Moodul 9 · 9.1
Üleminekust kolleegidele rääkimine
Moodul 9: Inimesed ja reeglid · Lugemisaeg: 10 minutit
Õpieesmärk: pärast seda tundi oskad koostada kommunikatsiooni- ja koolitusplaani, mille abil kolleegid üleminekuga kaasa tulevad, ning tead, kuidas vastuseisuga toime tulla.
Põhimõisted: miks-lugu, ajakava, "mis minu jaoks muutub?", eestvedajad, rollipõhine koolitus, spikker, küsimuste tund, korduma kippuvad küsimused, tagasiside, vastuseis, ligipääsetavus
Tehnika on pool tööst, inimesed teine pool
Üleminek ei luhtu tavaliselt tehnika pärast. See luhtub siis, kui kolleegid ei tea, miks seda vaja on, ei saa vahetuse päeval sisse logida, ei leia oma faile või töötavad salaja edasi vanas teenuses. Siis on sul kaks süsteemi kõrvuti, failid lähevad kaduma ja tüütus kasvab.
Bakkerij De Korrelis töötab kaksteist inimest: pagarid, kes alustavad kell neli, kaks kullerit ainult telefoniga, kauplusetöötaja, kes haldab tellimusi e-postiga, ja Sanne, kes korraldab kõike. Igaühel on erinevad küsimused. Hea plaan arvestab sellega.
See tund räägib inimestest; tunnid 9.2 ja 9.3 räägivad reeglitest. See on selgitus, mitte juriidiline nõuanne.
Samm 1: miks-lugu
Inimesed muutuvad kergemini, kui nad mõistavad, miks. Räägi seda lihtsate sõnadega ja paari lausega. Ilma juriidiliste terminiteta, ilma paanikata. De Korreli jaoks:
"Me kolime oma e-posti, kalendri ja failid Euroopa teenusepakkuja juurde. Seal on meie ja meie klientide andmed Euroopa reeglite all ning meil on rohkem ise kontrolli all. Sinu jaoks muutub peamiselt see, kuhu sisse logid ja kuidas mõned rakendused nimetatakse. Aitame kõiki teele."
Pane tähele, mida seal ei ole: mitte "vana teenus oli halb". Kolleegid on sellega aastaid meeldivalt töötanud. Kes vana teenust maha teeb, saab vastuseisu tagasi.
Samm 2: mis minu jaoks muutub?
Kõik tahavad kõigepealt teada, mida see tema jaoks tähendab. Tee igale rühmale lühike ülevaade. Abiks on spikker: A4 leht "enne" ja "nüüd" kõrvuti.
| Enne | Nüüd | Mida sa teed |
|---|---|---|
| E-post vana teenuse rakenduses | E-post rakenduses Mail või Outlook, uued seadistused | Lisa konto juhendi järgi, eemalda vana konto alles pärast vahetust |
| Võrgukaustad | Failid uues pilves (näiteks Nextcloud) | Paigalda lauaarvuti rakendus, logi sisse kaheastmelise autentimisega |
| Veebidokumendid | Veebipõhine kontorirakendus uues pilves (näiteks Euro-Office) | Ava failid nagu alati; makrod ei tööta (vaata tund 6.5) |
| Meeskonna vestlus | Vestlus uues pilves (näiteks Talk) | Paigalda rakendus oma telefoni; vana vestlus jääb teatud kuupäevani loetavaks |
| Veokiuste kalender | Jagatud kalender uues pilves | Lisa kalender oma telefoni (samm-sammult spikril) |
Kirjuta ka see, mis ei muutu. "Sinu e-posti aadress jääb samaks" on paljude jaoks kõige olulisem kinnitus.
Samm 3: ajakava kindlate hetkedega
Ära teavita ainult üks kord, vaid kindlatel hetkedel. Näide, mis sobib tunnis 3.3 kirjeldatud migratsiooniplaaniga:
| Millal | Sõnum | Kanal |
|---|---|---|
| 4 nädalat enne vahetust | Miks-lugu, kuupäev, mida sinult oodatakse | Meeskonnakoosolek ja lühike e-kiri |
| 2 nädalat enne | Kutse lühikoolitusele ja spikker | E-kiri ja paber sööklas |
| 1 nädal enne | "Korista oma vanad kaustad, ära pane pärast reedet enam midagi uut vanasse teenusesse" | E-kiri, vestlus |
| Päev enne | "Homme logid sisse nii", koos sisselogimisandmetega turvalise kanali kaudu | Isiklikult või telefoni teel |
| Vahetuse päev | Keegi on küsimuste jaoks kättesaadav (küsimuste tund) | Töökohapeal |
| 1 nädal pärast | "Mis veel ei tööta?" | Lühike vestlusring või ankeet |
| 4 nädalat pärast | "Vana teenus suletakse [kuupäev]" | E-kiri |
Hea harjumus: ära saada kunagi parooli ja kasutajanime samas sõnumis. Ja hoiata kõiki, et teenusepakkuja ei küsi kunagi parooli ega koodi. Üleminek on pettustele ahvatlev hetk valesõnumite jaoks ("Sinu uus konto: logi siit sisse").
