Kontorifailide vormingud: OOXML, ODF ja pdf

Moodul 6: Failid ja dokumendid · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: pärast seda tundi oskad sa selgitada, mis on docx, odt ja pdf tegelikult, miks dokument võib pärast üleminekut teistsugusena välja näha, ning valid koostööks, vahetamiseks ja arhiveerimiseks õige vorminguvorma.

Põhimõisted: failivorming, avatud standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), vanad binaarvormingud (doc, xls, ppt), pdf ja PDF/A (ISO 19005), csv, kirjatüüp, meetriliselt sobiv kirjatüüp, teisendamine

Dokument on kokkulepe

Fail on rida baite. Alles failivorming ütleb programmile, mida need baidid tähendavad: see on pealkiri, see on paks kiri, see on kolme veeruga tabel. Kui see vorming on avalikult kirjeldatud ja kõik tohivad seda kasutada ilma loa või litsentsita, siis räägime avatud standardist (tund 2.2). Siis saavad erinevad programmid sama faili lugeda ja kirjutada, ning sa ei sõltu ühestki konkreetsest tootjast.

Kontoridokumentide jaoks on kaks suurt avatud standardit ja üks vorming salvestamiseks.

OOXML: docx, xlsx ja pptx

Alates Office 2007-st salvestab Microsoft Office dokumente vaikimisi vormingus Office Open XML, lühidalt OOXML. Tunned laiendeid: docx, xlsx ja pptx. Standard on kirjeldatud dokumendis ECMA-376 ja rahvusvahelise normina ISO/IEC 29500.

Docx on tegelikult zip-fail kindla ülesehitusega. Nimeta koopia failist offerte.docx ümber nimeks offerte.zip ja paki see lahti. Siis näed muu hulgas:

[Content_Types].xml        milliseid osi fail sisaldab
word/document.xml          tekst ja vormindus
word/styles.xml            laadid
word/fontTable.xml         dokumendis kasutatavad kirjatüübid
word/media/                pildid
docProps/core.xml          pealkiri, autor, kuupäev

Kaks asja, mida tasub teada. Esiteks on ISO/IEC 29500-l range variant (Strict) ja laiem variant (Transitional), kuhu mahuvad ka vanad Wordi iseärasused; Office kirjutab vaikimisi Transitional-variandi. Teiseks võib docx sisaldada osi, millest saab aru ainult Microsoft Office, näiteks VBA-makrosid (failides docm ja xlsm), ActiveX-nuppe või lisandmooduleid. Vorming on avatud, kuid mitte kõik, mis sinna mahub, ei tööta kõikjal. Sellest räägib tund 6.5.

ODF: odt, ods ja odp

OpenDocument Format (ODF) on välja töötatud standardiorganisatsioonis OASIS ja kirjeldatud normina ISO/IEC 26300. Laiendid on odt (tekst), ods (arvutustabel) ja odp (esitlus). Ka odt on zip-fail. Esimene osa kannab nime mimetype ja sisaldab otse dokumendi liiki, näiteks application/vnd.oasis.opendocument.text. Sisu asub failis content.xml, laadid failis styles.xml.

ODF on LibreOffice'i ja sellel põhinevate paketite, näiteks Collabora Online'i oma vorming. Paljud Euroopa valitsusasutused nimetavad ODF-i eelistatud vorminguks andmevahetuseks ja arhiveerimiseks. Hollandis on ODF Forum Standaardisatie "kasuta või põhjenda" nimekirjas, nagu ka pdf ja PDF/A (Hollandi riiklik soovitus).

Millise vormingu valid?

Mõlemad on avatud standardid. Praktiline erinevus sõltub sellest, kes su koostööpartnerid on ja millist programmi sina kasutad.

Kõige tähtsam reegel: vali iga liigi jaoks üks põhivorming ja pea sellest kinni. Iga kord, kui fail teisendatakse edasi tagasi (docx odt-ks ja tagasi docx-ks), võib midagi nihkesse minna.

Vanad vormingud: doc, xls ja ppt

Enne 2007. aastat loodud failid (doc, xls, ppt) on binaarvormingud: mitte zip koos XML-iga, vaid Microsofti oma failistruktuur. Kaasaegsed kontoripaketid avavad neid endiselt, kuid mitte alati veatult, ning need võivad sisaldada makrosid, ilma et laiend seda reedaks. Soovitus üleminekul: teisenda vanad failid, mida veel kasutad, vorminguks docx, xlsx või pptx (või ODF) ning hoia originaal arhiivina alles.

Pdf ja PDF/A

Pdf on mõeldud selleks, et jäädvustada, kuidas miski välja näeb, ükskõik millises seadmes samamoodi. Muutmine on võimalik, kuid ei ole eesmärk. PDF/A (ISO 19005) on rangem variant arhiveerimiseks: kõik kirjatüübid on faili sees, välisviiteid ega skripte ei tohi olla, nii et fail on iseseisvalt loetav veel pikki aastaid. Vali PDF/A kõige jaoks, mida pead pikalt säilitama, näiteks aastaaruannete jaoks.

Miks dokument võib teistsugusena välja näha

Pärast üleminekut ütlevad kolleegid peagi: "see näeb teistsugune välja". Põhjus on peaaegu alati kirjatüüp. Dokument nimetab oma kirjatüüpi (näiteks Calibri), kuid kirjatüüp ise tavaliselt faili sees ei ole. Programm, mis dokumenti kuvab, peab selle kirjatüübi ise olemas olema. Kui seda ei ole, võtab programm asendaja, ja sellel on teistsugused tähelaiused. Rida jookseb teisiti, tabel läheb laiemaks, lehekülg nihkub edasi.

Tuntumate Microsofti kirjatüüpide jaoks on olemas avatud lähtekoodiga meetriliselt sobivad asendajad: iga täht on täpselt sama laiune, ainult kuju erineb pisut. Siis jookseb su tekst samamoodi.

Kirjatüüpidel nagu Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic või oma firma kujundusliku kirjatüübil sellist asendajat ei ole. Veebipõhine kontorirakendus peab need siis asendama millegagi, mis sarnaneb, ja siis võib tekst teistmoodi joonduda. Bakkerij De Korrel puhul oli see firma kirjaplangi kujunduskirjatüüp. Lahendus: lasta kirjatüüp (kui litsents seda lubab) teenusepakkuja juurde paigaldada, või valida mallis vaba kirjatüüp.

Teised asjad, mis vorminguvahetusel võivad nihkesse minna: väljadega päised ja jaluseid, sisukorrad (vajavad uuesti värskendamist), kommentaarid ja jälgitud muudatused, põimitud objektid, ning arvutustabelites tingimusvormindus ja diagrammid.

Praktikas: nii näeb see välja ühe teenusepakkuja juures

Euro-Office'is WebOké Nextcloudi sees avad docx, xlsx ja pptx ilma teisendamata, samuti odt, ods, odp, rtf, txt, csv ning vanad vormingud doc, xls ja ppt. Käskudega Fail, Laadi alla kui valid muu hulgas DOCX, ODT, PDF või PDF/A; käsuga Salvesta koopia jõuab koopia su Nextcloudi. Tabelis loetletud viie kirjatüübi jaoks on meetriliselt sobivad asendajad serveris olemas. Teistel veebipõhistel kontoripakettidel on sarnased menüüd; millised kirjatüübid neil olemas on, erineb teenusepakkuja kaupa. Küsi seda ette, kui kasutad oma firma kujunduslikku kirjatüüpi.

Kokkuvõte

• docx, xlsx ja pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) ning odt, ods ja odp (ODF, ISO/IEC 26300) on mõlemad avatud standardid ja mõlemad on XML-i sisaldavad zip-failid.
• Vali vorming, mida su kontorirakendus sisemiselt kasutab ja mida su koostööpartnerid tunnevad, ning pea sellest kinni.
• Vanad binaarfailid (doc, xls, ppt) teisenda; originaal hoia alles.
• Pdf jäädvustamiseks, PDF/A pikaks säilitamiseks.
• Nihked tulenevad enamasti kirjatüüpidest; Calibril, Cambrial, Arialil, Times New Romanil ja Courier Newil on meetriliselt sobivad asendajad.

Test

Ülesanne

Ülesanne A6.3: Sinu enda dokumendi vorming ja kirjatüübid. Laadi üles dokument, mida sageli kasutad (näiteks oma kirjamall). Programm ütleb, milline vorming see tegelikult on, millised kirjatüübid selles on ning kas iga kirjatüübi jaoks on olemas meetriliselt sobiv asendaja.

Loe edasi

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké teenuste kohta; teiste teenusepakkujate juures töötab see sarnaselt.

• Euro-Office juhend 1.4: Millised brauserid ja failivormingud töötavad Euro-Office'iga?
• Euro-Office juhend 2.5: Allalaadimine docx, xlsx, pptx, odt või pdf-vormingus
• Euro-Office juhend 12.3: Fondid näevad erinevad välja
• ISO/IEC 29500 ja ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 ja OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, Hollandi avatud standardite nimekiri (ODF, PDF/A)