Väljumisstrateegia kehtib ka su uue pilve kohta

Moodul 8: Varukoopiad, lahkumine ja haldus · Lugemisaeg: 11 minutit

Õpieesmärk: pärast seda tundi oskad koostada ja testida väljumisstrateegiat, nii et saad ka oma uue teenusepakkuja juurest hiljem kahjudeta lahkuda, ning tead, millised õigused annavad sulle selleks IKÜM ja Euroopa Data Act.

Põhimõisted: väljumisstrateegia, väljumistest, ekspordiformaat, avatud standard, ülesütlemistähtaeg, üleminekuperiood, andmete tagastamine ja kustutamine, IKÜM art 28 lg 3 punkt g, EL Data Act (määrus (EL) 2023/2854), ülemineku õigus, ülemineku kulud, domeeninimi enda haldusalas

Miks juba praegu mõelda lahkumisele?

Oled just üle läinud või alles üleminekul. Miks peaksid juba praegu mõtlema järgmisele üleminekule? Sest muidu õpid selle kursuse õppetunni viie aasta pärast uuesti. Oma vana teenuse juures põrkasid vastu müüre (tund 2.3): failid omaette formaadis, vestlused, mida ei saanud kaasa võtta, sisselogimine konto kaudu, mida tahtsid sulgeda. Väljumisstrateegia tagab, et sa neid müüre oma uue teenuse juures uuesti üles ei ehita.

On ka põhjusi, mida sa ise ei vali: teenusepakkuja ostetakse üle (näiteks ettevõtte poolt väljastpoolt ELi, mistõttu tunni 2.1 küsimustele tulevad äkki hoopis teised vastused), tõstab hinda järsult, lõpetab teenuse pakkumise või läheb pankrotti. Kellel on plaan, saab rahulikult valida. Kellel plaani pole, peab kolima ajasurve all.

Väljumisstrateegia kolm kihti

Esimene kiht, tehniline: kas saad oma andmed kätte, kasutuskõlblikus formaadis?

Iga osa kohta pane kirja, kuidas sa selle ekspordid ja millises formaadis. Teenusel, mis kasutab avatud standardeid (tund 2.2), on see ülevaatlik:

Teine kiht, lepinguline: mis on su kokkulepetes lahkumise kohta kirjas?

Loe seda lepingu sõlmimisel, mitte ülesütlemisel: ülesütlemistähtaeg, kas pääsed selle tähtaja jooksul ikka täielikult oma andmetele ligi, kui kaua saad pärast lõppu veel oma andmeid kätte, ning millal ja kuidas need kustutatakse. Kas tahad saada kustutamise kinnitust?

Kolmas kiht, organisatsiooniline: kes teab, kuidas toimida?

Plaan, mis on ainult ühe kolleegi peas, ei ole plaan. Pane väljumisstrateegia kirja dokumendina oma haldusse, koos haldajate ja halduskonto sisselogimisandmetega (paroolihalduris, tund 7.4).

Mida reguleerib IKÜM

Kui kasutad teenust teiste inimeste isikuandmete jaoks (kliendid, liikmed, töötajad), on teenusepakkuja su volitatud töötleja ja sõlmid isikuandmete töötlemise lepingu (tund 9.2). IKÜM artikkel 28 lõike 3 punkt g ütleb, et selles lepingus peab olema kirjas, et volitatud töötleja pärast teenuse lõppu, sinu valikul, kustutab kõik isikuandmed või tagastab need sulle, ning kustutab olemasolevad koopiad, välja arvatud juhul, kui seadus nõuab säilitamist. See on su seaduslik alus, mille põhjal saad lahkudes oma andmed tagasi ja saad need seejärel kustutada lasta. Küsi seda kustutamist ka tegelikult ja palu selle kohta kinnitust.

See on selgitus, mitte õigusnõustamine. Kui kahtled oma olukorra osas, küsi nõu juristilt või oma andmekaitseametnikult.

Mida reguleerib EL Data Act

Alates 12. septembrist 2025 kehtib EL Data Act (määrus (EL) 2023/2854). VI peatükk (artiklid 23 kuni 31) käsitleb pilveteenuste vahel üleminekut ning kehtib niinimetatud andmetöötlusteenuste pakkujatele, sealhulgas tavapärastele veebiteenustele salvestamiseks, meiliks ja koostööks. Peamised punktid:

• Teenusepakkuja peab üleminekut võimaldama ja takistused kõrvaldama (art 23) ning üleminekut puudutavad kokkulepped peavad olema kirjas kirjalikus lepingus (art 25).
• Ülemineku alustamise ülesütlemistähtaeg on kõige rohkem kaks kuud (art 25 lg 2 punkt d).
• Seejärel järgneb kõige rohkem 30 kalendripäeva kestev üleminekuperiood, mille jooksul teenusepakkuja aitab ja teenus jätkub (art 25 lg 2 punkt a). Kui see pole tehniliselt teostatav, peab teenusepakkuja sellest teatama 14 tööpäeva jooksul ning võib välja pakkuda pikema, kõige rohkem seitsmekuulise perioodi (art 25 lg 4). Üleminekuperioodi saad ühe korra pikendada (art 25 lg 5).
• Pärast üleminekuperioodi on sul vähemalt 30 kalendripäeva oma andmete kättesaamiseks (art 25 lg 2 punkt g) ning seejärel peab teenusepakkuja kõik täielikult kustutama (punkt h).
• Teenusepakkuja peab eelnevalt kirjeldama, milliseid andmeid saad kaasa võtta ja millistes formaatides (art 25 lg 2 punkt e ja art 26).
• Ülemineku kulud: kuni 12. jaanuarini 2027 tohib teenusepakkuja küsida ainult vähendatud tasu, mis ei ületa tema enda kulusid; alates 12. jaanuarist 2027 ei tohi ta ülemineku eest üldse tasu küsida (art 29). Tavapärased tellimustasud ja ennetähtaegse ülesütlemise trahv selle alla ei kuulu.

