Kellele, Cc, Bcc ja vastuse aadress

Moodul 3: Kirjade kirjutamine · Lugemisaeg: 11 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad iga saaja jaoks teadlikult valida Kellele, Cc ja Bcc vahel, tead, mida täpselt teevad Vasta kõigile, vastuse aadress ja suunamine, ning väldid aadresside lekkimist.

Põhimõisted: Kellele, Cc, Bcc, ümbrik, Vasta kõigile, Vasta meilinglisti, vastuse aadress (Reply-To), Followup-To, edastamine manusena, andmeleke, päevalimiit

Kolm välja, kolm rolli

Kirja kirjutades näed vaikimisi ühte välja saajate jaoks. Selle kõrval oleva plussmärgiga saad välju juurde lisada. Need väljad pole kaunistus: iga väli ütleb saajale midagi tema rolli kohta.

• Kellele on sellele, kes peab midagi tegema või kellelt ootad vastust. Kui paned kolm inimest väljale Kellele, tunnevad kõik kolm, et pöördud nende poole. Või hoopis mitte keegi, sest igaüks arvab, et keegi teine võtab asja ette. Pane seepärast väljale Kellele eelistatult üks inimene või kirjuta esimeses lauses, kes mida teeb.
• Cc (carbon copy, koopia) on sellele, kes loeb kaasa. Cc-väljal olev inimene ei pea midagi tegema, aga teab, mis toimub. Kõik saajad näevad, kes on Cc-väljal.
• Bcc (blind carbon copy, pimekoopia) on sellele, kes saab koopia, mida teised ei tohi näha. Bcc-väljal olev saaja on väljadel Kellele ja Cc olevatele saajatele nähtamatu ning Bcc-saajad ei näe ka üksteist.

Kuidas saab Bcc olla nähtamatu, kui kiri ometi jõuab nende inimesteni? Asi on ümbriku ja päiste erinevuses, millest räägiti õppetunnis 1.1. Meiliserver toimetab kirja kätte ümbrikul olevatele aadressidele (RCPT TO). Päised To ja Cc on lihtsalt tekst kirja sees. Bcc puhul paneb sinu meiliprogramm aadressi küll ümbrikule, aga eemaldab Bcc-päise kirjast, mille saavad teised. Kirjavormingu standard (RFC 5322) kirjeldab täpselt seda käitumist.

Bcc ja isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR): nähtav aadress võib olla andmeleke

E-posti aadress nagu ahmed@example.net on isikuandmed: see kuulub tuvastatavale inimesele. Kui saadad ühe kirja neljakümnele kliendile ja paned nad kõik väljale Kellele või Cc, saab iga klient ülejäänud kolmekümne üheksa aadressid. Selleks poleks nad kunagi luba andnud.

Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) nimetab sellist juhtumit isikuandmetega seotud rikkumiseks (artikli 4 punkt 12): turvanõuete rikkumine, mis muu hulgas põhjustab isikuandmete loata avalikustamise. Lihtsalt öeldes: andmeleke. Kas pead sellest järelevalveasutusele teatama, sõltub riskist inimestele, keda see puudutab (artikkel 33). Lillepoe neljakümne kliendi aadressid on midagi muud kui võlgade teemalise tugirühma neljakümne osaleja aadressid: teisel juhul ütleb juba see, et keegi on nimekirjas, midagi tundlikku. Kui kahtled, pane juhtum kirja ja selgita välja, kas teatamine on vajalik. Kursus Turvaliselt internetis käsitleb seda põhjalikumalt.

Reegel on lihtne: kui kirjutad grupile inimestele, kes üksteist ei tunne (ega pea tundma), pane nad väljale Bcc ja iseennast väljale Kellele. See kehtib ka siis, kui valid grupi oma aadressiraamatust: veebimeil paneb siis kõik aadressid sellele väljale, mida kasutad.

