Arhiveerimine: arhiivikaust serveris või pst-fail

Tahad oma sisendkausta korrastada, aga vanad kirjad alles hoida? Siis saad need arhiveerida. WebOké e-posti aadressi puhul on selleks kaks võimalust. Need erinevad selle poolest, kuhu su kirjad pärast seda jäävad.

Võimalus 1: arhiivikaust serveris (soovitatav)

Loo Outlookis oma e-posti aadressi alla kaust, näiteks Arhiiv või Arhiiv 2025, ja lohista vanad kirjad sinna. See kaust asub meie serveris.

• Näed arhiivi igas arvutis, oma telefonis ja veebimeilis.
• See kuulub su paketi varukoopiate hulka.
• See läheb küll arvesse su postkasti salvestusruumi hulka (vt Kaustad, saadetud kirjad ja täis postkast).

Paljudes Outlooki versioonides on ka nupp Arhiveeri. See teisaldab kirja arhiivikausta. IMAP-konto puhul küsib Outlook mõnikord kõigepealt, milline kaust selleks olema peab. Vali siis kaust oma e-posti aadressi alt, mitte kaust oma arvutis.

Võimalus 2: pst-fail sinu arvutis

Klassikaline Outlook saab kirjad paigutada Outlooki andmefaili, faili, mille lõpp on .pst. See fail asub sinu arvutis, mitte meie serveris.

• See on mugav, kui su postkast hakkab täis saama ja vanad kirjad ei pea enam serveris olema.
• Aga: neid kirju näed edaspidi ainult selles arvutis. Mitte telefonis ega veebimeilis.
• Kui su arvuti läheb katki või fail saab kahjustada, on need kirjad kadunud. Pst-fail ei kuulu meie varukoopiate hulka. Tee sellest seega ise varukoopia (vt Varundamisstrateegia: 3-2-1 reegel sinu ettevõtte jaoks).

Klassikalises Outlookis lood pst-faili menüüst File, valides Avamine ja eksport ja seejärel Import/eksport, ning valides faili eksportimise. Lisaks on olemas funktsioon Automaatarhiveerimine, mis teisaldab vanad kirjad automaatselt pst-faili. Lülita see sisse ainult siis, kui tead, kus see fail asub, ja sul on sellest varukoopia.

Pst-failid ja uus Outlook

Uus Outlook saab pst-faile kasutada vaid piiratud ulatuses. Microsoft nimetab tingimustena muu hulgas seda, et sinu arvutis peab olema ka klassikaline Outlook ja sul peab olema Microsoft 365 tellimus. Kui tahad üle minna, tõsta pst-failides olevad kirjad enne klassikalises Outlookis tagasi mõnda serveris asuvasse kausta. Siis näed neid uues Outlookis automaatselt.

Nõuanne: Klassikaline Outlook hoiab IMAP-kontot ka failis, mille lõpp on .ost. See on ainult koopia sellest, mis on serveris. Kui see fail läheb katki, saab Outlook kõik uuesti serverist alla laadida. .pst on midagi muud: seal on kirjad sageli ainult seal.