Üleminekuperiood ja lõpuleviimine

Moodul 4: E-posti kolimine · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: pärast seda tundi suudad DNS-vahetusele järgnevad päevad üle elada ilma kirju kaotamata, seadistada kõik seadmed ja sätted korrektselt ning kontrollida ja lõpetada e-posti kolimise.

Põhimõisted: üleminekuperiood, vahemälu (cache), deltakoopia, testkiri, seadmete ümberseadistamine, vana konto eemaldamine, aeglustamine (throttling), jagatud postkast, edasisuunamine, automaatvastaja, arhiivi eksport, lepingu lõpetamine

Miks on vaja üleminekuperioodi

Pärast MX-i vahetust (tund 4.3) ei lähe kõik kirjad kohe uude serverisse. Serverid, millel on vana MX-kirje veel mälus (vahemälus ehk cache'is), saadavad kirju mõnda aega veel vanale teenusepakkujale. See, kui kaua see kestab, sõltub TTL-ist: TTL-iga 300 sekundit on tegu minutitega, TTL-iga üks päev on tegu päevaga. Lisaks proovivad mõned serverid hiljem uuesti kohale toimetada kirja, mis varem ebaõnnestus, aadressile, mida nad siis veel tundsid.

Tulemus: mõne päeva jooksul tuleb kirju kahte kohta korraga. See pole probleem, kui sa sellest teadlik oled ega sulge vana postkasti liiga vara.

Mõtle sellest kui kahest kõrvuti olevast postkastist. Uus on juba üleval, ukse peal on uus aadress, aga postiljon, kes vaatab veel oma vana nimekirja, viskab kirja vanasse kasti. Niisiis vaatad nädala jooksul mõlemasse. Seejärel kleebid vana kinni ja tühjendad selle viimast korda.

1. päev: teine koopia ja esimene kontroll

Vahetusele järgneval päeval käivita kõigi postkastide kolimine veel kord. Kirjad, mis on juba kopeeritud, jäetakse vahele; lisandub ainult see kiri, mis jõudis veel vana teenusepakkuja juurde.

Seejärel kontrolli testkirjadega:

1. Vastuvõtmine. Saada teiselt aadressilt, näiteks oma telefoni isiklikult aadressilt mobiilse interneti kaudu, kiri igale olulisele aadressile: info@, bestellingen@ ja mõnele isiklikule aadressile. Kas see jõuab uude postkasti?
2. Saatmine. Saada uuest postkastist kiri Gmaili ja Outlook.com aadressile. Kas see jõuab kohale ega satu rämpsposti? Vaata päiseridasid (Gmailis: Kuva originaal). Kui kõik on korras, näed seal spf=pass, dkim=pass ja dmarc=pass.
3. Vormid. Täida oma veebilehe kontaktvorm ja vaata, kas teade jõuab kohale.

Kui saatmine ei õnnestu või kiri satub rämpsposti, vaata kõigepealt SPF-i ja DKIM-it (tund 4.3).

Seadmete ja programmide ümberseadistamine

Iga telefon, sülearvuti ja tahvelarvuti tuleb üle viia uude serverisse. Ära tee seda nii, et muudad serverinime vanas kontos, vaid järgmiselt:

1. Lisa postkast uue teenusepakkuja juurde uue kontona, koos IMAP-i ning uue teenusepakkuja serverinime ja portidega.
2. Kontrolli, et kirjad on kohal (koopia).
3. Eemalda vana konto seadmest.

Viimane samm on tähtsam, kui esmapilgul tundub. Unustatud vana konto jätkab taustal sisselogimist. Vana teenusepakkuja juures pole see probleem seni, kuni tellimus kehtib, aga kui vana postkast on suletud või vana konto kasutatav serverinimi osutab nüüd uuele serverile, siis proovib seade iga paari minuti tagant vale parooliga sisse logida. Paljud meiliserverid aeglustavad või blokeerivad sel juhul IP-aadressi ning äkki ei saa kogu kontor enam kirju saata.

Pagarikoda De Korrel juures kasutavad kõik Outlooki rakendust telefonis. Vanad Microsoft 365 kontod eemaldatakse; uus IMAP-konto lisatakse. Kaks töötajat kasutavad iPhone'i sisseehitatud Maili rakendust; seal käib see samamoodi.

Mõtle ka ekraanita seadmetele: skanner, mis saadab pdf-faile aadressile info@, kassasüsteem, veebipood. Need saadavad kirju SMTP-serveri kaudu. Kui seal on veel Microsofti server, siis see peatub, kui vana konto kaob.

