Moodul 8 · 8.3
Kulude ja halduse õiglane võrdlemine
Moodul 8: Varukoopiad, lahkumine ja haldus · Lugemisaeg: 10 minutit
Eesmärk: pärast seda tundi oskad sa oma vana ja uue lahenduse kogukulu ja haldust õiglaselt kõrvutada, mitte vaadata ainult hinda kasutaja kohta, ning kirja panna, kes millist haldustööd teeb.
Põhimõisted: kogukulu (TCO), ühekordsed ja korduvad kulud, litsents kasutaja kohta, salvestusruum, laiendused, migratsioonikulud, koolitus, oma aeg, hallatav teenus, ise majutamine, haldusülesanded, kes teeb mida (RACI), hinnastabiilsus, skaleeritavus
Vale võrdlus
Esimene küsimus, mida peaaegu kõik küsivad: "Kui palju see maksab kasutaja kohta kuus?" See arv kõrvutatakse praeguse litsentsiga ja ongi valmis. See on vale võrdlus, kahel põhjusel.
Esiteks ei võrdle sa siis sama asja. Ühe pakkuja pakett sisaldab posti, faile, kontorirakendust ja vestlust; teisel on kontorirakendus eraldi litsents, post kuulub teise paketti ja lisasalvestusruum on kallim. Teiseks jätad sa kõrvale kõik, mis ei ole arvel: sinu enda ja kolleegide aja, koolituse, halduse ja migratsiooni enda.
Selles tunnis me ei kasuta päris pakkujate hindu. Need muutuvad ja oluline on meetod. Sa sisestad summad ise, kasutades pakkumisi ja hinnakirju, mille sa sel hetkel küsid.
Kogukulu: kõik ühes kohas
Kogukulu (inglise keeles total cost of ownership, TCO) tähendab kõiki kulusid kindla perioodi jooksul, näiteks kolme aasta vältel, kaasa arvatud ühekordsed kulud. Kolmeaastane periood on sobiv, sest siis arvestatakse ühekordseid migratsioonikulusid õiglaselt.
| Liik | Näited | Ühekordne või korduv |
|---|---|---|
| Litsentsid ja tellimused | Kasutaja kohta, paketi kohta, kontorirakenduse litsentsid, vestlus, postkastid | Korduv |
| Salvestusruum | Lisaruum üle paketi mahu, sinu andmete kasv aastas | Korduv, kasvav |
| Laiendused | Arhiveerimine, lisavarukoopia, lisaturvalisus, täiustatud haldusfunktsioonid | Korduv |
| Domeeninimi ja DNS | Registreerimine, võimalik DNS-teenus | Korduv |
| Varukoopia väljaspool teenust | Teine teenus või salvestusruum, välised kettad (tund 8.1) | Korduv ja ühekordne |
| Migratsioon | Spetsialisti või pakkuja abi, võimalik topeltmaksmine ülemineku ajal | Ühekordne |
| Kattuv periood | Vana ja uus teenus korraga ülemineku ajal, ülesütlemistähtaeg | Ühekordne |
| Koolitus | Koolitused, juhendite koostamine, kolleegide tunnid | Ühekordne ja uute kolleegide puhul |
| Oma aeg halduseks | Tunnid kuus kasutajate, küsimuste, uuenduste (ise majutamise puhul) ja kontrollide jaoks | Korduv |
| Lahkumiskulud | Eksport, pakkuja võimalikud tasud (alates 12. jaanuarist 2027 keelatud andmemääruse (Data Act) kohaselt, tund 8.2) | Ühekordne, hiljem |
| Seadmed ja tarkvara | Näiteks lauaarvutirakendus, paroolihaldur | Korduv või ühekordne |
Kõige tähtsam lahter ununeb kõige sagedamini: oma aeg. Arvuta see välja, korrutades tundide arvu kindla tunnitasuga, mille sa ise valid. Ka siis, kui keegi seda ei arveta, läheb see sulle maksma.
