Kaustad ja sünkroonimine: miks sul on kaks saadetud kirjade kausta

Moodul 3: Mailboksi haldamine · Lugemisaeg: 9 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda tundi oskad selgitada, kuidas IMAP-kaustad serveris töötavad. Oskad panna oma meiliprogrammi kasutama õigeid erikaustu ja hoiad ära, et kirjad oleksid topelt või läheksid kaduma.

Põhimõisted: IMAP-kaust, kaustade loend serveris, erikaustad (saadetud, prügikast, mustandid, rämpspost, arhiiv), special-use (RFC 6154), kaustade sidumine, kaustade tellimine, kustutamine ja lõplik kustutamine (expunge), sünkroonimisperiood, võrguühenduseta koopia

Kus su kaustad tegelikult asuvad?

Tunnis 1.3 nägid IMAP-i ja POP3 erinevust. IMAP-i puhul on su kirjad serveris ja meiliprogramm näitab seda, mis seal on. Sama kehtib kaustade kohta. Kui teed Thunderbirdis kausta „Pakkumised”, loob Thunderbird selle kausta serverisse. Seejärel näeb seda ka su telefon ja ka veebimeil.

Just seda sa tahadki. Aga see tähendab ka, et meiliprogramm võib luua serverisse kaustu, mida sa ei soovinud. Ja kui kaks programmi ei ole kausta nimes ühel meelel, tekib neid kaks.

Mõned asjad, mida IMAP-serveri kaustade kohta teada:

• Sisendkaust on serveris alati nimega INBOX. See on ainus kindla nimega kaust. Programm näitab seda nimega „Sisendkaust”, „Inbox” või „Inbound”.
• Kõigil teistel kaustadel on vaba nimi. Server ei tunne „päris” saadetud kirjade kausta, kui ta seda ise ei märgi (vaata allpool).
• Alamkaustad eraldatakse märgiga, tavaliselt punkti või kaldkriipsuga: INBOX.Offertes või Offertes/2026. Seda näed harva, aga see selgitab, miks mõned programmid paigutavad kõik kaustad sisendkausta alla.
• Programm näitab mõnikord ainult neid kaustu, mille ta on tellinud. Kaust, mis on serveris olemas, aga mida sa pole tellinud, tundub siis kadunud olevat.

Erikaustade probleem

Meiliprogramm vajab töötamiseks mõnda kausta:

Igal programmil on oma eelistus. Apple Mail kasutab vaikimisi teisi nimesid kui Outlook ja Outlook omakorda teisi kui Gmail-i rakendus. Kui seadistad postkasti kolmes seadmes tähelepanu pööramata, võib juhtuda nii:

• Outlook paneb saadetud kirjad kausta Sent Items.
• Sinu iPhone paneb saadetud kirjad kausta Sent Messages.
• Veebimeil paneb saadetud kirjad kausta Sent.

Siis on sul kolm saadetud kirjade kausta ja igas seadmes näed ainult osa sellest, mis oled saatnud. See on IMAP-i kõige sagedasem kaebus: „ma ei näe telefonis seda, mida arvutist saatsin”.

Lahendus: special-use

Alates 2011. aastast on olemas IMAP-i laiendus, millega server annab teada, milline kaust on mille jaoks: special-use (RFC 6154). Server ütleb siis näiteks: „selle kausta nimi on Sent ja selle ülesanne on \Sent”. Kaasaegne meiliprogramm võtab selle üle ega loo enam oma kausta.

Enamik meiliservereid toetab seda ja enamik programme samuti. Aga sageli läheb see ikka valesti:

• postkastis, mis on olnud kasutusel aastaid ja kuhu vanad programmid on juba oma kaustu loonud;
• postkastis, mis on koliti teiselt teenusepakkujalt, kus kaustadel olid teised nimed;
• programmides, mille seadistasid käsitsi enne, kui server special-use’i pakkuma hakkas;
• POP3 puhul (seal serveris kaustu ei ole, nii et iga seade hoiab oma saadetud kirjade kausta kohapeal).

Kaustade õige sidumine ise

Kas sul on juba topeltkaustad või kahtled? Siis vali iga ülesande jaoks üks kaust ja ütle igale programmile, milline kaust see on. Eelistatult vali kaust, mille server ise määrab. Selle tunned ära veebimeilis: seal on saadetud kirjade kaust tavaliselt üleval ja oma ikooniga.

Kus seda seadistada?

• Thunderbird: Konto sätted (Account Settings), sinu konto, Koopiad ja kaustad (Copies & Folders) (saadetud, mustandid, arhiiv) ja Serveri sätted (Server Settings) (mis kustutatud kirjadega juhtub ja millisesse kausta need lähevad).
• Apple Mail Macis: Seaded (Settings), Accounts, sinu konto, Postkasti käitumine (Mailbox Behaviors). iPhone’is: Seaded (Settings), Mail, Accounts, sinu konto, konto ise, Advanced ja seejärel vali iga ülesande jaoks kaust serveris.
• Klassikaline Outlook: IMAP-konto puhul valid konto sätetes (Rohkem sätteid (More Settings), Advanced) juurkausta tee ja kustutatud üksuste kausta. Saadetud üksuste jaoks ei ole klassikalisel Outlookil paljudes versioonides valikut: ta kasutab kausta, mille server määrab, ja muidu oma kausta.
• Gmail-i rakendus: töötab kaustaga, mille server määrab; kausta kaupa seda seadistada ei saa.

Seejärel tõsta kirjad üleliigsetest kaustadest valitud kausta ja kustuta tühjad kaustad. Tee seda ühes seadmes (eelistatult veebimeilis või arvutis) ja oota, kuni teised seadmed muudatuse üle võtavad.

