Kiri ei jõua kohale: tegevuskava

Moodul 6: Tagasitulnud kirjad ja probleemide lahendamine · Lugemisaeg: 11 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda tundi oskad süstemaatiliselt välja selgitada, miks kiri ei jõua kohale või satub rämpsposti, nii saatja kui vastuvõtjana, ning tead, milliseid andmeid vajad, kui küsid abi.

Põhimõisted: saatja pool ja vastuvõtja pool, tagastuskiri (bounce), meililogi ehk e-posti jälgimine, rämpspostikaust, reeglid ja filtrid, testkiri enda välisele aadressile, Authentication-Results, testtööriistad, millal on järg vastuvõtja käes

Kõigepealt õige küsimus

"Mu kiri ei jõua kohale" võib tähendada väga erinevaid asju:

• kiri ei saadetudki kunagi (jäi väljuvate kirjade kausta, su programm andis veateate);
• kiri saadeti, aga tuli tagasi tagastuskirjana;
• kiri toimetati kohale, aga on vastuvõtja juures rämpspostis või mõnes muus kaustas;
• kiri toimetati kohale, aga vastuvõtja ei leia seda üles või väidab, et tal seda pole;
• sa ise ei saa enam kirju ühelt või mitmelt saatjalt.

Igal neist olukordadest on erinev lähtepunkt. Allolev tegevuskava töötab nagu otsustuspuu: igal sammul tead rohkem ja tihti saad vastuse kahe-kolme sammuga.

Saatjana: seitse sammu

1. samm. Kas kiri tegelikult saadeti?
Kas see on sinu kaustas Saadetud? Kas see on veel väljuvate kirjade kaustas või andis su programm veateate? Siis on tegemist saatmisprobleemiga sinu poolel: serverinimi, port, sisselogimine, parool või liiga suur manus (tund 1.4, 2.1). Testi veebipostis: kui seal õnnestub saatmine, siis on viga sinu programmis.

2. samm. Kas tuli tagastuskiri?
Vaata oma sisendkaustas (ja rämpspostikaustas) kirju saatjalt Mailer-Daemon või Mail Delivery System. Kui jah, loe see läbi (tund 6.1) ja otsi kood üles (tund 6.2). Enamasti selgub nüüd põhjus.

3. samm. Tagastuskirja ei tulnud: mida ütleb meililogi?
Otsi kiri üles oma teenusepakkuja logist. Majutuspaneelis kannab see sageli nime e-posti jälgimine (e-mailtracering) või meililogi, Microsoft 365 puhul sõnumijälgimine (message tracking), Google Workspace'is e-posti logiraamat. Näed:

4. samm. Kohale toimetatud, aga vastuvõtja ei näe kirja.
Pärast koodi 250 on kiri vastuvõtva poole käes. Tema võib selle panna rämpsposti, karantiini meilihalduri juures või lasta reeglil kirja ümber tõsta. Palu vastuvõtjal vaadata kaustadesse Rämpspost või Soovimatu e-post, teistesse kaustadesse, ja küsi, kas tema haldajal on karantiin. Sina ei näe seda.

5. samm. Kontrolli oma domeeni.
Kas su kiri satub sagedamini rämpsposti või ei jõua kohale ühe suure vastuvõtja juures? Kontrolli SPF-i, DKIM-i ja DMARC-i tööriistaga (E-posti kontroll, Domeeni tervis, internet.nl või MXToolbox). Pööra tähelepanu eelkõige sellele:

• täpselt üks SPF-kirje, kümne otsingu piires, koos kõigi teenustega, mis saadavad kirju (tund 4.2);
• DKIM-võti selektori juures, mis on sinu kirjas (tund 4.3);
• DMARC-kirje ja milline on reegel (tund 4.4).

6. samm. Saada testkiri ja loe päiseridu.
Saada sama kiri (sama saatjaga ja soovitavalt sama sisuga) oma Gmaili ja Outlook.com aadressile. Ava seal päiseread (Gmailis: "Kuva originaal"). Vaata välja Authentication-Results:

Authentication-Results: mx.google.com;
       dkim=pass header.i=@example.com header.s=x header.b=Ab12Cd34;
       spf=pass (google.com: domain of info@example.com designates 192.0.2.25 as permitted sender) smtp.mailfrom=info@example.com;
       dmarc=pass (p=NONE sp=NONE dis=NONE) header.from=example.com

Kui seal on kolm korda pass, on autentimine korras ja rämpsposti sattumine on seotud maine või sisuga. Kui seal on fail, softfail, none või temperror, siis tead, mida parandada. Testteenused nagu mail-tester annavad sarnase aruande koos skooriga.

7. samm. Vaata saatva serveri peale.
Milline IP-aadress toimetas kirja kohale (tund 5.1)? Kas sellel on korrektne PTR? Kas see on mõnes blokeerimisloendis (tund 5.2)? Kas see on sinu teenusepakkuja aadress või sinu enda internetiühenduse aadress? Oma internetiühenduse kasutamine tähendab, et su programm ei saada kirju teenusepakkuja serveri kaudu.