Arvutusnäide ilma päris hindadeta
Pagarikoja De Korrel juures kasutab Ruud muutujaid, et näide kehtiks kõigi jaoks:
G= kasutajate arv (12)L= litsents kasutaja kohta kuus, kaasa arvatud kontorirakendus, kui vajaO= lisasalvestusruum kuusB= väline varukoopia kuusU= oma halduse tunnid kuus,T= tunnitasu, mida pagarikoda oma aja eest arvestabM= ühekordsed migratsioonikulud (abi pluss omaenda tunnid xT)D= kattuv periood: kuud, mil vana ja uus makstakse korraga, korda vana kuukuluOp= koolitus (tunnid x kolleegide arv xT)
Kogukulu 36 kuu jooksul:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpTa teeb selle arvutuse kaks korda: üks kord "jätka samamoodi" ja üks kord "mine üle". "Jätka samamoodi" puhul on M, D ja Op null, kuid ta arvestab siiski hinnatõusudega, mida vana pakkuja on teatanud, ning ajaga, mis praegu kulub jagatud paroolide ja kadunud failide tõttu.
Tulemus ei ole "odavaim võidab". See on arv, mille abil saab õiglaselt rääkida: üleminek maksab ühekordselt niipalju ja hiljem igakuiselt niipalju rohkem või vähem, vastutasuks suurema kontrolli ja väiksema sõltuvuse eest (moodul 1). Mõnikord on Euroopa teenus kallim, mõnikord odavam. Mõlemad tulemused on hea põhjus teadlikult valida.
Hallatav teenus või ise majutamine?
Euroopa avatud tarkvara (Nextcloud, Matrix, Jitsi) puhul saad ka ise majutada: tarkvara panna oma serverisse või renditud serverisse. See tundub odav, sest tarkvara on tasuta. Arvuta see õiglaselt:
| Hallatav teenus | Ise majutamine | |
|---|---|---|
| Server, salvestusruum, varukoopia | Pakkuja käes | Pead ise korraldama ja maksma |
| Uuendused ja turvaparandused | Pakkuja | Sina, õigel ajal, ka puhkuse ajal |
| Rike kell 7 hommikul | Pakkuja | Sina |
| Oskusteave | Pakkuja käes | Sinu käes või selle ühe osava kolleegi käes |
| Kontroll | Kõrge, kui pakkuja on Euroopa pakkuja ja sul on hea lahkumisvõimalus | Kõige kõrgem |
Kaheteistkümnest inimesest koosnevale organisatsioonile ilma oma IT-oskusteta on ise majutamine enamasti risk, mitte kokkuhoid. Server, mis kuude kaupa uuendusi ei saa, on ohtlikum kui hästi hallatud teenus. Organisatsioonile, kellel on oma haldajad, võib see olla hoopis parim valik.
Halduse jaotamine: kes teeb mida?
Ka hallatava teenuse puhul jääb tööd üle. Pane kirja, kes mida teeb, lihtsa jaotusega: kes teeb ära, kes on lõplikult vastutav, kellega konsulteeritakse ja keda hoitakse kursis (sageli nimetatakse seda RACI mudeliks, ingliskeelsete sõnade järgi).
| Ülesanne | Teostab | Lõplikult vastutab | Kui sageli |
|---|---|---|---|
| Uue kolleegi lisamine, litsentsi määramine | Kontorihaldur | Omanik | Tööle asumisel |
| Lahkuva kolleegi üleandmine ja väljalülitamine | Kontorihaldur | Omanik | Töölt lahkumisel |
| Kontrollimine, kes on haldaja ja kellel on litsentsid | Kontorihaldur | Omanik | Iga kvartal |
| Varukoopia taastetest | Kontorihaldur | Omanik | Igaastane |
| Lahkumistest | Kontorihaldur | Omanik | Igaastane |
| Uuenduste käivitamine (kui teenus jätab selle kliendi hooleks) | Kontorihaldur | Omanik | Iga suure versiooni puhul |
| Isikuandmete töötlemise lepingu ja registri uuendamine | Omanik | Omanik | Muutuse korral, vähemalt kord aastas |
| Kolleegide küsimustele vastamine | Saadik (tund 9.1) | Kontorihaldur | Pidevalt |
Ülesanne ilma nimeta jääb tegemata. Ülesanne ühe nimega jääb tegemata, kui see inimene on haige. Seetõttu pane tähtsamatele ülesannetele ka asendaja.
