Makrod, mallid ja ühilduvuse testimine

Moodul 6: Failid ja dokumendid · Lugemisaeg: 12 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda tundi oskad oma dokumentide testkomplekti abil kindlaks teha, mis töötab uues veebipõhises kontoripaketis hästi, mida tuleb kohandada ja mis on parem jätta mõnda teise programmi, erilise tähelepanuga VBA-makrodele, mallidele, fontidele ja ühendamisele.

Põhimõisted: testkomplekt, ühilduvus, VBA-makro (xlsm, docm), JavaScripti makro, oma funktsioon (#NAME?), lisandmoodul (add-in), mall (dotx, xltx, potx), ettevõtte visuaalne identiteet, sisujuhtelement, vormiväli, kirjade ühendamine, muudatuste jälgimine, kommentaarid, funktsiooninimed ja eraldaja

Miks testida, kui vormingud on ju avatud?

Tunnis 6.3 nägid, et docx ja odt on avatud standardid. See ei tähenda, et iga programm teeb sellise failiga kõike võrdselt hästi. Lihtne kiri või arvutustabel töötab kõikjal. Probleemid tekivad erilistes osades: makrod, nupud, lisandmoodulid, vormiväljad, keerulised mallid ja fondid, mida pole olemas. Need on peaaegu alati just nendes dokumentides, millel organisatsioon toimib: hinnapakkumise generaator, tunniaruanne, kirjaplank.

Seepärast koostad enne üleminekut testkomplekti ja käid selle süstemaatiliselt läbi. Mitte selleks, et tõestada, et uus pakett on hea, vaid et teada, mida pead korraldama.

Samm 1: vali oma testkomplekt

Vali 15 kuni 25 dokumenti. Mitte juhuslikud, vaid kõige olulisemad või kõige keerulisemad dokumendid:

• kõige rohkem kasutatavad dokumendid (küsi kolleegidelt või vaata oma vanas teenuses jaotist "hiljutised");
• kõik mallid ja kirjaplank;
• iga fail, milles on makrosid (laiendid xlsm, docm, pptm, ning vanad xls või doc failid, mis võivad sisaldada makrosid);
• dokumendid, milles on vormid, kirjade ühendamine (kirjad aadressiloendist) või viited teistele failidele;
• dokumendid, mida vahetad välispartneritega (raamatupidaja, klient);
• mõni suur või vana fail.

Bakkerij De Korreli puhul oli neid 18, sealhulgas hinnapakkumise generaator (Excel koos makroga), kirjaplank (Wordi mall ettevõtte fondiga), hinnakiri, puhkusekaart, aastane jõulukiri klientidele ja messiesitlus.

Samm 2: testi iga dokumenti kindlate punktide alusel

Ava iga dokument uues kontoripaketis ja tee sellega seda, mida sa tavaliselt teed. Märgi iga dokumendi kohta üles:

1. Kas see avaneb? Ja kas see näeb välja samasugune (vorming, reavahe, lehekülgede numeratsioon)?
2. Redigeerimine ja salvestamine: muuda midagi, salvesta, ava uuesti. Kas kõik on endiselt korras?
3. Tagasi partnerile: ava muudetud fail vastuvõtja programmis (näiteks Word raamatupidaja juures). Kas see näeb seal endiselt korralik välja?
4. Erilised osad: kas nupud, valemid, väljad, sisukord, päised ja jalused töötavad?
5. Koos redigeerimine: kas kaks inimest saavad seda korraga redigeerida ilma probleemideta?
6. Printimine ja pdf: kas väljatrükk on korras?

Makrod: aus lugu

ummMakro on tükike programmi dokumendi sees: nupp, mis koostab hinnapakkumise, kopeerib andmeid või sordib loendit. Microsoft Office'is on makrod kirjutatud keeles VBA (Visual Basic for Applications). Makrodega failidel on oma laiend: xlsm, docm ja pptm. Zip-failis asub kood osas vbaProject.bin.

Euroopa pilveteenuste veebipõhised kontoripaketid ei käivita VBA-d. Euro-Office ja ONLYOFFICE tunnevad makrosid JavaScriptis; Collaboral ja LibreOffice'il on oma Basic ja Python ning need suudavad lauaarvutirakenduses LibreOffice piiratud ulatuses käivitada mõnda VBA-koodi. Brauseris ei saa sellele praktikas loota. Fail avaneb küll: näed kõiki andmeid ja valemeid, aga nupud ei tee midagi.

Mida saad teha?

Kaks lõksu. Säilita alati originaal: kui salvestad xlsm-faili mõnes teises paketis, võib VBA-kood muutuda Excelile kasutuskõlbmatuks. Ja oma funktsioonid: kui valem kasutas ise loodud VBA-funktsiooni, näiteks =KÄIBEMAKS(A1), siis annab see uues paketis veaväärtuse, näiteks #NAME?.

Ka turvalisus on oluline. Teiste failides olevad makrod võivad olla kahjulikud. Hea pakett küsib avamisel, kas soovid automaatseid makrosid käivitada. Vali jah ainult siis, kui usaldad faili.

