Salvestusruum, kvoot ja täis mailboks

Moodul 3: Mailboksi haldamine · Lugemisaeg: 9 minutit

Eesmärk: pärast seda tundi oskad selgitada, kuhu mailboksi salvestusruum kulub, mis on kvoot, mida saatja näeb, kui su mailboks on täis, ning koostada koristus- ja arhiveerimisplaani, mis ei lase ühtegi kirja kaduma minna.

Põhimõisted: salvestusruum, kvoot (mailboksi ja paketi kohta), kasutus kausta kohta, manused ja base64, maksimaalne kirja suurus (SIZE), hoiatuskiri, 452 4.2.2 ja 552 5.2.2 (mailboks täis), 552 5.3.4 (kiri liiga suur), koristamine, arhiveerimine, kohalik kaust, varukoopia

Kuhu ruum kulub?

Tavaline tekstikiri on paar kilobaiti. Selliseid saad hoiustada sadu tuhandeid. Ruum kulub peaaegu alati kolmele asjale:

1. Manused. Fotod, pdf-failid, esitlused. Üks kiri kümne telefonifotoga on kiirelt 30 kuni 50 MB.
2. Saadetud kirjad. Iga manus, mille saadad, jääb pärast ka sinu Sent kausta. Kui saadad 8 MB suuruse pakkumise viiele kliendile viies eraldi kirjas, on see seal viis korda.
3. Trash ja rämpspost. Kustutatud kirjad jäävad Trash kausta, kuni selle tühjendad. Rämpspost jääb rämpsposti kausta, kuni rämpspostifilter või sina selle koristad. Mõlemad lähevad arvesse.

Neljanda, peidetud põhjuse nägid tunnis 3.1: kirjad, mis on märgitud kustutatuks, aga kunagi lõplikult kustutamata.

Miks manus suuremaks muutub

Meil oli algselt mõeldud ainult teksti jaoks. Seetõttu teisendatakse manus (foto, pdf) tekstiks protokolliga base64. Selle käigus teisendatakse iga 3 baiti 4 märgiks. Manus muutub seega ligikaudu kolmandiku võrra suuremaks, ja reavahetustega veel pisut rohkem. Arvutis 15 MB suurune pdf on kirjas üle 20 MB.

See on oluline piirangute juures. Kui vastuvõtja ütleb "maksimaalselt 25 MB", käib see terve kirja suuruse kohta pärast teisendamist. 20 MB suurune manus ei mahu siis enam läbi.

Kaks eri tüüpi piirangut

Kvoot: kui palju tohid hoida?

Kvoot on mailboksi maksimaalne salvestusruum. Tavaliselt on kaks kihti:

• Mailboks ise. Mailboksi kohta saab seada piiri, näiteks 2 GB üldaadressi jaoks, et üks mailboks ei neelaks kõike.
• Pakett või tellimus. Kõik mailboksid kokku (ja majutuspaketi puhul ka veebisait, andmebaasid ja varukoopiad) jagavad kogu salvestusruumi. Kui see on täis, ei aita suur kvoot ühe mailboksi jaoks enam midagi.

Äriliste pilvemeiliteenuste puhul on see sageli seatud kasutaja kohta, kindla mahuga litsentsi kohta. Põhimõte on sama.

Kirja suurus: kui suur tohib üks kiri olla?

Salvestusruumist eraldi on igal meiliserveril maksimaalne kirja suurus. See kehtib nii saatmisel (sinu server) kui ka vastuvõtmisel (vastuvõtja server). Väiksem neist kahest otsustab, kas see õnnestub. Meiliserverid teatavad oma piirangu SMTP-vestluse alguses laiendiga SIZE (vaata tundi 1.2), näiteks 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Levinud piirangud jäävad 20 ja 50 MB vahele. Gmail näiteks lubab manuseid saata kuni 25 MB; suuremad failid lisab Gmail ise lingina Google Drive'is. Ära kunagi eelda, et vastuvõtja suudab vastu võtta rohkem kui 20 MB. Suurte failide puhul on allalaadimislink (näiteks su pilvehoidlast) parem valik: piiranguid pole, topeltsalvestust pole ja lingi saad hiljem tühistada.

Mis juhtub, kui mailboks on täis?

Esmalt saad tavaliselt hoiatuse: serverist tuleb kiri, et lähened mingile piirmäärale, näiteks 90%-le. Exim-põhistel serveritel (nagu DirectAdmin) on see ingliskeelne tekst The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Kui mailboks on tegelikult täis, keeldub server uusi kirju vastu võtmast. See, kas see on ajutine või lõplik, sõltub serverist:

Kood X.2.2 tähendab laiendatud olekukoodides (RFC 3463) täpselt seda: "mailboks täis". Moodul 6 räägib tagasitulnud kirjadest (bounce) pikemalt.

Pane tähele vahet liiga suure kirjaga: 552 5.3.4 Message too big tähendab, et kiri on suurem, kui server lubab. Koristamine siis ei aita; saatja peab faili mõnel muul moel saatma.

Ja pane tähele: ise sa täis mailboksit sageli ei märkagi. Sina saad ikka edasi kirju saata ja oma vanu kirju lugeda. Vea teate saavad saatjad, ja klient, kes sai kolm korda tagasitulnud kirja, ei helista alati.

Koristamine ilma kahetsuseta

Järjekord, mis peaaegu alati toimib:

1. Vaata, kuhu ruum kulub. Veebimeilis või kliendipaneelis näed sageli kasutust kausta kohta. Enamasti on Sent, Trash või mõni vana manustega kaust esikohal.
2. Tühjenda Trash ja Spam. See on kiireim võit ja ei maksa midagi.
3. Otsi suuri kirju. Enamikus veebimeilides ja programmides saab sortida suuruse järgi. Salvesta vajalik manus oma failide hulka ja kustuta kiri, või ainult manus (Thunderbird ja Apple Mail oskavad manuse kirjast eemaldada).

4. Arhiveeri vanad aastad. Kirju, mida tahad hoida, aga harva vajad, saab panna arhiivi. Sul on kaks valikut:

   • arhiivikaust serveris: jääb kõikjal nähtavaks, aga läheb salvestusruumi arvesse;
   • kohalik kaust sinu arvutis (Thunderbird: Local Folders; Apple Mail: On My Mac; Outlook: .pst andmefail). See ei lähe enam arvesse, aga on olemas vaid selles ühes arvutis. Hoolitse siis ise selle arvuti varukoopia eest. Ilma varukoopiata on kohalik arhiveerimine kolimine ühele kõvakettale.
5. Alles seejärel kohanda kvooti, kui see on veel vajalik ja su paketis on ruumi.

Suuremahuline koristamine ühe nupuga paneelis (näiteks "kustuta kõik, mis on vanem kui aasta Inbox kaustas") on mugav, aga pöördumatu. IMAP-i puhul kaob see kohe ka kõikidest su seadmetest. Salvesta enne see, mida vajad.

Säilitamiskohustus

Ettevõtjal tuleb oma äridokumente (raamatupidamine ja sellega seotud dokumendid) säilitada vastavalt oma riigi maksualasele säilitamiskohustusele (sageli 7 kuni 10 aastat), ja selle alla võivad kuuluda ka äriotstarbelised kirjad, nagu pakkumised, tellimuse kinnitused ja arved. Ära seda seega niisama ära koristama hakka. Pane need arhiivi koos varukoopiaga, või hoia manuseid oma raamatupidamisdokumentide juures.

Praktikas: nii näeb see paneelis välja

DirectAdminis näed E-mail Accounts all mailboksi kohta veergu Usage ning ülal kogusummat. Kolme punkti kaudu mailboksi juures ja valides Change Limits saad kvoodi seada MB-des, või märkida Max, et mailboks võiks kasutada paketi vaba ruumi. Valikuga Purge saad korraga kaustast vanad kirjad kustutada. Minu WebOké's näed paketi salvestusruumi. Teiste teenusepakkujate juures töötab see sarnaselt: otsi paneelist või halduskeskkonnast "salvestusruum", "kvoot" või "mailboksi suurus".

Kokkuvõte

• Ruum kulub peamiselt manustele, saadetud kirjadele, Trash kaustale ja rämpspostile.
• Manused muutuvad kirjas base64 tõttu ligikaudu kolmandiku võrra suuremaks.
• On kvoot mailboksi kohta ja kogupiirang paketi kohta; kitsam piir otsustab.
• Täis mailboks keeldub kirjadest: ajutiselt (452 4.2.2) või lõplikult (552 5.2.2). Saatja märkab seda, sina sageli mitte.
• Korista sellises järjekorras: vaata, tühjenda Trash ja Spam, suured kirjad, arhiveeri, ja alles siis tõsta kvooti. Kohalik arhiiv vajab oma varukoopiat.

Test

Ülesanne

Ülesanne O3.2: Oma salvestusruumi mõõtmine ja koristusplaani koostamine. Uuri, kui palju salvestusruumi su mailboks kasutab ja milline on piir (mailboksi ja paketi või tellimuse kohta). Kirjuta üles kolm kausta, mis võtavad kõige rohkem ruumi, ja leita üles oma kümme suurimat kirja. Koosta seejärel koristusplaan: mida kustutad, mida arhiveerid, kuhu arhiiv paigutub ja kuidas on see arhiiv varundatud? Arvesta sellega, mida pead ärilistel põhjustel säilitama.

Lisalugemine

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké paneelide kohta; teiste teenusepakkujate juures toimib see sarnaselt.

• DirectAdmin juhend 7.3: Salvestusruumi maht iga postkasti kohta ja mis juhtub, kui see saab täis
• Teade: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-kiri tagasi lükatud: message too big
• Kuidas kontrollida oma e-posti kasutust?
• Postkasti puhastamine DirectAdminis ruumi vabastamiseks
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)