Millele veel võrdlemisel tähelepanu pöörata
- Hinnastabiilsus: kui sageli ja kuidas võib hind muutuda ning kas sul on siis ülesütlemisõigus?
- Skaleeritavus: mis juhtub 15 või 25 kasutaja puhul või kui salvestusruumi on vaja kaks korda rohkem? Kas satud siis teise paketti?
- Mis tegelikult sisaldub: tugi sinu enda keeles, varukoopiad, millest sa ise midagi taastada saad, isikuandmete töötlemise leping, ekspordivõimalused.
- Prooviperiood: kas saad enne käivitada pilootprojekti mõne kolleegiga (tund 3.3)?
Praktikas: nii näeb see välja ühe pakkuja juures
WebOké Nextcloudi puhul on pakette, mis erinevad kasutajate arvu ja salvestusruumi poolest, kontorirakenduse litsentse kasutaja kohta, ning võimalust laiendada salvestusruumi või kasutajate arvu Minu WebOké kaudu. Uuendused, turvalisuse ja süsteemi varukoopiad teeb WebOké; uue peaversiooni käivitab paketi omanik ise, ühe nupuvajutusega. Kasutajahaldus, litsentsid ja taastetestid jäävad kliendi kanda. Hinnad ei ole selles kursuses teadlikult esitatud.
Teiste pakkujate puhul on jaotus erinev. Täida tabel "kes teeb mida" seega iga pakkuja kohta eraldi ja võta see oma võrdlusse kaasa.
Kokkuvõte
- Võrdle kogukulu kindla perioodi jooksul, mitte ainult hinda kasutaja kohta.
- Arvesta ühekordsed kulud (migratsioon, kattuv periood, koolitus) ja eriti oma aeg.
- Ise majutamine tähendab tarkvara ilma litsentsita, kuid koos tööga: arvuta see õiglaselt.
- Pane haldusülesanded kirja koos nime ja asendajaga.
- Pööra tähelepanu hinnastabiilsusele, skaleeritavusele ja sellele, mis tegelikult paketis sisaldub.
Test
Ülesanne
Ülesanne E8.3: Kulude näidis ja haldusülesannete jaotus. Täida kulude näidis failis OPDRACHTEN.md nii "jätka samamoodi" kui "mine üle" jaoks, kasutades summasid pakkumistest või hinnakirjadest, mille ise küsid, 36 kuu peale. Seejärel täida tabel "kes teeb mida" nimede ja asendajatega.
Ülesanne E8.3: Kulude näidis ja haldusülesannete jaotus
Täida kulude näidis kaks korda (praegusel kujul jätkates ja üle minnes) oma pakkumiste või hinnakirjade summadega ning jaga haldusülesanded.
Su linnukesed ja märkmed jäävad ainult sellesse brauserisse, me ei saada neid kuhugi. Kui oled sisse loginud, salvestame Minu kursustes ainult info, et tegid ülesande ära.
Rohkem lugemist
Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste pakkujate puhul toimib see sarnaselt.
- Nextcloudi juhend 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family ja Max: erinevused ja üleminek
- Nextcloudi juhend 14.4: Rohkem salvestusruumi või kasutajaid, paketi muutmine või lõpetamine
- Nextcloudi juhend 14.6: Nextcloudi uuendused: millal ja kuidas
- Nextcloudi juhend 14.7: Õigused: kes haldab sinu Nextcloudis mida?
- Milline Nextcloud'i pakett sobib sulle ja kuidas saad seda laiendada?