Mallid ja ettevõtte visuaalne identiteet

ummMall (dotx, xltx, potx, või ott ODF puhul) on algdokument: kirjaplank, hinnapakkumine, esitlus ettevõtte stiilis. Testi kolme asja:

• Font: kas ettevõtte font on veebipõhise kontoripaketi serveris olemas? Kui mitte, nihkub tekst (tund 6.3). Küsi pakkujalt, kas ta tohib selle paigaldada, või vali vaba font, mis on sellele lähedane.
• Logo ning päis ja jalus: kas need on korrektselt paigas, ka teisel leheküljel?
• Väljad: kuupäev, leheküljenumbrid, sisukord. Lase need korra värskendada.

Loo uues pilves fikseeritud kaust Mallid, millele enamikul inimestel on ainult lugemisõigus, et keegi ei muudaks kogemata originaali.

Vormid, ühendamine ja jälgimine

• Vormiväljad ja sisujuhtelemendid (valikuloendid, märkeruudud, kuupäevavalijad Wordis) ei tööta igas paketis samamoodi. Testi täitmist ja tagasisaatmist.
• Kirjade ühendamine (kirjad aadressiloendist) töötab paljudes veebipõhistes pakettides, aga mõnikord piirangutega, näiteks maksimaalne saajate arv korraga või etikettide puudumine. Testi oma tegeliku aadressiloendiga.
• Muudatuste jälgimine ja kommentaarid liiguvad enamasti edasi-tagasi probleemideta. Kontrolli siiski, et autorinimed on õiged, ja eemalda need enne dokumendi välja saatmist.
• Lisandmoodulid (add-in'id) Microsoft Office'ist, näiteks raamatupidamis- või CRM-paketi omad, ei tööta mõnes teises kontoripaketis. Vaata, kas selle rakenduse tarnijal on muu ühendusviis.

Arvutustabelid: funktsiooninimed ja eraldajad

Kes on harjunud eestikeelse Exceliga, kirjutab =SUMMA(B3:B11) ja =KUI(B5>0;"kasum";"kahjum"), semikooloniga osade vahel. Veebipõhine kontoripakett võib olla seadistatud ingliskeelsetele nimedele ja komadele (=SUM(...), =IF(...,...)). Fail ise sellest ei muutu: funktsioonid salvestatakse failis fikseeritud kujul. Küsimus on selles, mida sa kirjutad. Kontrolli valemite keele ja regiooni seadistust ning anna kolleegidele teada, millist vormi nad kasutavad.

Samm 3: otsusta iga dokumendi kohta

Märgi iga dokumendi juurde oma testkomplektis tulemus: roheline (töötab), oranž (töötab pärast kohandust, kirjuta üles milline) või punane (ei tööta, vali lahendus makrode tabelist). Mõned punased dokumendid ei ole põhjus üleminekust loobuda. Need on küll põhjus need enne ülemineku kuupäeva lahendada, või teadlikult hoida üks Exceli litsents hinnapakkumise generaatori jaoks, kuni see on asendatud.

Praktikas: kuidas see välja näeb ühe pakkuja juures

Euro-Office'is WebOké Nextcloudis avaneb xlsm kõigi andmetega, kuid ilma toimivate VBA-nuppudeta. Vahekaardi Vaade ja Makrod kaudu saad luua makro JavaScriptis või selle salvestada; Kohandatud funktsioonid all loome oma funktsiooni. Fail, Lisavalikud all on valemite keel ja regioon. Kirjade ühendamine asub vahekaardil Koostöö. Teistes pakettides kannavad menüüd teisi nimesid, aga piirangud on sarnased: VBA ei tööta brauseris täielikult üheski Euroopa veebipõhises paketis.

Kokkuvõte

• Avatud standardid ei ütle midagi makrode, lisandmoodulite ja vormide kohta: testi oma enda dokumente.
• Koosta 15 kuni 25 olulise ja keerulise dokumendi testkomplekt ning testi neid kindlate punktide alusel.
• VBA-makrod ei tööta veebipõhistes pakettides; vaata kõigepealt, kas sul on makrot ikka veel vaja, ja säilita alati originaal.
• Kontrolli mallide fonti, logo ja välju ning hoia neid fikseeritud kaustas lugemisõigusega.
• Märgi iga dokument roheliseks, oranžiks või punaseks ning lahenda punased enne ülemineku kuupäeva.

Test

Ülesanne

Ülesanne A6.5: Oma dokumendi ühilduvuskontroll. Lae üles dokument, mida pead oluliseks (näiteks arvutustabel koos makrodega või sinu mall). Programm otsib makrosid, väliseid viiteid, manustatud objekte, vormivälju, jälgitud muudatusi ja kommentaare, tundmatuid funktsioone ning fonte, millel pole asendajat, ja annab iga punkti kohta hinnangu roheline, oranž või punane koos soovitusega.

Ülesanne E6.5: Sinu testkomplekt. Täida testkomplekt vähemalt kümne oma dokumendi jaoks, märkides iga testpunkti tulemuse ja otsuse iga dokumendi kohta.

Loe edasi

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste pakkujate juures toimib see sarnaselt.

• Euro-Office juhend 15.30: Excel-fail VBA-makrodega: mida teha?
• Euro-Office juhend 15.2: Exceli valemite ülevõtmine: ingliskeelsed funktsioonide nimed ja semikoolon
• Euro-Office juhend 15.22: Kirjade loomine aadressiloendist
• Euro-Office juhend 12.2: Dokument avaneb ainult lugemiseks
• Euro-Office juhend 12.3: Fondid näevad erinevad välja
• Euro-Office juhend 15.24: Kommentaaride ja muudatuste eemaldamine enne dokumendi saatmist