Esineb ka erandeid, näiteks teenustele, mis on suures osas ehitatud ühe konkreetse kliendi jaoks, ja testversioonidele (art 31). Data Act muudab seega ülemineku lihtsamaks, kuid ei ekspordi su andmeid sinu eest ära. Ekspordiformaat, mida keegi teine lugeda ei oska, jääb ikka probleemiks, seetõttu loevad avatud standardid endiselt.

Su domeeninimi: kõige olulisem võti

Üks asi teeb iga väljumise palju lihtsamaks: oma domeeninimi, enda haldusalas. Kui su meiliaadress on info@example.com ja domeeninimi on sinu organisatsiooni nimel, saad meili kolida mis tahes teenusepakkuja juurde, muutes MX-kirjeid (tund 4.3). Kui su aadress on bakkerijdekorrel@gmail.com või kui domeeninimi on seotud teenusepakkuja kontoga, kaotad lahkudes oma aadressi või sõltud tema koostöövalmidusest.

Kontrolli seega:

• kas domeeninimi on organisatsiooni (omaniku) nimel, mitte endise töötaja või veebiarendaja nimel;
• tead, millise registripidaja juures see on ja kuidas küsida ülekandekoodi;
• kas su pilveteenus kasutab aadressi su enda domeenil, näiteks cloud.example.com, nii et rakendused ja lingid ei sõltu teenusepakkuja aadressist.

Väljumistest

Väljumisstrateegiat testid samamoodi nagu varukoopiat: tehes seda päriselt, väikeses mahus. Bakkerij De Korrelis teeb Ruud seda korra aastas, rahulikul pärastlõunal:

1. Ta ekspordib ühe dokumentide kausta, ühise kalendri "Bezorging" (ICS) ja aadressiraamatu "Leveranciers" (vCard).
2. Ta avab need failid teises keskkonnas: teises kalendrirakenduses, teises aadressiraamatus, teises kontoripaketis.
3. Ta kontrollib: kas kohtumised tulevad õigete aegade ja korduvustega üle? Kas telefoninumbrid on õigete nimede juures? Kas dokumendid avanevad õige vormistusega?
4. Ta paneb kirja, mis ei töötanud, ja kohandab strateegiat.

Ülesandes A8.2 laseb programm seda automaatselt kontrollida.

Praktikas: nii näeb see välja ühe teenusepakkuja juures

WebOké Nextcloud töötab avatud standarditega: oma failid saad kätte töölaua rakenduse või WebDAV abil, kalendrid ekspordid ICS-ina ja kontaktid vCardina, ning dokumendid asuvad su failides docx, xlsx, pptx või odt kujul. Juhendis on kirjeldatud ka seda, kuidas tulla üle teisest Nextcloudi teenusepakkujast töölaua rakenduse ning ICS- ja vCard-failide abil; sama tee töötab ka vastupidi. Meil asub meilipaketis, mille saad IMAP-i abil kopeerida mis tahes teisele teenusepakkujale. Domeeninimesid saad ülekandekoodiga viia teise registripidaja juurde.

Teiste Euroopa teenusepakkujate juures töötab see sarnaselt, kui nad kasutavad samu avatud standardeid. Küsi seda üle enne lepingu allkirjastamist.

Kokkuvõte

• Planeeri oma lahkumine juba alguses: tehniliselt (ekspordiformaadid), lepinguliselt (ülesütlemine, tagastamine, kustutamine) ja organisatsiooniliselt (kes teab, kuidas).
• IKÜM art 28 lg 3 punkt g: pärast lõppu andmed tagastada või kustutada, sinu valikul.
• Data Act: ülesütlemistähtaeg kõige rohkem kaks kuud, üleminekuperiood kõige rohkem 30 päeva (erandlikult seitse kuud), vähemalt 30 päeva andmete kättesaamiseks ning alates 12. jaanuarist 2027 ilma ülemineku kuludeta.
• Oma domeeninimi enda haldusalas on iga väljumise kõige olulisem võti.
• Testi oma väljumist korra aastas väikeses mahus.

Test

Ülesanne

Ülesanne A8.2: Väljumistest automaatse kontrolliga. Ekspordi oma uuest teenusest üks kalender (ICS), üks aadressiraamat (vCard) ja mõned dokumendid ning laadi need üles zip-failina või eraldi failidena. Programm kontrollib, kas failid on kehtivad ja avatud või tavapärases formaadis, ning võrdleb loendeid sinu enda esitatud arvudega.

Ülesanne E8.2: Sinu väljumisstrateegia ühel lehel. Täida iga osa kohta, kuidas sa ekspordid ja millises formaadis, otsi oma lepingust või üldtingimustest ülesütlemistähtaeg ning kokkulepped tagastamise ja kustutamise kohta, ning kontrolli, kelle nimel su domeeninimi on.

Rohkem lugemist

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste teenusepakkujate juures töötab see sarnaselt.

• Nextcloudi juhend 13.7: Nextcloud Free'ist tasulisele paketile üleminek, või üleminek teiselt Nextcloud'i pakkujalt
• Nextcloudi juhend 14.5: Sinu Nextcloud oma domeenil (cloud.sinufirma.ee)
• WebOké juhend 5.12: Domeeni mujale kolimine: autoriseerimiskood (EPP) ja ülekandelukk
• WebOké juhend 11.7: Privaatsus: sinu andmete allalaadimine või kustutamine
• Määrus (EL) 2023/2854 (Data Act), VI peatükk, artiklid 23 kuni 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• IKÜM (määrus (EL) 2016/679), artikkel 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679