Hea allkiri

Moodul 4: Sina saatjana · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad teha lühikese ja kasuliku allkirja õige eraldusreaga, tead, miks e-postiprogrammid selle rea ära tunnevad, ning valid teadlikult lihtteksti allkirja ja vormingu või logoga allkirja vahel.

Põhimõisted: allkiri (Allkiri), eraldusrida "-- ", RFC 3676, nelja rea rusikareegel (RFC 1855), lihttekst, HTML-allkiri, väline pilt, manustatud pilt, lahtiütlus

Milleks allkiri on

Allkiri (veebipostis on selle välja nimi Allkiri) on tekstijupp, mis lisatakse automaatselt sinu kirjade lõppu. Eesmärk on praktiline: saaja peab ilma otsimata teadma, kes sa oled ja kuidas sinuga muul viisil ühendust saab. Kujuta ette kedagi, kes loeb kell 8 hommikul telefonist sinu kirja tarne kohta ja tahab sulle helistada. Kui sinu number on all, siis ta helistab. Kui seda pole kuskil, kirjutab ta vastu ja ootab.

Mis sinna kuulub:

• sinu nimi ja vajadusel ametikoht;
• sinu organisatsiooni nimi;
• telefoninumber, millel sind kätte saab;
• sinu veebisait.

Mis sinna ei kuulu: kogu sinu aadresside ajalugu, kolm telefoninumbrit, viis sotsiaalmeedia ikooni, päeva tarkusetera ja sinu e-posti aadressi koopia (see on juba väljal From). Mida rohkem sinna paned, seda vähem keegi loeb.

Eraldusrida: kaks kriipsu ja tühik

Allkirja kohal on kindel rida: kaks kriipsu ja tühik ning sellel real mitte midagi muud.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

See rida -- on vana Useneti kokkulepe, mis on tavaline ka e-postis. Lihtteksti e-posti standard (RFC 3676, jaotis 4.3) kirjeldab seda kui teksti ja allkirja vahelist eraldajat. Tühik on oluline: "--" ilma tühikuta on lihtsalt rida kahe kriipsuga.

Miks see oluline on? Sest e-postiprogrammid tunnevad selle rea ära. Paljud programmid näitavad kõike selle all heledamas värvis ja jätavad allkirja välja, kui kirjale vastad. Ilma selle reata satub allkiri vestluse igas ringis uuesti tsitaati. Kümne vastuse järel on kirjas kümme koopiat samast allkirjast.

Veebipost lisab eraldusrea ise sinu allkirja kohale, kui täidad välja Allkiri. Ära seda siis ise uuesti kirjuta, muidu on neid kaks. Ole ettevaatlik ka tekstitöötlusprogrammist kopeerimisel: see eemaldab mõnikord rea lõpust tühiku.

Lühidalt: nelja rea rusikareegel

Juba 1995. aastal andis internetikasutajate netikett (RFC 1855) rusikareegli: hoia allkiri lühike, mitte üle nelja rea. Toona oli põhjus see, et inimesed maksid ühenduse eest minutipõhiselt. See põhjus on kadunud, kuid reegel on endiselt hea: nelja rea pikkust allkirja loetakse, kaheteistkümnerealise jäetakse vahele.

Neli rida on piisav, kui kombineerid nutikalt. Kasuta eraldajat nagu |, et panna kaks andmeosa ühele reale:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

See on kolm rida, kus on kõik, mida Ahmed vajab.

Lihttekst või HTML ja see logo

Allkiri võib olla lihttekstis või vormindatud (HTML), täpselt nagu sinu kirjad (õppetund 3.2).

Lihtteksti allkiri jõuab kõikjale ühesugusena, igasse telefoni ja igasse programmi. Enamikule inimestele on see parim valik.

HTML-allkiri võib sisaldada paksu kirja, värvi, sõna taha peidetud linki ja logo. Sellega kaasneb mõni lõks:

• Vormindatud allkirja näidatakse ainult siis, kui kirjutad ka kirja vormindatult. Kui kirjutad lihttekstis, tuleb allkiri kirja alla tavalise tekstina.
• Logo saab kaasa panna kahel viisil. Välise pildina: pilt veebiaadressiga, mis on juba sinu veebisaidil. Kiri jääb väikeseks, kuid paljud programmid ei laadi väliseid pilte ise (täpselt nagu veebipost ise, õppetund 2.2). Saaja näeb siis tühja kasti. Või manustatud pildina: pilt läheb manusena kaasa igas kirjas. Siis on see näha, kuid iga kiri muutub suuremaks ja mõne saaja juures on iga kirja juures kirjaklamber, nagu oleks kaasas manus.
• 300 KB logo iga kirja all, ka kirja "Sobib, homseni" all, raiskab kõigi salvestusruumi. Hoia logo väike, mõnikümmend KB.
• Ära pane olulisi andmeid, näiteks telefoninumbrit, kunagi ainult pildile. Pildilt ei saa kopeerida ja ekraanilugeja ei saa seda ette lugeda.

Lahtiütlused: lühidalt ja ettevaatlikult

Paljude ärikirjade all on pikk tekst stiilis "See e-kiri on mõeldud ainult adressaadile. Kui sa ei ole adressaat, pead sa..." Sellisel lahtiütlusel on vähe õiguslikku väärtust. Saaja pole sellega nõustunud ja see on kirja all, mis on juba loetud. Lahtiütlus teeb kirja ka pikemaks kui kiri ise, eriti pikas vestluses.

Kui tahad siiski midagi lisada, piirdu lühikese ja asjaliku lausega, ilma lubaduste ja väideteta. Kui ärikirja alla on vaja seadusest tulenevaid andmeid, näiteks registrikoodi, pane need allkirja, mitte pikka tekstilahmakasse.

Millal allkiri kirja alla tuleb

Jaotises Seaded > Kirja koostamine määrad, kuidas veebipost sinu allkirjaga ümber käib: kas see lisatakse alati, ka vastamisel ja suunamisel, ning kas see tuleb tsiteeritud kirja alla või kohale. Kui kirjutad tsitaadi kohale (õppetund 3.2), vali ka, et allkiri tuleb tsitaadi kohale. Muidu on see päris all, vana kirja all, kus keegi seda ei leia.

Kui sul on mitu identiteeti (õppetund 4.1), on igal identiteedil oma allkiri. Kui valid väljal Saatja teise identiteedi, vahetub ka allkiri.

Praktikas: nii toimib see veebipostis

Allkirja lood jaotises Seaded > Identiteedid: klõpsa oma aadressil ja täida väli Allkiri. Pildiga nupust saad vormindamise tööriistariba. Jaotises Seaded > Kirja koostamine määrad, millal ja kuhu allkiri tuleb. Kirjutamisel lisad või vahetad selle nupuga Allkiri. Roundcube'i kasutusjuhend kirjeldab samme. Teistes veebipostides ja e-postiprogrammides toimib see sarnaselt, kuigi kõik programmid ei lisa eraldusrida ise.

Kokkuvõte

• Allkiri annab sinu nime, organisatsiooni, telefoni ja veebisaidi; mitte rohkem.
• Eraldusrida on täpselt "-- " (kaks kriipsu ja tühik, RFC 3676 jaotis 4.3); programmid tunnevad selle ära ja jätavad allkirja tsiteerimisel välja.
• Rusikareegel: kõige rohkem neli rida (RFC 1855).
• Lihttekst jõuab kõikjale hästi; logo on väike ja olulised andmed ei ole kunagi ainult pildil.
• Lahtiütlustel on vähe õiguslikku väärtust: lühidalt ja ettevaatlikult või jäta need ära.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne A4.2: Lase oma allkiri üle vaadata. Seadista jaotises Seaded > Identiteedid oma identiteedile allkiri ja saada endale kiri, mille teemas on WMC A4.2. Ava saabunud kiri, vali Rohkem > Ekspordi ja laadi .eml-fail üles. Programm loeb faili ainult mälus ja kontrollib: teema sisaldab A4.2; kirjas on tekstiosa; seal on eraldusrida, mis on täpselt "-- " (tühikuga: roheline; "--" ilma tühikuta: oranž; eraldusrida puudub: punane); eraldusrea all olev allkiri on kõige rohkem neli rida (roheline), viis või kuus rida (oranž) või rohkem (punane); allkiri sisaldab sinu nime või osa sinu kuvatavast nimest, või telefoninumbrit või veebisaiti; kui sinu kiri on HTML, on selles ka lihtteksti versioon (multipart/alternative); ning allkirjas olev pilt, mis läheb kaasa manusena ja on suurem kui 50 KB, annab oranži. Iga rea kohta näed rohelist, oranži või punast koos selgitusega.

Lisalugemist

Kus on toodud sammud veebipostis, kehtivad need WebOké veebipostile; teistes veebipostides toimib see sarnaselt.

• Roundcube Webmail 5.2: Allkirja loomine
• Roundcube Webmail 5.1: Sinu nimi saatjana
• Roundcube Webmail 10.1: Kõige olulisemad seaded
• RFC 3676, jaotis 4.3 Usenet Signature Convention (inglise keeles): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (inglise keeles): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855