Andmete, kasutajate ja omandi loendamine

Moodul 3: Olukorra kaardistamine ja planeerimine · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda tundi oskad kindlaks teha oma andmete mahu teenuse ja kasutaja kaupa, otsustada, kes on milliste andmete omanik, ning teha eelnevalt koristust, et üleminek läheks kiiremini ja turvalisemalt.

Põhimõisted: salvestusruumi kasutus, postkasti maht, isiklik salvestusruum, jagatud draiv või tiimisait, väline jagamine, litsents, aktiivne kasutaja, andmete omanik, haldur, koristamine, säilitamiskohustus

Miks loendada?

Tunnist 3.1 saadud ülevaatest tead, mis sul on. Nüüd on vaja teada, kui palju ja kelle oma. Selleks on kolm põhjust:

1. Kas mahub ära? Sinu uus pakett peab olema piisavalt suur, arvestades ka järgnevate aastate kasvu.
2. Kui kaua see aega võtab? Kirjade ja failide kopeerimine toimub kindla kiirusega. Kümnete gigabaitide kopeerimine võtab tunde kuni päevi, ja sadade tuhandete kirjadega postkast võtab rohkem aega kui postkast kümne suure manusega.
3. Kes otsustab? Iga kausta ja iga postkasti kohta peab keegi ütlema: see läheb kaasa, see võib minna.

Salvestusruum teenuse ja kasutaja kaupa

Suured pilveteenused näitavad haldusportaalis, kui palju salvestusruumi kasutatakse, enamasti jaotatuna kirjade, failide ja fotode järgi ning kasutaja kaupa. Google Workspace'is ja Microsoft 365-s leiad selle halduskeskkonnast aruannete või salvestusruumi ülevaate alt; täpsed menüünimed muutuvad aeg-ajalt, seega otsi oma teenuse abiinfost väljendit "storage usage" või "salvestusruumi kasutus".

Märgi üles iga kasutaja kohta:

Vaata ka viimast sisselogimist. Kontod, mida pole kuude kaupa kasutatud, kuuluvad sageli inimestele, kes on lahkunud. Neid ei vii sa üle tavalise kontona, vaid arhiveerid andmed või annad need üle kolleegile.

Kas sul pole haldusportaali, näiteks sellepärast, et igaühel on omaette tasuta postkast? Siis vaatab iga inimene ise: kirjade või salvestusruumi seadetest näeb, kui palju ruumi on kasutuses.

Jagatud salvestusruum kuulub organisatsioonile

Enamikus teenustes on vahe:

• isiklik salvestusruum: ühe inimese failid, ka siis, kui ta jagab neid teistega. Google'is kannab see nime "Minu Drive", Microsoftil OneDrive.
• jagatud salvestusruum, mis kuulub tiimile või organisatsioonile: Google'is jagatud draiv, Microsoftil SharePointi tiimisait või failid Teamsi kanalis.

See erinevus on oluline. Kolleegi isiklikus salvestusruumis olev fail kaob, kui tema konto suletakse, isegi kui kogu tiim seda kasutas. Jagatud salvestusruumis olev fail jääb alles. Üleminekul tahad, et ühised failid jõuaksid uues teenuses samuti jagatud salvestusruumi: Nextcloudis näiteks tiimikausta (tund 6.2).

Uuri seetõttu iga olulise kausta kohta välja, kus ta praegu asub. Sageli selgub, et kaust "Kliendid" asub tegelikult pagariäri omaniku isiklikus Drive'is ja on kõigiga jagatud. Sel juhul on see inimene omanik ning ta peab selle ise eksportima, või peab haldur omandi esmalt üle kandma.

Välised jagamised

Väline jagamine on fail või kaust, mille oled jaganud kellegagi väljaspool oma organisatsiooni, või avalik link. Need ei lähe ülemineku puhul peaaegu kunagi kaasa: link toimib ainult vana teenuse juures. Märgi seetõttu üles:

• millised kaustad on jagatud klientide, tarnijate või raamatupidajaga;
• millised avalikud lingid on olemas ja kas neid on veel vaja;
• mis on jagatud sinuga: teiste kaustad, mida näed enda Drive'is, ei asu sinu salvestusruumis ega lähe seega kaasa.

Viimane punkt üllatab paljusid. "Jagatud minuga" ei tähenda enda koopiat. Kui tahad midagi säilitada, tee endale koopia või küsi omanikult.

Koristamine enne kolimist

Migratsioonitööriistad võtavad kaasa kõik, mille neile annad. Mida sa ei soovi säilitada, on mõistlik eelnevalt ära visata. Eelnev koristamine:

• kiirendab kopeerimist;
• lihtsustab hilisemat kontrolli (vähem loendamist);
• vähendab riski: andmed, mida sul pole, ei saa ka lekkida.