Mida sa uuesti seadistad

Oma tunni 4.1 nimekirjast võta nüüd välja kõik, mis koopiaga kaasa ei tulnud, ja sea üles uue teenusepakkuja juures:

Millele pöörata tähelepanu esimestel nädalatel

• Vana postkast. Esimesel nädalal vaata iga päev, kas sinna tuleb veel uusi kirju. Kui mõne päeva pärast tuleb ikka veel kirju, siis on kusagil midagi ümber seadistamata: võib-olla saadab mõni tarnija kirju vana edasisuunamise kaudu või on kusagil mujal veel MX-kirje.
• DMARC-aruanded. Kui sul on rua-aadress, saad iga päev aruandeid. Kui näed seal serverit, mis saadab kirju sinu nimel, kuid ei läbi SPF-i ega DKIM-it, siis oled ühe saatja unustanud.
• Kalendrikutsed. Need käivad meili kaudu. Kui kalender juba töötab uues teenuses (moodul 5), testi, kas kutse jõuab kohale ja kas nõustumine jõuab korraldaja juurde tagasi.

Lõpuleviimine ja lepingu lõpetamine

Kui kõik töötab mõne nädala korralikult, vii asi lõpuni:

1. Käivita viimane koopia, juhuks kui midagi veel kohale jõudis.
2. Tee arhiivi eksport vanadest postkastidest (pst või mbox, tund 4.2) ja hoia seda varukoopiana. Pea meeles säilitamiskohustusi: äriline kirjavahetus maksuandmetega tuleb Hollandis üldjuhul säilitada seitse aastat; sinu enda riigis võivad kehtida teistsugused tähtajad.
3. Korista DNS üle (tund 4.3, samm 5): vana include, vana DKIM, kinnituskirjed, autodiscover.
4. Tühista load: Google'i rakenduse paroolid, Microsofti heaks kiidetud kolimistööriist.
5. Eemalda domeen vanast keskkonnast ja ütle litsentsid üles. Ära ütle lepingut üles enne, kui kõike on kontrollitud; pärast lepingu lõpetamist võib vana teenusepakkuja sinu andmed teatud aja möödudes kustutada.
6. Küsi kinnitust vanalt teenusepakkujalt selle kohta, et sinu andmed on kustutatud, kui see on sinu IKÜM-i dokumentatsiooni jaoks vajalik (tund 9.3).

Praktikas: nii näeb see välja ühe teenusepakkuja juures

WebOké DirectAdmini juhendis on lõpuleviimine kirjeldatud nelja sammuna: MX korrektselt seadistamine (WebOké juurde kolival domeenil on see kohe korras), päev hiljem veel üks kopeerimine, seadmete seadistamine uue kontona ja vana konto eemaldamine ning alles mõne nädala pärast lepingu lõpetamine. Edasisuunamised, automaatvastajad ja puhkuseteated seadistad DirectAdminis menüüs E-mail Manager. WebOké juhendis on artikkel "Kiri ei jõua kohale: kontrolli ise". Teiste teenusepakkujate juures kannavad need osad teisi nimesid, aga järjekord on sama.

Kokkuvõte

• Mõni päev pärast vahetust tuleb kirju veel ka vanasse kohta; hoia vana postkast avatud ja kopeeri veel kord.
• Kontrolli testkirjadega: vastuvõtmine, saatmine (spf, dkim ja dmarc pass päiseridades) ning sinu veebilehe vormid.
• Lisa igasse seadmesse uus postkast uue kontona ja eemalda vana; unustatud vanad kontod põhjustavad aeglustamist.
• Aliased, jagatud postkastid, grupid, reeglid, allkirjad ja automaatvastajad seadista uuesti.
• Lõpeta viimase koopia, arhiivi ekspordi, DNS-i koristamise ja lubade tühistamisega ning alles siis ütle leping üles.

Test

Ülesanne

Ülesanne A4.4: Kas üleminek on valmis? Tee see kontroll mõni nädal pärast vahetust. Programm võrdleb sinu meilikirjeid sellega, mida ta varem sinu juures nägi (tunni 4.1 või 4.3 ülesannete juures): vana teenusepakkuja ei tohi enam MX-is olla, vana include peab SPF-kirjest väljas olema ning peab olema olemas DMARC-kirje.

Ülesanne E4.4: Testivoor ja lõpetamise nimekiri. Tee selle tunni kolm testkirja ja märgi tulemus üles. Seejärel vii lõpuleviimise nimekiri lõpuni ja märgi ära, mis on valmis.

Lisalugemine

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste teenusepakkujate juures töötab see sarnaselt.

• DirectAdmin juhend 10.4: Pärast kolimist: MX-kirjed ja su seadmed
• DirectAdmin juhend 8.1: Kõik seadistused ühes kohas: serverid, pordid ja turvalisus
• DirectAdmin juhend 8.8: Saatmine või vastuvõtmine ei õnnestu: nii lahendad selle
• DirectAdmin juhend 7.5: Forwarders: e-kirjade edasisuunamine teisele aadressile
• WebOké juhend 7.4: Kiri ei jõua kohale: kontrolli ise
• WebOké juhend 13.6: Kas olen blokeeritud? Vabasta oma IP-aadress ise
• E-posti saamine domeeninime kolimise ajal
• Hollandi maksuamet (Belastingdienst): raamatupidamisdokumentide säilitamiskohustus (üldjuhul 7 aastat); pea meeles, et sinu enda riigis võivad kehtida teised tähtajad