Lõks, millest vähesed teavad: Bcc-saaja, kes klõpsab nupul Vasta kõigile, teeb end nähtavaks. Tema vastus läheb kõigile väljadel Kellele ja Cc olijatele ning nemad näevad äkki, et tal oli varjatud koopia. Kui paned kellegi kaasalugemiseks Bcc-väljale, ütle talle, et ta ei vastaks. Kui tahad kedagi avalikult kaasata, kasuta Cc-välja.

Vastamine: Vasta, Vasta kõigile, Vasta meilinglisti

Saabunud kirjale saad vastata kolmel viisil.

• Vasta saadab vastuse ainult saatjale (või vastuse aadressile, vaata allpool).
• Vasta kõigile saadab vastuse saatjale ja kõigile väljadel Kellele ja Cc. Kasuta seda ainult siis, kui kõik teised päriselt vajavad sinu vastust. „Aitäh!“ kahekümnele inimesele on müra.
• Vasta meilinglisti (nupu Vasta kõigile kõrval oleva noole alt) on meilinglisti kirjade jaoks. Listitarkvara lisab kirjale päise List-Post (RFC 2369) ja veebimeil saadab sinu vastuse siis listile, mitte inimesele, kes kirja kirjutas.

Kui kahtled, kas valida Vasta või Vasta kõigile, vaata enne saatmist välju Kellele ja Cc. Näed täpselt, kes kirja saab. Eemalda need, kes sinna ei kuulu.

Vastuse aadress ja Followup-To

Vastuse aadressiga (päis Reply-To) ütled: vastused sellele kirjale tahan saada teisele aadressile. Näiteks saadab Sanne tellimuse kohta kirja aadressilt sanne@example.com, aga tahab, et vastused jõuaksid ühisele aadressile info@example.com, et ka Daan neid näeks. Siis kirjutab ta vastuse aadressiks info@example.com. Kui klient klõpsab nupul Vasta, on info@ juba saajaks valmis pandud.

Vastuse aadress on ka petturite sage nipp: saatja tundub õige, aga sinu vastus läheb hoopis teisele domeenile (õppetund 2.4). Vaata seega aeg-ajalt oma vastuste puhul aadressi, mille veebimeil täidab.

Followup-To (päis Mail-Followup-To) pärineb meilinglistide maailmast. Sellega näitad, kuhu peavad minema arutelu järgmised vastused, näiteks ainult listile ja mitte lisaks veel sulle isiklikult. Kõik meiliprogrammid sellega midagi ei tee. Tavalises ärikirjas jäta see tühjaks.

Edastamine: tekstis või manusena

Nupuga Edasta saadad saabunud kirja kellelegi teisele. Kõrval oleva noolega valid, kuidas:

• tekstis (inline): vana kiri tuleb tsitaadina sinu teksti alla. Mugav, kui tahad kedagi kiiresti asjaga kursis viia. Saaja saab seda lugeda nagu tavalist kirja.
• manusena: kogu algne kiri läheb kaasa .eml-failina koos kõigi päistega. Seda on vaja, kui keegi peab nägema, kust kiri päriselt tuli, näiteks kui edastad õngitsuskirja kasutajatoele.

Edastades jälgi, mis on tsitaadis. Pikk kirjavahetus sisaldab sageli aadresse, telefoninumbreid või kokkuleppeid inimestelt, kes ei tea, et sa selle kellelegi teisele annad. Eemalda see, mida uus saaja nägema ei pea.

Palju saajaid: päevalimiit

Postkast on mõeldud isiklikuks e-postiks, mitte uudiskirjadeks. Kuritarvitamise vältimiseks saad päevas saata piiratud arvu kirju. WebOkés kehtib see limiit kogu sinu paketile korraga: kõigile postkastidele, veebimeilile ja sinu veebilehele. Pane tähele: iga saaja loeb. Üks kiri kahesaja aadressiga Bcc-väljal on kakssada kirja. Kui tahad regulaarselt jõuda suure grupini, kasuta uudiskirjateenust. See korraldab ka loobumise ja korras nimekirja, mis uudiskirja juurde kuulub. Teistel teenusepakkujatel on sarnased limiidid.