Vastuvõtjana: kuus sammu

Kui sa ise ei saa enam kirju või mõni kiri ühelt saatjalt on puudu:

1. Vaata veebipostis, ka Rämpspostis ja Soovimatus. Kui kiri on seal olemas, on viga su programmis või telefonis (parool, POP3 mõnes muus seadmes, mis kirja ära viib, reegel; tund 1.3, 3.1).
2. Kas postkast või pakett on täis? Täis postkast lükkab uued kirjad tagasi (tund 3.2).
3. Filtrid ja reeglid: rämpspostifilter, mis kustutab kirjad kohe, blokeeritud saatja, serverireegel, mis kirja suunab.
4. Kas MX on õige? Kas see viitab serverile, kus su postkast asub? Pärast kolimist või Microsoft 365 või Google Workspace'iga ühendamist läheb siin tihti valesti (DNS-kursuse tund 4.1, tund 8.2).
5. Kas sellel aadressil on seadistatud suunamine? Siis läheb kiri sinna, mitte su postkasti (tund 3.3).
6. Palu saatjalt tema tagastuskiri. See näitab täpselt, mida sinu server vastas.

Millal on järg teise poole käes?

Kõike ei saa ise lahendada. Nii näed, millal on probleem kellegi teise poolel:

• Vastuvõtja puhul: postkast täis, aadress suletud, kiri toimetatud kohale, aga tema rämpspostis või karantiinis. Palu tal lisada su aadress turvaliste saatjate või kontaktide hulka.
• Sinu teenusepakkuja puhul: saatev server on blokeerimisloendis, sellel pole korralikku PTR-i, või suur vastuvõtja aeglustab või blokeerib seda. Saada kaasa kogu tagastuskiri.
• Teenus, mis saadab kirju sinu nimel (veebipood, raamatupidamisprogramm, uudiskirjateenus) puhul: selle teenuse kirjad ei läbi SPF-i või DKIM-i. See teenus annab sulle õiged kirjed.

Abi küsimine: mida saadad kaasa?

Nende andmetega saab iga tugiosakond kirja kohe üles otsida:

• saatja aadress ja vastuvõtja aadress;
• saatmise kuupäev ja kellaaeg (koos ajavööndiga);
• täielik tagastuskiri või rida koodiga;
• kui kiri on kohale jõudnud, aga on rämpspostis: selle kirja täielikud päiseread;
• millist meiliprogrammi või -teenust kasutasid.

Ära kunagi saada kaasa oma parooli. Ükski korralik teenusepakkuja ei küsi seda.

Praktikas: nii see välja näeb

WebOkés leiad 3. sammu DirectAdminis rubriigist E-mail Tracking, ja 5. sammu Minu WebOkés kaardilt Set E-mail või Domain / Email tervis. Kellel kontot pole, kasutab avalikku E-posti kontrolli ja Domeeni tervist aadressil weboke.ee. Teistel teenusepakkujatel kannavad need osad teisi nimesid, aga peaaegu igas paneelis on meililogi ja DNS-i haldus, ning sõltumatud tööriistad töötavad iga domeeni puhul.

Kokkuvõte

• Määra kõigepealt täpselt, mida "ei jõua kohale" tähendab: ei saadetud, tagastuskiri, kohale toimetatud, aga rämpspostis, või ise ei saa kirju kätte.
• Saatja: saadetud? tagastuskiri? meililogi? kohale toimetatud = järg vastuvõtja käes; seejärel domeen, testkiri koos päiseridadega, saatev server.
• Vastuvõtja: veebipost, ruum, filtrid, MX, suunamine, tagastuskiri saatjalt.
• Authentication-Results testkirjas näitab ühe pilguga, kas SPF, DKIM ja DMARC läbivad.
• Kui küsid abi, saada kaasa aadressid, kellaaeg ja täielik tagastuskiri või päiseread.

Test

Ülesanne

Ülesanne O6.3: Probleemi läbimine. Vali reaalne probleem oma enda keskkonnast (kiri, mis ei jõudnud kohale või sattus rämpsposti), või kasuta harjutusjuhtumit "arved Hotmaili jõuavad kohale alles päev hiljem". Läbi tegevuskava ja täida iga sammu kohta, mida leidsid. Lõpeta sellega: kus probleem oli, kelle käes oli järg, ja mida tegid või küsisid? Seejärel näed kontrollnimekirja ja harjutusjuhtumi näidisvastust.

Rohkem lugemist

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké paneelide kohta; teistel teenusepakkujatel töötab see sarnaselt.

• Minu e-kiri ei jõua kohale või satub rämpsposti: nii leiad põhjuse üles
• Sa ei saa enam e-kirju kätte: nii leiad põhjuse
• E-kirja saatmine ei õnnestu (vastuvõtmine töötab)
• Kontrolli DirectAdmini funktsiooniga Email Tracking, kas e-kiri on kohale jõudnud
• WebOké juhend 7.4: Kiri ei jõua kohale: kontrolli ise
• DirectAdmin juhend 9.4: Minu kiri jõuab saaja juures rämpsposti
• Domeeni tervis (iga domeeni tasuta kontroll): https://www.weboke.ee/domeeni-tervis