Õiguste ja jagamise ülesehitamine uuesti

Moodul 6: Failid ja dokumendid · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda tundi oskad kujundada uue jagamisstruktuuri õiguste maatriksi, tiimikaustade ja turvaliste avalike linkidega, selle asemel et vanu jagamisi üks ühele uuesti üles ehitada.

Põhimõisted: omanik, jagatud kaust, tiimikaust (grupikaust), jagamine kasutaja, grupi või tiimiga, lugemisõigus, redigeerimisõigus, avalik link, parool, aegumiskuupäev, allalaadimislimiit, jagamine e-posti teel, föderatiivne jagamine, failipäring, õiguste maatriks, omandi üleandmine

Jagamised ei tule kaasa

Peaaegu iga ülemineku puhul on see suurim üllatus: failid tulevad kaasa, jagamised mitte. Kes Google'is või Microsoftis jagas kausta kolleegiga, saatis avaliku lingi kliendile või lasi tarnijal kaasa vaadata, peab selle uues pilves uuesti tegema. Migratsioonitööriist ei tunne sinu uue pilve inimesi ja Google'i avalik link on Google'i aadressiga, mis pärast lepingu lõpetamist enam ei tööta.

See tundub lisatööna, aga see on ka võimalus. Aastatepikkuse jagamise järel on vana olukord sageli sasipundar: kaustad on jagatud endiste töötajatega, paroolita lingid on olnud avatud juba kolm aastat ja keegi ei tea enam, kellel mida lubatud on. Bakkerij De Korrelis selgus, et kaust "Personal", kus olid lepingud ja palgalehed, oli endiselt jagatud kahe aasta taguse praktikandiga. Üleminek on hetk, mil see korda teha.

Kelle oma on kaust?

Igas pilves on fail või kaust kellegi oma: see on omanik. Jagamine tähendab, et omanik annab teistele juurdepääsu. Sellel on kaks tagajärge:

1. Kui omanik lahkub, jääb kaust ohtu. Kui tema konto kustutatakse, kaovad tema failid, isegi kui sada kolleegi nendega töötasid. Seetõttu tuleb enne omand üle anda.
2. Maht arvestatakse omaniku juures. See, mida kolleegid sinu jagatud kausta panevad, võtab maha sinu mahust.

Kõige jaoks, mis kuulub organisatsioonile ja mitte ühele inimesele, kasuta seetõttu tiimikausta (teistes teenustes nimetatakse seda ka grupikaustaks, jagatud draiviks või projektiruumiks). See kuulub tiimile. Inimesed tulevad ja lähevad, kaust jääb.

Kavanda kõigepealt: õiguste maatriks

Ära ehita pimesi üles sama, mis oli varem. Tee kõigepealt õiguste maatriks: tabel, kus ridades on organisatsiooni kaustad, veergudes grupid ja igas lahtris see, mida see grupp tohib. Tööta gruppide või tiimidega, mitte üksikute nimedega. Siis piisab uue kolleegi puhul grupi kohandamisest.

Bakkerij De Korreli maatriks:

Kolm reeglit:

• Võimalikult vähe õigusi. Lugemine on vaikimisi õigus; redigeerimine ainult neile, kes seda tõesti vajavad. See piirab ka kahju, kui konto võetakse üle või kui keegi kogemata kausta tühjaks teeb.
• Tundlikud kaustad eraldi. Personalitoimikud, terviseandmed ja raamatupidamine kuuluvad eraldi kaustadesse väikese grupiga.
• Üks omanik kausta kohta. Leppige kokku, kes kausta haldab ja kes otsustab, kellel on sinna juurdepääs, ka tiimikausta puhul.

Jagamine organisatsiooni sees ja väljaspool

Uues pilves jagad kasutaja, grupi või tiimiga. Valid lugemis- või redigeerimisõiguse ning sageli ka üksikasjad, nagu kustutamise või edasi jagamise luba.

Organisatsioonist väljaspool olevate inimeste jaoks on rohkem võimalusi:

• Avalik link. Igaüks, kellel on link, pääseb ligi, isegi kui link saadetakse edasi. Pane kõigele, mis pole tõesti avalik, parool ja saada see teise kanali kaudu (link e-postiga, parool SMS-i või telefoni teel). Sea aegumiskuupäev ja võimaluse korral allalaadimislimiit.
• Jagamine e-posti teel. Saaja saab isikliku lingi e-postiga, ilma kontota. Kasulik raamatupidaja või kliendi jaoks.
• Failipäring (ka failikukkumine või üleslaadimislink). Teine pool saab ainult faile üles laadida, mitte näha, mis seal juba on. Ideaalne, et laske kliendil dokumente esitada.
• Föderatiivne jagamine. Nextcloudi ja teiste teenuste puhul, mis järgivad avatud standardit Open Cloud Mesh, jagad otse kellegagi teises serveris, ilma avaliku lingita. Teine näeb kausta oma pilves.