Kustutamine toimub kahes etapis

IMAP-i puhul tähendab kustutamine tegelikult lipu panemist. Kiri saab märgise kustutatud (\Deleted), kuid on endiselt serveris. Alles siis, kui programm annab käsu expunge, on see päriselt kadunud. Enamik programme teeb nii:

1. Vajutad Kustuta (Delete). Programm teisaldab kirja prügikasti (Trash) (tegelikult kopeerib selle prügikasti ja märgib originaali kustutatuks).
2. Originaal kustutatakse lõplikult kohe või programmi sulgemisel (expunge).
3. Alles prügikasti tühjendamisel kaob kiri serverist.

Mõned programmid on seadistatud teisiti. Siis näed läbikriipsutatud kirju, mis ei kao kuhugi: need on märgitud, aga mitte kunagi lõplikult kustutatud. Ja need võtavad endiselt su salvestusruumi. Otsi siis programmist Tihenda kaust (Compact Folder) (Thunderbird), Puhasta kustutatud kirjad (Purge Deleted Messages) või sätet nagu „kustuta kustutatud üksused lõplikult kaustast lahkumisel”.

Oluline: kustutamine ühes seadmes on kustutamine kõigis seadmetes. See ongi IMAP-i mõte. Kui tahad kirja telefonist ära, aga arvutisse alles jätta, siis IMAP-iga see ei õnnestu. Kõige rohkem saad telefonis lühemat aega sünkroonida (vaata allpool).

Kas midagi on siiski kadunud? Paljud teenusepakkujad hoiavad varukoopiaid, millest saab postkasti või kausta taastada, aga tavaliselt ainult piiratud aja. Ära looda nendele kui arhiivile.

Kui palju sünkroonid?

Meiliprogramm ei pea kõike alla laadima. Telefonis on sageli mugav sünkroonida ainult viimaseid nädalaid või lasta tõukemärguandeid (push) saata ainult sisendkaustale. See säästab ruumi ja akut. Serveris ei muutu midagi: vanad kirjad on endiselt seal, sa lihtsalt ei näe neid selles seadmes.

Arvutis teeb enamik programme postkastist võrguühenduseta koopia (Outlook .ost-faili, Thunderbird ja Apple Mail oma kausta). See on koopia, mitte varukoopia: kui kustutad midagi serverist, kaob see ka võrguühenduseta koopiast. Päris kohalik hoiukoht on kaust, mille teed ise jaotisse Kohalikud kaustad (Local Folders) (Thunderbird), Minu Macis (On My Mac) (Apple Mail) või .pst-andmefaili (Outlook). See, mille sinna lohistad, ei ole enam serveris. Sellest lähemalt tunnis 3.2.

Praktikas: nii näeb see paneelis välja

WebOké veebimeilis (Roundcube) näed vasakul kõiki serveri kaustu. Jaotises Seaded (Settings), Folders saad kaustu luua, ümber nimetada, kustutada ning nende tellimust sisse või välja lülitada. Jaotises Seaded (Settings), Eelistused (Preferences), Erikaustad (Special Folders) näed, millist kausta kasutatakse saadetud kirjade, mustandite, prügikasti ja rämpsposti jaoks. WebOké puhul määrab server rämpspostikaustaks kausta Junk ja veebimeil näitab seda nimega Spam. Lisateavet leiad artiklist postkasti kaustade kohta. Teiste teenusepakkujate juures toimib see sarnaselt; veebimeil võib seal kanda teist nime, aga peaaegu igas veebimeilis on selline kaustade haldus olemas.

Kokkuvõte

• IMAP-i puhul on ka su kaustad serveris. Iga seade näeb samu kaustu.
• Ainult INBOX on kindla nimega. Saadetud kirjade, prügikasti, mustandite ja rämpsposti kaustad on igas programmis eri nimega, kui server neid ei määra (special-use, RFC 6154).
• Topelt saadetud kirjade kaustad lahendad, kui valid iga ülesande jaoks ühe kausta ja seod iga programmi sellega.
• IMAP-i puhul tähendab kustutamine märkimist ja seejärel lõplikku eemaldamist (expunge). Märgitud kirjad võtavad endiselt salvestusruumi.
• Võrguühenduseta koopia ei ole varukoopia; kohalik kaust on aga eraldi hoiukoht.

Test

Ülesanne

Ülesanne O3.1: Oma kaustade ülevaatamine. Ava oma postkast veebimeilis ja igas seadmes, kus seda kasutad. Märgi iga seadme kohta üles, millist kausta see kasutab saadetud kirjade, prügikasti, mustandite ja rämpsposti jaoks. Kas sul on topeltkaustu? Vali iga ülesande jaoks üks, seo iga seade sellega, tõsta kirjad ümber ja kustuta tühjad kaustad. Seejärel täida kontrollnimekiri ja vasta küsimusele: millise kausta määras server ise ja kuidas sa selle ära tundsid?

Loe lisaks

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké paneelide kohta; teiste teenusepakkujate juures toimib see sarnaselt.

• DirectAdmin juhend 8.7: IMAP või POP3: mis vahe on?
• IMAP või POP3: mis vahe neil on ja kumba valida?
• DirectAdmin juhend 18.11: Kogemata kustutatud e-kiri
• Posti kausta või kustutatud kirjade taastamine varukoopiast
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)
• Kaustad su postkastis: Sisendkaust, Saadetud, Mustandid, Prügikast, Rämpspost ja Arhiiv
• Roundcube Webmail 6.1: Kaustade loomine ja haldamine
• Thunderbird sinu WebOké e-posti ja Nextcloudiga 3.3: Kaustade loomine ja õiged kaustad saadetud kirjadele, mustanditele ja kustutatud kirjadele
• Outlook oma e-posti aadressiga 3.5: Kaustad, saadetud kirjad ja täis postkast