Moodul 3 · 3.1
Oma praeguste teenuste kaardistamine
Moodul 3: Olukorra kaardistamine ja planeerimine · Lugemisaeg: 11 minutit
Õpieesmärk: Pärast seda tundi oskad koostada täieliku ülevaate oma praegustest pilveteenustest, kaasa arvatud seosed ja kasutus, mida sa otse ei näe.
Põhimõisted: ülevaade, osa, praegune teenus, eesmärk, omanik, olulisus, varjud (varju-IT), seos, ühekordne sisselogimine (SSO), jagatud postkast, alias, listiaadress, kontrollkirje
Miks kõigepealt ülevaade koostada?
Üleminek ei luhtu tavaliselt suurte tööde pärast. Kirjade kopeerimine ja failide ülekandmine õnnestub enamasti hästi. Üleminek luhtub selle pärast, mida keegi polnud üles kirjutanud: veebilehe kontaktvorm, mis äkki enam kirju ei saada, skanner, mis skannib postkasti, mis on suletud, kolleeg, kes pidas oma kliendinimekirja isiklikus Dropboxis.
Ülevaade on nimekiri kõigest, mida sa praegu pilves teed: milline teenus, millised andmed, kes on omanik, mis sellega edaspidi juhtub ja kui tähtis see on. See võtab paar tundi aega ja säästab mitu päeva.
Pagarikoda De Korrel alustas kaheksast kastikesest. Pärast kolleegide küsitlemist oli neid juba kolmteist.
Kaheksa osa
Alusta neist kaheksast. Need tulevad kursuse käigus kõik uuesti jutuks.
| Osa | Mida üles kirjutada | Kust leiad selle |
|---|---|---|
| E-post | Domeenid, postkastid, aliased, jagatud postkastid, listiaadressid (grupiaadressid), edastused, kogumaht | Sinu e-posti teenuse haldusportaal, DNS (MX-kirjed) |
| Kalender | Isiklikud kalendrid, jagatud kalendrid, ruumi- ja seadmekalendrid, tellitud välised kalendrid | Kalendri seaded, haldusportaal |
| Kontaktid | Isiklikud aadressiraamatud, jagatud aadressiraamatud, organisatsiooni nimekiri | Kontaktide rakendus, haldusportaal |
| Failid | Isiklik salvestusruum igaühe jaoks, jagatud kaustad või jagatud kettad, välised jagamised, kogumaht | Salvestusruumi ülevaade haldusportaalis (tund 3.2) |
| Dokumendid | Milline kontoritarkvara, millised failid sisaldavad makrosid, mallid, vormid, omad vormingud (Google'i dokumendid) | Failide salvestusruum, vestlused kolleegidega |
| Vestlus ja koosolekud | Vestlusteenus, kanalid, koosolekuteenus, kes peab koosolekuid väliste osapooltega | Litsentside ülevaade, kolleegid |
| Paroolid | Kus asuvad paroolid praegu: paroolihaldur, brauser, sedelid, tabel (spreadsheet) | Kolleegid, brauseri seaded |
| Varukoopiad | Mida praegu varundatakse, kelle poolt, kuhu, ja kas taastamist on kunagi testitud | Peakasutaja, varundusteenus |
Mida sa otse ei näe: seosed
See on ülevaate kõige tähtsam osa. Seos on kõik, mis asub väljaspool su pilveteenust, aga sõltub sellest. Otsi neid järgmistest kohtadest:
- Ühekordne sisselogimine (SSO). Rakendused, kuhu logid sisse oma Google'i või Microsofti kontoga. Iga konto turvaseadetes on nimekiri rakendustest, millel on ligipääs. Vaata seda mitme kolleegi juures, mitte ainult enda juures.
- Sinu veebileht. Kontaktvormid ja veebipoed saadavad kirju. Millise serveri kaudu? Millise aadressiga?
- Seadmed. Skannerid ja multifunktsionaalsed printerid, mis skannivad kirjale või kausta. Kassad, häiresüsteemid või muud seadmed, mis saadavad kirju.
- Muu tarkvara. Raamatupidamine, CRM, planeerimine, uudiskirjateenus. Kas need saadavad kirju sinu domeeni nimel? Kas nad võtavad faile sinu salvestusruumist?
- Sinu domeeni DNS. Sealt näed, kes tohib sinu domeeni nimel kirju saata (SPF), millised teenused on lisanud kontrollkirje (TXT-kirjed nagu
google-site-verification=võiMS=) ja kas seal on teiste teenuste DKIM-kirjeid. Eelmise mooduli ülesanne A2.1 uuris selle juba sinu jaoks välja. - Telefonid ja sülearvutid. Millised rakendused sünkroonivad vana teenusega? Need kõik tuleb hiljem üle seadistada (tund 7.2).
Varju-IT: mida kolleegid ise korraldavad
Varju-IT on tarkvara või salvestusruum, mida kolleegid ise kasutavad, ilma et organisatsioon oleks seda korraldanud: tasuta Dropbox, WhatsApp'i grupp klientidega, isiklik Gmail uudiskirja jaoks, veebipõhine planeerija. Tavaliselt pole taga halba kavatsust: keegi lahendas probleemi.
Ülemineku jaoks on varju-IT oluline kahel põhjusel. Seal on sageli organisatsiooni andmeid, mis peavad samuti üle kolima. Ja kui sa seda ei küsi, jääb see pärast üleminekut lihtsalt alles, väljaspool sinu uut Euroopa lahendust.
Küsi seda nii, et inimesed vastaksid ausalt. Mitte "kes kasutab keelatud teenuseid?", vaid: "Me läheme üle ja ei taha, et keegi midagi kaotaks. Milliseid programme, saite ja rakendusi sina oma töö jaoks kasutad, ka siis, kui oled need ise korraldanud?" Lühike nimekiri näidetega aitab inimestel meenutada.
Iga rea kohta: viis välja
Kirjuta iga ülevaate rea kohta üles viis asja:
- Praegune teenus: näiteks "Gmail Google Workspace'i kaudu".
- Maht: võimalikult konkreetselt, näiteks "12 postkasti, kokku 38 GB" või "3 jagatud kalendrit".
- Omanik: kes selle üle otsustab ja teab, kuidas see töötab? See on keegi, kellel on nimi, mitte "kõik".
- Eesmärk: mis sellega edaspidi juhtub? Üleviimine uude teenusesse, lõpetamine, arhiveerimine või ajutiselt praeguseks jätmine.
- Olulisus: kõrge (ilma selleta ei saa organisatsioon töötada), keskmine või madal.
Näide mõnest reast pagarikoja juures:
| Osa | Praegune teenus | Maht | Omanik | Eesmärk | Olulisus |
|---|---|---|---|---|---|
| E-post | Google Workspace, example.com | 12 postkasti, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (kontor) | Üleviimine Euroopa e-posti teenusesse | kõrge |
| Failid | Google Drive, 1 jagatud ketas "Retseptid" | 64 GB, 4 välist jagamist | Sanne | Üleviimine meeskonnakausta | kõrge |
| Seos | Veebilehe tellimisvorm | saadab aadressile bestellingen@ | veebiarendaja | SMTP-seadistuse muutmine | kõrge |
| Seos | Kassasüsteem, sisselogimine Google'iga | 5 kontot | Mo (filiaal) | Oma sisselogimise loomine | kõrge |
| Seos | Kontori skanner | skannib aadressile scan@ | Sanne | Uued SMTP-andmed | keskmine |
| Varju-IT | Pagari isiklik Dropbox | retseptid, 2 GB | Jeroen | Üleviimine meeskonnakausta, seejärel lõpetamine | keskmine |
Ohukohad
- Ainult oma kontot vaadata. Peakasutaja ei näe automaatselt, milliseid rakendusi tavakasutaja on oma kontoga sidunud. Vaata mitme inimese juures.
- Jagatud postkastide unustamine.
info@,facturen@jabestellingen@ei ole sageli eraldi postkastid, vaid alias, jagatud postkast või grupp. Üleminekul peab iga variant õigel viisil üle tulema (tund 4.4). - Litsentside loendamine kasutuse asemel. Kaksteist litsentsi ei tähenda, et kaksteist inimest on aktiivsed. Vaata viimast sisselogimist.
- Omaniku puudumine. Reale, millel pole omanikku, ei tegeleta kunagi.
- Ülevaate uuendamata jätmine. Mida sa migratsiooni käigus avastad, lisa ikkagi ülevaatesse.
Praktikas: kuidas see teenusepakkuja juures välja näeb
Üleminekul WebOké Nextcloudile ja WebOké e-posti paketile saab ülevaatest otsekohe sinu ülesannete nimekiri: juhendis on iga osa kohta kirjas, millist tööriista kasutada (näiteks Import Tool Google'i jaoks, Gegevensmigratie OneDrive'i jaoks, E-posti kolimise tööriist e-posti jaoks) ja millises järjekorras. Teiste Euroopa teenusepakkujate juures kannab tööriist teist nime, aga ülevaade on täpselt sama: see käib sinu organisatsiooni, mitte teenusepakkuja kohta.
Kokkuvõte
- Ülevaade hoiab ära, et unustad ülemineku käigus asju, mida keegi polnud üles kirjutanud.
- Alusta kaheksast osast: e-post, kalender, kontaktid, failid, dokumendid, vestlus ja koosolekud, paroolid, varukoopiad.
- Otsi seoseid: ühekordne sisselogimine, veebileht, seadmed, muu tarkvara, DNS-kirjed, telefonid.
- Küsi kolleegidelt varju-IT kohta nii, et nad vastaksid ausalt.
- Iga rida saab praeguse teenuse, mahu, omaniku, eesmärgi ja olulisuse.
Test
Ülesanne
Ülesanne A3.1: Kas sinu ülevaade on täielik? Täida ülevaate vorm oma organisatsiooni jaoks (või oma isikliku kasutuse jaoks). Programm kontrollib, kas kõik kaheksa osa on olemas, kas oled leidnud vähemalt kolm seost ja kas igal real on praegune teenus, maht, omanik, eesmärk ja olulisus.
Ülesanne E3.1: Ring kolleegide juures. Küsi vähemalt kolmelt inimeselt (või, kui töötad üksi, vaata läbi oma enda seadmed), milliseid programme, saite ja rakendusi nad oma töö jaoks kasutavad. Pane kirja, mida sul veel nimekirjas polnud ja mida sellest õppisid.
Ülesanne E3.1: Ring kolleegide juures
Küsi vähemalt kolmelt kolleegilt (või vaata läbi oma seadmed ja brauser): "Me vahetame teenust ja ei taha, et keegi midagi kaotaks. Milliseid programme, saite ja rakendusi sina oma töös kasutad, isegi kui oled need ise korraldanud?" A3.1 mall on selle ülesande juures.
Su linnukesed ja märkmed jäävad ainult sellesse brauserisse, me ei saada neid kuhugi. Kui oled sisse loginud, salvestame Minu kursustes ainult info, et tegid ülesande ära.
Loe edasi
Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste teenusepakkujate juures töötab see sarnaselt.