Link, millel on "allalaadimine peidetud", tundub turvaline, aga see ei peata midagi: vaadata saab ikka ja ka ekraanipilti teha saab. Ära loota sellele salajaste dokumentide puhul.

Teavita väliseid osapooli, et midagi muutub

Ära unusta inimesi väljaspool organisatsiooni. Bakkerij De Korrelis olid need raamatupidaja (kaust arvetega), trükikoda (kaust kujundustega) ja kaks püsiklienti tellimuslehega. Nende vanad Google'i lingid ei tööta pärast lepingu lõpetamist enam.

1. Otsi oma vanast teenusest kõik avalikud lingid ja välised jagamised üles. Google Drive'il ja OneDrive'il on selleks ülevaade (organisatsiooni puhul ka haldusosas).
2. Otsusta iga lingi kohta, kas see on veel vajalik. Sageli on vastus ei.
3. Tee vajalikud lingid uuesti uues pilves, seekord parooli ja aegumiskuupäevaga.
4. Saada välisele osapoolele uus link koos lühikese selgituse ja kuupäevaga, mil vana lakkab töötamast.

Lahkumine ja üleandmine

Õigused püsivad korras ainult siis, kui neid jälgid. Kirjuta oma töölt lahkumise protsessis (tund 7.3) kirja:

• Isiklikud kaustad, mida veel vajatakse: omand üle anda järeltulijale, enne konto blokeerimist.
• Konto kõigepealt blokeerida, alles pärast kontrolli kustutada. Kustutatud konto kaob koos kõigi failidega.
• Eemalda lahkuja kõigist gruppidest ja tiimidest ning tühista tema avalikud lingid.

Tee iga poole aasta tagant lühike ülevaade: kas maatriks veel vastab tõele ja millised avalikud lingid on veel avatud?

Praktikas: nii näeb see välja ühe pakkuja juures

WebOké Nextcloudis jagad faili või kausta üksikasjades vahekaardilt Jaga. Seal otsid kasutaja, grupi või tiimi või teed avaliku lingi plussimärgiga Loo avalik link juures. Kohenda linki ja Lisavalikud all määrad parooli, aegumiskuupäeva ja allalaadimislimiidi. Tiimikaustad asuvad Failid menüüs vasakul; tiimikausta taotled WebOké-lt tugiteenuse kaudu ja seod selle rakenduses Tiimid oleva tiimiga. Omandi üleandmise teeb omanik ise, Seadistused, Jagamine all.

Teistel Nextcloudi pakkujatel saab haldur sageli ise grupikaustu luua. Teised Euroopa pilved nimetavad seda teisiti (jagatud ruum, projektikaust), kuid valikud on samad: kelle oma kaust on, kellel on mida lubatud ja kui turvaline on link.

Kokkuvõte

• Jagamised ja avalikud lingid ei tule ülemineku käigus kaasa. Ehita need teadlikult uuesti üles.
• Tee kõigepealt õiguste maatriks gruppidega ja võimalikult vähe õigustega.
• Kõik, mis kuulub organisatsioonile, kuulub tiimikausta, mitte ühe töötaja isiklikku kausta.
• Avalikud lingid: parool teise kanali kaudu, aegumiskuupäev ja võimaluse korral allalaadimislimiit.
• Teavita väliseid osapooli, et nende link muutub, ja jälgi õigusi kindla töölt lahkumise protsessiga.

Test

Ülesanne

Ülesanne A6.2: Turvalise jagamislingi kontrollimine. Tee oma uues pilves avalik testlink kahjutu testfaili juurde, koos parooli ja aegumiskuupäevaga. Kleebi link (mitte parool). Programm kontrollib, kas link töötab https kaudu ja kas faili pole ilma paroolita võimalik näha ega alla laadida.

Ülesanne E6.2: Sinu õiguste maatriks. Tee oma organisatsiooni jaoks õiguste maatriks (kaustad, grupid, õigused), määra igale kaustale omanik ja koosta nimekiri välistest osapooltest, kes vajavad uut linki.

Rohkem lugemist

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste pakkujate juures töötab see sarnaselt.

• Nextcloudi juhend 5.1: Jagamine kasutajaga samast Nextcloud'ist
• Nextcloudi juhend 5.2: Avaliku lingi loomine: vaatamine, muutmine, salasõna, aegumise kuupäev ja allalaadimiste piirang
• Nextcloudi juhend 5.3: Failide vastuvõtmine: failide vastuvõtukaust ja failipäring
• Nextcloudi juhend 5.5: Tiimide loomine ja kausta jagamine kogu tiimiga
• Nextcloudi juhend 5.6: Tiimikaustad: ühine kaust, mis kuulub tiimile
• Nextcloudi juhend 5.7: Jagamine kellegagi teises Nextcloudis (föderatiivne jagamine)
• Nextcloudi juhend 5.10: Omandi üleandmine, kui kolleeg lahkub
• Nextcloudi juhend 16.7: Kolleeg lahkub: failide, kalendri ja jagatud kaustade turvaline ülevõtmine