Ära viska aga ära midagi, mida sa pead säilitama. Hollandis kehtib maksuameti jaoks üldiselt raamatupidamise seitsmeaastane säilitamiskohustus (artikkel 52 lõige 4, Hollandi üldine riiklike maksude seadus), teatud andmete, näiteks kinnisvara kohta, kümneaastane. Personaliandmetele ja meditsiinilistele andmetele kehtivad teised tähtajad. Sinu riigis võivad kehtida teistsugused säilitamistähtajad; kahtluse korral küsi oma raamatupidajalt või juristilt. Mida pead säilitama, kuid ei kasuta igapäevaselt, võid ka arhiveerida: hoida eraldi, näiteks piiratud juurdepääsuga arhiivikaustas.

Ja vastupidi: isikuandmed, mida sul enam vaja pole, ei tohiks isikuandmete kaitse üldmääruse järgi säilitada (säilitamise piiramise põhimõte, artikkel 5 lõike 1 punkt e). Üleminek on hea hetk selle koristamiseks.

Kui kaua kopeerimine aega võtab?

Ligikaudne hinnang aitab planeerimisel (tund 3.3). Kiirus sõltub vanast teenusest (mis sageli piirab päringute arvu minutis), uuest teenusest ja failide arvust. Planeerimisel arvesta varuga:

• palju väikeseid faile või kirju liigub aeglasemalt kui vähe suuri;
• suure postkasti esimene kopeerimine võib kesta öö või kauem; teine ring (ainult uued kirjad) läheb kiiresti;
• tee proov ühe postkasti ja ühe kaustaga ning arvuta selle proovi põhjal edasi.

Litsentsid ja kasutajad

Loenda ka litsentsid: mitu kasutajat, mis liiki (näiteks kontoripaketiga või ilma) ja kuni millal need kehtivad. Uues teenuses valid iga inimese jaoks, mida tal vaja on. Mitte kõigil pole vaja veebipõhist kontoripaketti ega videokõnede võimalust.

Fikseeri ka see, kes saab edaspidi halduriks. Haldur loob kontosid ja seab õigusi. See on midagi muud kui andmete omanik: kolleeg, kelle postkast see on. Hea reegel: vähemalt kaks haldurit, ja haldurid ei vaata teiste andmeid, kui see pole kokku lepitud (tund 7.3).

Praktikas: kuidas see pakkuja juures välja näeb

WebOké Nextcloudis näed oma salvestusruumi kahes kohas: vasakul all rakenduses Failid enda jaoks, ja halduina Minu WebOké's kogu paketi jaoks. Tiimikaustas olevad failid ei lähe ühegi inimese arvestusse ja failid, mida keegi sinuga jagab, lähevad omaniku arvestusse. Kasutajaid loob Kasutajahalduses; sealt näed ka viimast sisselogimist. Teiste pakkujate juures asuvad need ülevaated mujal, kuid põhimõte on sama.

Kokkuvõte

• Loenda teenuse ja kasutaja kaupa, kui palju kirju ja faile on, ning vaata viimast sisselogimist.
• Jagatud salvestusruum (jagatud draiv, tiimisait) kuulub organisatsioonile; isiklik salvestusruum kaob koos kontoga.
• Välised jagamised ja "jagatud minuga" ei lähe kaasa: märgi need üles.
• Koorista eelnevalt, kuid austa säilitamiskohustusi; arhiveeri, mida pead säilitama.
• Fikseeri litsentsid, haldurid ja andmete omanikud; vähemalt kaks haldurit.

Test

Ülesanne

Ülesanne E3.2: Sinu organisatsiooni numbrid. Leia iga kasutaja kohta kirjade ja failide salvestusruumi maht, viimane sisselogimine ja kas konto läheb üle. Uuri oma kolme olulisima ühise kausta kohta välja, kas need asuvad isiklikus või jagatud salvestusruumis, ning kes on omanik. Märgi üles välised jagamised, mida on veel vaja.

Lisalugemine

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste pakkujate juures toimib see sarnaselt.

• Nextcloudi juhend 6.4: Salvestusruumi vaatamine: mis loetakse kaasa ja mis mitte
• Nextcloudi juhend 14.2: Kasutajate loomine, muutmine, väljalülitamine ja kustutamine
• Nextcloudi juhend 5.10: Omandi üleandmine, kui kolleeg lahkub
• Nextcloudi juhend 14.7: Õigused: kes haldab sinu Nextcloudis mida?
• Isikuandmete kaitse üldmäärus, artikkel 5 lõike 1 punkt e (säilitamise piiramine); Hollandi maksuamet, raamatupidamise säilitamiskohustus: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren