Vestlus ja koosolekud

Moodul 7: Koostöö, rakendused ja turvalisus · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: pärast seda tundi oskad valida Euroopa alternatiivi vestlusele ja videokõnedele ning korraldada ülemineku Teamsist, Slackist või Zoomist, sealhulgas otsustada, mis saab vestlusajaloost.

Põhimõisted: vestlus, jutuajamine või kanal, videokoosolek, külaline ilma kontota, ooteruum (lobby), moderaator, transpordikrüpteering, otspunktkrüpteering, vestlusajalugu, säilitamiskohustus, avatud standard (Matrix), ise hostimine

Miks on vestlus kõige keerulisem osa

Meilil, kalendritel ja failidel on avatud standardid: IMAP, CalDAV, WebDAV. Neid saab kopeerida ühe teenusepakkuja juurest teise juurde. Vestluse ja koosolekute puhul on asi teine. Microsoft Teamsil, Slackil, Zoomil ja WhatsAppil on igaühel oma süsteem. Teamsi jutuajamist ei saa "importida" mõnda teise vestlusrakendusse. Niisiis alustad otsast peale.

See kõlab hullemini, kui tegelikult on. Bakkerij De Korrel'i jaoks on tegu kolme asjaga: kiire küsimus kolleegile ("kas kaneelisaiad on juba valmis?"), kord nädalas arutelu koduste pagaritega planeerimise üle ja aeg-ajalt videokõne kliendi või tarnijaga. Seda saab teha igas tänapäevases vestlusrakenduses. Keeruline osa on harjumustes ja vanades sõnumites.

Mida sul vaja on? Neli küsimust

Enne programmi valimist vasta neljale küsimusele:

Euroopa ja avatud alternatiivid

Lahendusi on umbes kahte sorti: vestlus ja kõned pilvekeskkonna osana ning eraldiseisvad programmid.

Kaks asja torkavad silma. Šveits ja Ühendkuningriik ei ole ELi liikmed. Mõlema riigi kohta on Euroopa Komisjon teinud piisavuse otsuse: andmed tohivad sinna minna ilma lisameetmeteta (tund 2.1). Ja "avatud lähtekoodiga, arendab Ameerika ettevõte" (Jitsi) tähendab midagi muud kui "Ameerika ettevõtte teenus". Kui käitad Jitsit oma serveris või Euroopa teenusepakkuja juures, ei liigu su vestlus 8x8 kaudu. Tarkvara kuulub kõigile; teenuse pakub see, kes serverit käitab.

Transport, otspunktkrüpteering ja see, kes serverit käitab

Peaaegu kõik programmid krüpteerivad ühenduse su seadme ja serveri vahel. Seda nimetatakse transpordikrüpteeringuks. Keegi samas wifi-võrgus ei saa siis kaasa lugeda, aga server ise saab seda põhimõtteliselt teha.

Otspunktkrüpteeringu korral saavad vestlust lugeda või kuulda ainult osalejad, mitte ka serveri haldaja. Threema ja Wire teevad seda vaikimisi. Matrix suudab seda vestluse kaupa ja Elementis on see privaatvestluste puhul vaikimisi sees. Nextcloudi suhtlusrakenduse ja Jitsi puhul sõltub see versioonist ja serveri seadistusest. Eelda, et serveri haldaja näeb vestlussõnumeid, kui su teenusepakkuja ei ütle kirjalikult teisiti.

Pagaritöökojale, kes arutab planeerimist, piisab enamasti transpordikrüpteeringust, tingimusel et server asub usaldusväärse partneri juures, kes kuulub Euroopa õiguse alla. Kui arutad meditsiinilisi andmeid või konfidentsiaalseid läbirääkimisi, kaalub otspunktkrüpteering rohkem.

Külalised, ooteruum ja moderaatorid

Klientidel ja tarnijatel ei ole sinu keskkonnas kontot. Selleks on külalislink: igaüks, kellel on link, saab brauseri kaudu liituda ilma midagi paigaldamata. See on mugav, aga samas ka risk, sest linki saab edasi saata.

Kolm harjumust teevad selle turvaliseks:

1. Pane lingile parool ja saada see teise kanali kaudu, näiteks SMS-iga.
2. Kasuta ooteruumi (lobby): külalised ootavad, kuni moderaator koosoleku avab ja nad sisse laseb.
3. Lülita külalisjuurdepääs pärast koosolekut välja või loo iga koosoleku jaoks uus vestlus.

Mida teha vana vestlusajalooga?

Teamsi, Slacki või WhatsAppi sõnumid ei lähe kaasa. Seepärast otsusta eelnevalt:

• Mis peab säilima? Kokkulepped klientidega, otsused, pakkumised, mida vestluses arutati. Need ei peaks tegelikult olema ainult vestluses. Pane need dokumenti või meili, enne kui üle lähed.
• Mis võib kaduda? Enamik: "jään 5 minutit hiljaks", lõunapildid, juhuslikud küsimused.
• Kuidas säilitad ülejäänut? Teamsil ja Slackil on haldurite jaoks eksportfunktsioonid (Microsoft 365-s eDiscovery kaudu, Slackis tööruumi eksportfunktsiooni kaudu, olenevalt su tellimusest). Saad siis failid (sageli JSON või HTML formaadis), mida hoiad arhiivina piiratud juurdepääsuga kaustas. Otsitavaks su uues vestlusrakenduses need ei muutu.
• Kui kaua? Hoia arhiivi nii kaua, kui vajad seda oma raamatupidamise või kokkulepete jaoks, ja mitte kauem. Kui seal on isikuandmeid, kehtib arhiivi kohta ka isikuandmete kaitse üldmäärus (IKÜM, GDPR).

Pane ka eraldi kõrvale failid, mida jagati Teamsi kanalites. Need asuvad Microsoft 365-s enamasti SharePointis või OneDrive'is ja lähevad kaasa failide migratsiooniga (tund 6.1), mitte vestlusega.

Üleminek ise

Vestlusrakendus toimib ainult siis, kui kõik seda kasutavad. Poolik üleminek on kõige halvem: siis ei tea keegi, kus mõni sõnum asub. Seepärast:

1. Vali üks kuupäev, millest alates on uus programm ainus vestlusprogramm.
2. Loo eelnevalt vajalikud vestlused: üks üldine vestlus, üks iga tiimi jaoks (De Korrel'is: "pagarikoda", "pood", "tarne") ja üks nädalakoosoleku jaoks.
3. Lase kõigil paigaldada rakendus telefoni ja arvutisse enne seda kuupäeva (tund 7.2).
4. Pane vanasse programmi kinnitatud sõnum: "Alates esmaspäevast vestleme Talk-rakenduses. Siia enam ei vasta."
5. Pane vana programm mõne nädala pärast ainult lugemiseks ja seejärel lõpeta selle kasutamine.

Praktikas: nii näeb see välja ühe teenusepakkuja juures

Selles näites kasutame Nextcloudi suhtlusrakendust WebOké Nextcloudis. Talk kuulub pakettidesse, millel on Office'i litsents. Avad Talk-rakenduse ülal oleva ikooni kaudu. Avalehel on su vestlused vasakul, nupuga Alusta kohtumist nüüd loo kohe koosolek koos lingiga ja nupuga Kontrolli seadmeid testid kaamerat ja mikrofoni. Külalisjuurdepääsu lülitad iga vestluse kohta sisse valikus Vestluse seadistused, rubriigis Haldus; sealt määrad ka parooli. Ooteruum asub rubriigis Kohtumine. Vestluste salvestamine ja helistamine tavalistele telefoninumbritele ei ole selles keskkonnas võimalik.

Teiste Nextcloudi teenusepakkujate ning Matrixi, Jitsi või BigBlueButtoni teenuste puhul toimib see sarnaselt: külalislink, parool, ooteruum ja moderaatorid võivad kanda teisi nimesid, aga põhimõte on sama.

Kokkuvõte

• Vestlused ei lähe uude programmi kaasa. Pane oluline eelnevalt dokumenti või meili, ülejäänu ekspordi arhiivina.
• Vali nelja küsimuse põhjal: kes, kui palju, mis peab säilima, kui tundlik.
• Transpordikrüpteering kaitseb teel; otspunktkrüpteering kaitseb ka serveri eest. Loeb, kes serverit käitab.
• Turvaline külalistega: parool, ooteruum, külalisjuurdepääs pärast koosolekut välja lülitatud.
• Lähe üle ühel kindlal kuupäeval, rakendused juba eelnevalt paigaldatuna.

Test

Ülesanne

Ülesanne E7.1: Sinu vestlusele ülemineku ettevalmistamine. Vasta selle tunni neljale küsimusele oma organisatsiooni jaoks, koosta nimekiri vestlusgruppidest ja kanalitest, mis sul praegu on, ning määra iga grupi kohta: mis peab säilima, kuhu see pannakse ja milline vestlus uues programmis selle asendab.

Lisalugemist

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste teenusepakkujate juures toimib see sarnaselt.

• Nextcloudi juhend 10.1: Mis on Talk ja kellel see on?
• Nextcloudi juhend 10.3: Videokõned ja koosolekud: kaamera, mikrofon, taust ja käe tõstmine
• Nextcloudi juhend 10.5: Külaliste kutsumine lingi kaudu (ilma kontota)
• Nextcloudi juhend 16.22: Külalised Talk-kohtumisel ooteruumiga (lobby)
• Videokõnede tegemine Nextcloud Talk'is ei tööta: põhjused ja lahendused
• Matrixi spetsifikatsioon: https://spec.matrix.org/