Samm 4: eestvedajad ja rollipõhine koolitus
Leia üks või kaks eestvedajat: kolleegid, kellele see meeldib, kes liituvad esimesena piloodiga (tund 3.3) ja aitavad hiljem teisi. Kolleegilt küsimine on lihtsam kui ülemuselt küsimine.
Koolita rolli järgi, lühidalt ja praktiliselt:
- Kõik (20 minutit): sisselogimine kaheastmelise autentimisega, failide leidmine, faili jagamine, e-post ja kalender telefonis.
- Palju dokumente kasutavad inimesed (30 minutit): koos redigeerimine, versioonide taastamine, kirjatüübid ja vormingud (tunnid 6.3 ja 6.4).
- Peakasutajad (tund aega või rohkem): kasutajate loomine, litsentsid, varukoopiad, mida teha, kui keegi lahkub (tunnid 7.3 ja 8.1).
Lase inimestel koolituse ajal ise proovida, oma telefonis. Kes on korra ise kalendri lisanud, oskab seda ka edaspidi.
Mõtle ligipääsetavusele: suur kiri spikril, lühike film pika teksti asemel ning abi kolleegidele, kes on vähem digioskuslikud või räägivad keelt vähem hästi.
Samm 5: vastuseisu tõsiselt võtmine
Vastuseis on normaalne ja sageli õigustatud. Kuula, mis selle taga peitub:
| Mida kuuled | Mis sageli taga peitub | Mis aitab |
|---|---|---|
| "See ju töötas suurepäraselt?" | Harjumus, probleemi ei ole tajutud | Miks-lugu, ilma vana teenust maha tegemata |
| "Mul ei ole selleks aega" | Kiire aeg | Lühike koolitus, rahulikul hetkel, ja keegi, kes aitab |
| "Minu makrod ei tööta enam" | Tõeline probleem | Võta tõsiselt: lahenda see või leppige kokku erand (tund 6.5) |
| "Ma kardan, et kaotan asju" | Ebakindlus | Näita, et kõik on kopeeritud ja kuidas taastada vana versioon |
| "See Euroopa värk on kindlasti halvem" | Kujutlus, mitte kogemus | Näita seda; eestvedaja, kes kasutab seda entusiastlikult |
Tõeline probleem (näiteks makro, mis koostab tellimuste nimekirja) ei ole vastuseis, vaid teave. Lahenda see enne edasiminekut.
Samm 6: tagasiside ja lõpetamine
Pea arvet küsimuste üle, mis sageli korduvad, ja koosta nendest lühike korduma kippuvate küsimuste nimekiri. Küsi nädala ja kuu pärast, mis veel hästi ei toimi. Tähista ka seda, et see õnnestus: üleminek on kogu meeskonna saavutus.
Praktikas: kuidas see teenusepakkuja juures välja näeb
Enamikul teenusepakkujatel on juhend, mida saad oma spikri jaoks kasutada. WebOké juures on näiteks Nextcloudi juhendis artikkel "Kiire alustamine: viis asja, mida teed esimesel päeval", ja Euro-Office'i juhendis artikkel selle kohta, mis kasutajate jaoks muutub vana Nextcloud Office'i teenuselt üleminekul. Teiste teenusepakkujate juures otsi "alustamine" või "quick start" lehte. Lingi sinna, selle asemel et kõike ise kirjutada.
Kokkuvõte
- Üleminek õnnestub või luhtub inimeste juures: räägi, miks seda tehakse, mis nende jaoks muutub ja mis mitte.
- Tee "enne ja nüüd" spikker ning ajakava kindlate teavitushetkedega.
- Tööta eestvedajatega ja lühikoolitustega rolli kaupa, kus inimesed teevad seda ise.
- Võta vastuseis tõsiselt; tõeline probleem on teave, mitte vastutöötamine.
- Hoiata valesõnumite eest ülemineku ajal ja ära saada kunagi parooli koos kasutajanimega.
Test
Ülesanne
Ülesanne E9.1: Sinu suhtluskava. Koosta oma organisatsiooni jaoks kuni viiest lausest koosnev miks-lugu, spikker vähemalt viie reaga "enne ja nüüd", ajakava vähemalt viie teavitushetkega ning määra üks või kaks eestvedajat.
Ülesanne E9.1: Sinu suhtluskava
Kirjuta miks-lugu, koosta spikker ja ajakava ning määra suursaadikud.
Su linnukesed ja märkmed jäävad ainult sellesse brauserisse, me ei saada neid kuhugi. Kui oled sisse loginud, salvestame Minu kursustes ainult info, et tegid ülesande ära.
Lisalugemine
Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste teenusepakkujate juures toimib see sarnaselt.