Korralik eemalolekuteade

Moodul 6: Automaatika: filtrid ja eemalolek · Lugemisaeg: 9 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad selgitada, kuidas eemalolekuteade serveris töötab ning kes selle saab ja kes mitte. Oskad ka seadistada eemalolekuteate, mis lülitub ise sisse ja välja ega avalda midagi, mis petiseid aitaks.

Põhimõisted: eemalolekuteade, Sieve vacation, Vastuse sagedus (:days), Minu e-posti aadressid (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Alguse aeg ja Lõpu aeg, Saabuva kirja tegevus

Filter, mis vastab

Tehniliselt on eemalolekuteade filter. See asub samas filtrite kogumis nagu su teised filtrid (õppetund 6.1) ja töötab seega samuti serveris, kohe kui kiri saabub. Sülearvuti võib olla välja lülitatud. Sieve laiendus kannab nime vacation (RFC 5230). Nii kirjutab veebipost jõulupuhkuse eemalolekuteate:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Mida see tähendab:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" ja "le" ... "2027-01-03": praegune kuupäev peab olema 21. detsembril või hiljem ja 3. jaanuaril või varem. Need on sinu Alguse aeg ja Lõpu aeg. Väljaspool seda perioodi filter midagi ei tee. :zone "+0100" on ajatsoon sinu seadetest.
• vacation :days 7: samale aadressile vastatakse kõige rohkem kord 7 päeva jooksul.
• :addresses [...]: aadressid, mis kuuluvad sulle.
• :subject ja sellele järgnev tekst: vastuse teema ja sisu.

Üks vastus saatja kohta ühe intervalli jooksul

Ilma piiranguta saaks keegi, kes kirjutab sulle kümme korda, kümme korda sama vastuse. Seepärast jätab server meelde, kellele ta on juba vastanud. Vastuse sageduse jooksul (Sieve'is :days) ei saa sama saatja teist vastust. Kui sa midagi ei vali, kehtib standardi järgi 7 päeva (RFC 5230, jaotis 4.1). Kahenädalase puhkuse jaoks on 7 väga hea väärtus: kes kirjutab nädala pärast uuesti, saab meeldetuletuse, et oled endiselt ära. Lühem kui 1 päev tavaliselt ei ole võimalik.

Vastus läheb ümbriku saatjale (Return-Path, õppetund 1.1), mitte tingimata From-väljal olevale aadressile. Tavalise kirja puhul on need samad. Uudiskirjade ja süsteemide puhul on see sageli tehniline aadress ja just nii on mõeldud: nii ei jõua automaatvastus inimeseni, kes ei saa sellega midagi peale hakata.

Kes vastust ei saa

Eemalolekuteade võib teha palju kahju, kui see vastab valele kirjale: vastused tuhande liikmega meililistile või kaks automaatkirja, mis lõputult üksteisele vastavad. Seepärast ütleb standard (RFC 5230, jaotis 4.6), et server ei vasta:

• kirjadele, millel on päis List-Id või muud List-päised: uudiskirjad ja meililistid;
• kirjadele, millel on päis Auto-Submitted mõne muu väärtusega kui "no": automaatkirjad, näiteks teine eemalolekuteade või süsteemi teavitus;
• kirjadele sellistelt aadressidelt nagu MAILER-DAEMON või aadressidelt, mis algavad "owner-" või lõpevad "-request".

Sinu enda vastus saab ise kaasa päise Auto-Submitted: auto-replied. Nii teab teine eemalolekuteade, et ta ei pea tagasi vastama, ja nõiaringi ei teki.

Minu e-posti aadressid: vastus ainult siis, kui kiri on sulle

Server vastab ainult siis, kui mõni sinu aadressidest on päises To või Cc (RFC 5230, jaotis 4.5). Nii väldid vastamist kirjadele, mis tulid listi kaudu või pimekoopiana. Milliseid aadresse sulle kuulub, teab server vaid poolenisti: sinu postkasti aadressi kindlasti, aga mitte aadressi info@, mis sulle edasi suunatakse.

Seepärast on väli Minu e-posti aadressid oluline (Sieve'is :addresses). Lisa sinna iga aadress, kuhu sulle kirju tuleb, ka suunamisaadressid. Nupuga Täida minu aadressidega võtab veebipost üle sinu identiteetide aadressid. Kui unustad info@, ei saa info@ aadressile kirjutav klient eemalolekuteadet ja võib asjatult oodata.

Algus, lõpp ja mis kirjaga juhtub

Alguse aja ja Lõpu ajaga lülitub teade ise sisse ja välja. See on kõige turvalisem viis: sa ei saa unustada seda välja lülitada. Kui jätad need tühjaks, on teade sees seni, kuni Staatus on Sees. Eemalolekuteade, mis jookseb pärast puhkust veel nädalaid edasi, on tuntud viga ja ajab kliente segadusse.

