E-posti kolimine: plaan

Moodul 8: Kolimine ja domeeni korrashoid · Lugemisaeg: 11 minutit

Õpieesmärk: pärast seda tundi oskad planeerida oma e-posti kolimist teise teenusepakkuja juurde: mida eelnevalt inventeerida, millises järjekorras töötada ja mis ei liigu automaatselt kaasa.

Põhimõisted: inventuur (mailboksid, aliased, suunamised, catch-all, automaatvastajad, filtrid), mailboksi suurus ja salvestusruum, paroolid, TTL eelnev vähendamine, järjekord (loomine, esimene koopia, MX ümbersuunamine, teine koopia, seadmed), kalender ja kontaktid (mitte IMAP), POP3-kirjad arvutis, Microsoft 365 ja Gmail (sisselogimine parooli asemel), DNS-kirjed, mis peavad kaasa liikuma, teavitamine

Mida sa tegelikult kolid?

"Minu meili kolimine" kõlab nagu üks asi, aga tegelikult on neid vähemalt viis:

1. Mailboksid ise, koos kõigi kaustade ja kirjadega, mis asuvad serveris.
2. Nende ümber olevad aadressid: aliased, suunamised, catch-all, meililistid, automaatvastajad ja serveripoolsed filtrid. Need asuvad sinu vana teenusepakkuja halduspaneelis ega liigu kunagi iseenesest kaasa.
3. Sinu e-posti DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC, võimalik autodiscover-, autoconfig- või SRV-kirjed. Pärast kolimist peavad need sobima uue teenusepakkujaga.
4. Sinu seadmed: iga arvuti, telefon ja tahvelarvuti, kuhu mailboks on seadistatud, pluss kõik, mis saadab kirju SMTP kaudu (sinu veebisait, printer või skanner, raamatupidamistarkvara).
5. Mis ei ole meil: kalendrid ja kontaktid. Need asuvad Microsoft 365, Google'i ja paljude teiste teenusepakkujate juures samas kontos, kuid ei liigu IMAP kaudu. Need kolid eraldi.

Kes mõtleb ainult punktile 1, avastab pärast kolimist, et factuur@ enam ei suuna kirju raamatupidajale edasi, et skanner ei saa enam kirju saata või et kogu ettevõtte kalender on tühi.

1. samm: inventuur

Koosta kõigepealt nimekiri. Hästi toimib tabel, kus igal real on üks aadress:

Täida ka järgmine:

• Iga mailboksi suurus. Sinu uus mailboks peab olema piisavalt suur, koos kasvuruumiga (tund 3.2). Koopia, mis jääb poolel teel seisma, sest uus mailboks on täis, on kõige levinum põhjus, miks kolimine takerdub.
• Kes kasutab POP3-d. POP3 puhul jäävad kirjad sageli ainult ühte arvutisse, mitte serverisse (tund 1.3). Serverist tehtud koopia ei võta neid kirju seega kaasa. Need tuleb üle kanda otse meiliprogrammist.
• Mis veel saadab kirju. Veebisait, e-pood, skanner, kassasüsteem, seiretarkvara. Igaühel neist on SMTP-andmed, mis pärast kolimist muutuvad.
• Erilised DNS-kirjed, mille sinu vana teenusepakkuja on sinu e-posti jaoks seadistanud, ja teiste teenuste kirjed (uudiskirja DKIM, kinnitused), mis peavad alles jääma.

Korista kohe ära: aadresse, mida keegi enam ei kasuta, ei pea kolima. Kolimine on ka hea hetk catch-all'ist loobumiseks.

2. samm: ligipääsu korraldamine

Kirjade kopeerimiseks peab mõni programm vanasse mailboksi sisse logima. Enamiku teenusepakkujate puhul käib see e-posti aadressi ja parooliga IMAP kaudu. Kaks olulist erandit:

• Gmail ja Google Workspace ei luba välistel programmidel sisse logida sinu tavalise parooliga. Loo rakenduse parool, mille jaoks peab olema sisse lülitatud kaheastmeline autentimine. Google Workspace'is võib administraator olla selle välja lülitanud.
• Outlook.com, Hotmail, Live ja Microsoft 365 ei aktsepteeri IMAP jaoks enam parooli, isegi mitte rakenduse parooli. Logid sisse Microsofti juures (OAuth) ja annad programmile ajutise ligipääsu. Ettevõtte keskkonnas võib administraator peama andma loa.

Kas paroolid on ununenud? Sea need enne kolimist uuesti ja kirjuta turvaliselt üles (paroolihaldur, tund 3.4).

3. samm: MX-kirje TTL eelnev vähendamine

MX üleminek (tund 8.2) on hetk, mil uued kirjad hakkavad saabuma mujale. Lahendajad (resolverid) jätavad vana MX-vastuse meelde nii kauaks, kui TTL ütleb (DNS-kursuse tund 6.1). Kui see on seatud ühele päevale, jõuab osa saatjatest terve päeva jooksul ikka veel sinu vanale teenusepakkujale kirju toimetama.

Vähenda seetõttu mõni päev ette oma MX-kirjete TTL väärtust, näiteks 300 sekundile. Tee seda vähemalt ühe vana TTL-i võrra enne üleminekut: kui TTL on praegu 86400 (üks päev), vähenda see hiljemalt üks päev ette. Pärast kolimist sea see tagasi tavalisele väärtusele, näiteks 3600.

Kui kolid kogu domeeni teise teenusepakkuja juurde (nimeserverite vahetus), määrab üleminekukiiruse registri juures olevate nimeserverite TTL. Seda ei saa ise vähendada; arvesta siis ühe päeva või pikema üleminekuajaga (DNS-kursuse tund 6.3).

4. samm: järjekord

Kõige väiksema riskiga järjekord:

1. Loo uued mailboksid, aliased ja suunamised uue teenusepakkuja juures, samade nimedega. Ära veel midagi DNS-is muuda. Vanad mailboksid töötavad endiselt tavapäraselt.
2. Esimene koopia kõigist mailboksidest (tund 8.2). See võib võtta tunde aega. Keegi ei märka midagi.
3. DNS ettevalmistamine: pane uue teenusepakkuja SPF, DKIM ja DMARC kirjed juba paika, kõrvuti vanadega, kus see on võimalik. Pane tähele: SPF peab korraks sisaldama mõlemat teenusepakkujat (üks kirje, tund 4.2). DKIM võib toimida kõrvuti, sest igal teenusepakkujal on oma selektor.
4. MX ümber lülitamine rahulikul hetkel, näiteks reede pärastlõunal või õhtul. Sellest hetkest hakkavad uued kirjad saabuma uue teenusepakkuja juures.
5. Teine koopia ühe päeva pärast, kui vana TTL on kindlasti aegunud. See võtab kaasa kirjad, mis vahepeal veel vana teenusepakkuja juurde saabusid. Juba kopeeritud kirjad jäetakse vahele.
6. Seadmete ümberseadistamine: uued kontod meiliprogrammides, veebisaidi ja skanneri kohandamine, vanade kontode eemaldamine (tund 8.2).
7. Koristamine: vana teenusepakkuja eemaldamine SPF-ist, vanade DKIM-kirjete eemaldamine, TTL tagasi normaalseks.
8. Vana mailboksi tühistamine alles siis, kui kõik on paar nädalat hästi töötanud. Kuni selle ajani on seal veel täielik koopia.

Sage viga on järjekorra ümberpööramine: kõigepealt MX või domeen kolida ja alles siis mailboksid luua. Siis saavad vahepeal saabuvad kirjad tagasi lükatud koodiga 550 5.1.1 (aadress ei eksisteeri) ning saatjad saavad tagastuskirja (bounce).

Kalender, kontaktid ja kohalik meil

Kalender ja kontaktid liiguvad muude protokollide kaudu (CalDAV, CardDAV või Microsofti ja Google'i oma liidesed). Ekspordi need enne kolimist eraldi: .ics-fail iga kalendri kohta ja .vcf-fail kontaktide jaoks, ning impordi need uue teenusepakkuja juures või oma uues kalendriprogrammis. Ka jagatud kalendrid ja koosolekukutsed tuleb uuesti jagada.

Kirjad, mis asuvad ainult arvutis (POP3 või kaustad, mis Outlookis on arvutis .pst-failina) kannad üle meiliprogrammist: lisa uus mailboks IMAP-kontona ja lohista kaustad sinna. Või ekspordi .pst-fail ja impordi see.

Teavita kõiki

Räägi kasutajatele eelnevalt, mis juhtub: millal üleminek toimub, et nad peavad telefonis ja sülearvutis seadistama uue konto, ja kellele helistada, kui midagi ei tööta. Lihtne juhend uute seadistustega (tund 2.1) väldib palju küsimusi.

Praktikas: nii näeb see välja teenusepakkuja juures

WebOké juures loo mailboksid DirectAdmin'is või Minu WebOké's ning kopeeri kirjad Minu WebOké e-posti kolimistööriistaga (see saab sisse logida ka Microsofti juures) või DirectAdmin'i IMAPSync Migrations'iga. Teistel teenusepakkujatel on sarnased migreerimistööriistad, või kasutad eraldi programmi. Ülaltoodud tegevuskava kehtib kõikjal samamoodi.

Kokkuvõte

• Kolimine hõlmab mailbokse, nende ümber olevaid aadresse, DNS-i, seadmeid ning kalendrit ja kontakte.
• Koosta inventuur koos suuruse, POP3-kasutajate, suunamiste ja kõige SMTP kaudu saatvaga.
• Korralda ligipääs: rakenduse parool Gmaili jaoks, sisselogimine Microsofti juures Outlooki ja Microsoft 365 jaoks.
• Vähenda oma MX-kirje TTL väärtust hästi ette. Järjekord: loomine, esimene koopia, DNS ettevalmistamine, MX ümberlülitus, teine koopia, seadmed, koristamine, alles siis tühistamine.
• Kalendrid, kontaktid ja kohalikult salvestatud kirjad ei liigu IMAP kaudu kaasa.

Test

Ülesanne

Ülesanne O8.1: Kolimisplaani koostamine. Koosta oma domeeni jaoks (või selle tunni näiteettevõtte jaoks) inventuur ülaltoodud tabeli veergudega ning ajakava koos kuupäevadega: TTL vähendamine, mailboksite loomine, esimene koopia, MX ümberlülitus, teine koopia, seadmed, koristamine ja tühistamine. Vasta ka: kes kasutab POP3-d, mis saadab kirju SMTP kaudu, ning kuidas kolid kalendri ja kontaktid? Seejärel saad kontrollnimekirja punktidega, mis kuuluvad hea plaani juurde.

Lisalugemine

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké paneelide kohta; teistel teenusepakkujatel toimib see sarnaselt.

• DirectAdmin juhend 10.1: E-posti kolimine: millised on võimalused
• WebOké juhend 7.2: E-posti kolimine WebOkésse (ka Microsoft 365-st)
• Domeeni, veebilehe ja e-posti üheaegne kolimine ilma katkestuseta: tegevusplaan
• E-posti saamine domeeninime kolimise ajal
• Tasuta DNS-kursus 6.3: DNS domeeni ülekande ajal
• Tasuta DNS-kursus 6.1: TTL ja vahemälu