Näide: üks kiri, kolm välja

Sanne saadab Ahmedile pulmalillede hinnapakkumise.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed peab nõusoleku andma, seega on ta väljal Kellele. Daan teeb lilled ja loeb kaasa: Cc. Ahmed näeb, et Daan loeb kaasa, ja see on hea, sest Daan võib talle hiljem helistada. Vastused jõuavad aadressile info@, mida vaatavad nii Sanne kui ka Daan.

Praktikas: nii töötab see veebimeilis

Vaates Koosta kiri on väli Saaja. Selle välja paremal oleva plussmärgiga lisad väljad Cc, Pimekoopia, vastuse aadress ja Followup-To. Inimeste ikooniga nupuga valid kontakte või grupi oma aadressiraamatust. Avatud kirja kohal on nupud Vasta, Vasta kõigile (noole all Vasta meilinglisti) ja Edasta (valikuga tekstis või manusena). Sammud on kirjas Roundcube'i juhendis. Teistes veebimeilides, näiteks Gmail või Outlook.com, on nuppudel peaaegu samad nimed ja need töötavad sarnaselt.

Kokkuvõte

• Kellele on sellele, kes peab midagi tegema, Cc sellele, kes loeb kaasa, Bcc sellele, kes peab jääma nähtamatuks.
• Bcc töötab ümbriku kaudu: aadress saab kirja, aga Bcc-päis teistele kaasa ei lähe.
• Üksteist mittetundvate inimeste nähtavad aadressid võivad olla andmeleke (GDPR artikli 4 punkt 12); kas teatad, sõltub riskist (artikkel 33).
• Vasta kõigile ainult siis, kui kõik vajavad sinu vastust; Bcc-saaja, kes seda kasutab, reedab end.
• Vastuse aadress suunab vastused teisele aadressile; iga saaja loeb päevalimiidi sisse.

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne A3.1: Kes läheb millisele väljale? Loe viit olukorda ja vali iga olukorra jaoks, kas nimetatud inimene või grupp kuulub väljale Kellele, Cc või Bcc. (1) Sanne saadab pulmalillede hinnapakkumise ja tahab, et Ahmed selle heaks kiidaks: millisele väljale ta Ahmedi paneb? (2) Samas kirjas tahab Sanne, et Daan teaks, mis on kokku lepitud; Daan ei pea midagi tegema ja Ahmed võib näha, et Daan loeb kaasa: millisele väljale ta Daani paneb? (3) Sanne kirjutab neljakümnele üksteist mittetundvale kliendile, et pood on kuningapäeval suletud: millisele väljale ta kliendid paneb? (4) Sanne palub kullerteenusel (planning@example.org) ja Daanil mõlemal enne reedet kinnitada, kas nad saavad laupäeval; ta ootab vastust mõlemalt: millisele väljale ta kullerteenuse paneb? (5) Sanne vastab kliendi kaebusele ja tahab koopiat oma arhiiviaadressile archief@example.com; see aadress ei tee kirjaga midagi ja klient ei pea seda nägema: millisele väljale ta archief@example.com paneb? Valid iga olukorra jaoks valikuväljadelt ja programm võrdleb sinu vastuseid võtmega. Iga olukorra juures näed, kas sinu valik on õige ja miks.

Lisalugemist

Kui siin on kirjas sammud veebimeilis, kehtivad need WebOké veebimeili kohta; teistes veebimeilides töötab see sarnaselt.

• Roundcube Webmail 4.1: Uue kirja kirjutamine
• Roundcube Webmail 4.2: Vastamine ja edastamine
• Roundcube Webmail 13.4: Päevane saatmislimiit on täis
• Meilide saatmise limiit
• Tasuta kursus Turvaline veebis tegutsemine ettevõtjatele 8.2: Andmelekked ja teavitamiskohustus
• Tasuta kursus E-post korda: seadistamine ja hea kohaletoimetamine 7.2: Nõusolek, tellimusest loobumine ja puhas aadressiloend
• RFC 5322, Internet Message Format (inglise keeles): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR), määrus (EL) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Bcc gebruiken en privacy: mailen aan een groep die elkaar niet kent