Valikus Saabuva kirja tegevus otsustad, mis juhtub kirjaga endaga. Jäta see valikule Säilita. Vacation jätab kirja nimelt tavapäraselt sinu postkasti (RFC 5230, jaotis 4.7) ja tagasi tulles tahad lugeda, mis vahepeal saabus. Viska ära tähendab, et saabuvad kirjad kaovad. Suuna aadressile või Saada koopia on mõttekad ainult kolleegile sinu enda organisatsioonis ja neil on samad puudused nagu õppetunnis 6.2.

Mida kirjutada ja mida mitte

Hea eemalolekuteade on lühike ja aitab saatjat edasi:

• Millal oled tagasi või mis ajani sa ei vasta.
• Kes sind vahepeal asendab, koos aadressi või telefoninumbriga, kus keegi vastab.
• Mida saatja saab teha, kui asi on kiire.

Ja mida mitte kirjutada: üksikasju, mis aitavad petiseid ja sissemurdjaid. Vastus läheb kõigile, kes sulle kirjutavad, ka rämpspostitajatele ja võõrastele. Ära kirjuta seega, et oled kolm nädalat välismaal, kuhu sõidad, oma eranumbrit ega asendaja nime koos ametikohaga, mida petis saab ära kasutada ("maksete asjus kirjuta meie raamatupidajale Janile"). Petis kasutab sellist teadet meelsasti usutava võltskirja koostamiseks, näiteks kiirmakse nõudmiseks inimese nimel, kes niikuinii kättesaadav pole.

Näide heast teatest:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Mitte topelt

Eemalolekuteadet saab seadistada ka oma majutuse halduspaneelis, WebOkés DirectAdminis. Kasuta ainult ühte neist kahest. Kui mõlemad on sees, saab igaüks kaks automaatvastust.

Praktikas: nii töötab see veebipostis

Eemalolekuteade asub kohas Seaded > Kontorist väljas, kus on väljad Pealkiri, Keha, Alguse aeg, Lõpu aeg ja Staatus, ning jaotises Lisaseaded Minu e-posti aadressid, Vastuse sagedus ja Saabuva kirja tegevus. Tulemust näed kohas Filtrid > Tegevused > Muuda filtrite kogumit. Sammud leiad Roundcube'i juhendist peatükist Eemalolekuteate seadistamine. Teistes veebipostides töötab see sarnaselt: Gmailil on seadetes puhkusevastaja, Outlook.com'il automaatvastused.

Kokkuvõte

• Eemalolekuteade on Sieve filter (vacation, RFC 5230), mis töötab serveris.
• Sama saatja saab ühe Vastuse sageduse jooksul kõige rohkem ühe vastuse; kui midagi ei vali, on see 7 päeva.
• Meililistidele (List-Id) ja automaatkirjadele (Auto-Submitted) ei vastata ning vastatakse ainult siis, kui mõni sinu aadress on väljal To või Cc.
• Lisa väljale Minu e-posti aadressid ka oma suunamisaadressid, kasuta algus- ja lõpukuupäeva ning jäta tegevuseks Säilita.
• Kirjuta, millal oled tagasi ja kelle poole saab pöörduda, aga ära lisa üksikasju, mis aitavad petiseid.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne A6.3: Lase oma automaatvastus üle vaadata. Valmista oma postkastis kohas Seaded > Kontorist väljas ette eemalolekuteade, mille Alguse aeg ja Lõpu aeg on mõlemad tulevikus; siis ei ole teade veel päriselt sees ja keegi ei saa praegu vastust. Täida teema, tekst, Minu e-posti aadressid ja Vastuse sagedus ning jäta Saabuva kirja tegevus valikule Säilita. Seejärel kleebi oma filtrite kogum (Seaded > Filtrid > Tegevused > Muuda filtrite kogumit, kopeeri kõik) või laadi üles fail, mille said nupuga laadi arvutisse. Programm loeb skripti mälus (midagi ei salvestata) ja kontrollib: vacation-tegevus on olemas; :days on vähemalt 1; teema pole tühi; tekst on pikem kui 40 märki; on olemas kuupäevapiir currentdate'iga (muidu oranž: kas sa ei unusta seda välja lülitada?); :addresses sisaldab vähemalt ühte aadressi (muidu oranž); ja kiri säilitatakse, seega pole discard'i ega suunamist sinu domeenist välja jäävale aadressile. Lülita teade pärast ülesannet uuesti välja, kui sul seda vaja pole.

Lisalugemist

Kui on kirjeldatud samme veebipostis, kehtivad need WebOké veebiposti kohta; teistes veebipostides töötab see sarnaselt.

• Roundcube Webmail 7.3: Automaatse eemaloleku vastuse seadistamine
• Roundcube Webmail 7.1: Filtri loomine
• Tasuta kursus Turvaline veebis tegutsemine ettevõtjatele 1.2: Andmepüük, juhatuse esindaja pettus ja arvepettus
• Serveripoolsed e-posti reeglid (filtrid serveris)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (inglise keeles): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt