemad seaded
• Roundcube Webmail 9.1: Kirjade otsimine