Kaustad ja sünkroonimine: miks sul on "Saadetud" kaks korda

Moodul 3: Mailboksi haldamine · Lugemisaeg: 9 minutit

Leerdoel: Pärast seda tundi oskad selgitada, kuidas IMAP-kaustad serveris töötavad, panna oma mailiprogrammi kasutama õigeid erikaustu ning vältida kirjade dubleerumist või kadumist.

Põhimõisted: IMAP-kaust, kaustade loend serveris, erikaustad (Saadetud, Prügikast, Mustandid, Rämpspost, Arhiiv), special-use (RFC 6154), kausta sidumine, kausta tellimine (subscribe), kustutamine ja lõplik kustutamine (expunge), sünkroonimisperiood, võrguühenduseta koopia

Kus su kaustad tegelikult asuvad?

Tunnis 1.3 nägid erinevust IMAP-i ja POP3 vahel. IMAP-i puhul asub su kirjavahetus serveris ning su mailiprogramm näitab seda, mis seal on. Sama kehtib ka kaustade kohta. Kui loote Thunderbirdis kausta "Pakkumised", loob Thunderbird selle kausta serveris. Su telefon näeb seda hiljem samuti, nagu ka veebimeil.

See ongi täpselt see, mida sa tahad. Kuid see tähendab ka seda, et mailiprogramm võib luua serveris kaustu, mida sa ei kavatsenud luua. Ja kui kaks programmi ei lepi kokku, kuidas kaust nimetada, saad kaks kausta.

Mõned asjad, mida IMAP-serveri kaustade kohta teada:

• Sisendkaust kannab serveris alati nime INBOX. See on ainus kaust, millel on kindel nimi. Su programm tõlgib selle vastavalt "Sisendkaust", "Inbox" või "Postvak IN".
• Kõigil teistel kaustadel on vaba nimi. Server ei tunne "päris" Saadetud-kausta, kui ta seda ise ei näita (vaata allpool).
• Alamkaustad eraldatakse märgiga, tavaliselt punkti või kaldkriipsuga: INBOX.Offertes või Offertes/2026. Seda näed harva, kuid see selgitab, miks mõned programmid paigutavad kõik kaustad Sisendkausta alla.
• Programm näitab mõnikord ainult neid kaustu, millele ta on tellitud (subscribed). Kaust, mis asub serveris, aga mida sa pole tellinud, näib seega kadunud olevat.

Erikaustade probleem

Su mailiprogramm vajab töötamiseks mõningaid kaustu:

Igal programmil on oma eelistus. Apple Mail kasutab vaikimisi teistsuguseid nimesid kui Outlook, ja Outlook jälle teistsuguseid kui Gmaili rakendus. Kui seadistad oma mailboksi kolmes seadmes ilma tähelepanu pööramata, võib juhtuda järgmine:

• Outlook paneb saadetud kirjad kausta Sent Items.
• Su iPhone paneb saadetud kirjad kausta Sent Messages.
• Veebimeil paneb saadetud kirjad kausta Sent.

Siis on sul kolm Saadetud-kausta ja igas seadmes näed ainult osa sellest, mida oled saatnud. See on kõige levinum kaebus IMAP-i kohta: "ma ei näe telefonis seda, mida oma arvutist saatsin".

Lahendus: special-use

Alates 2011. aastast on olemas IMAP-i laiendus, millega server ise näitab, mis kaust mille jaoks on: special-use (RFC 6154). Server ütleb siis näiteks "see kaust kannab nime Sent ja selle funktsioon on \Sent". Kaasaegne mailiprogramm võtab selle üle ega loo enam oma kausta.

Enamik mailiservereid toetab seda, ja enamik programme samuti. Kuid see läheb veel sageli valesti järgmistel juhtudel:

• mailboks, mis on eksisteerinud juba aastaid ja milles vanad programmid on juba loonud oma kaustu;
• mailboks, mis on kolitud teiselt teenusepakkujalt, kus kaustadel olid teised nimed;
• programmid, mille seadistasid käsitsi enne, kui server hakkas special-use'i kasutama;
• POP3 (seal pole serveris kaustu, seega säilitab iga seade oma Saadetud-kausta kohapeal).

Kaustade õige sidumine ise

Kas sul on juba topeltkaustad või kahtled selles? Siis vali üks kaust iga funktsiooni jaoks ja ütle igale programmile, milline kaust see on. Kõige parem on valida kaust, mille server ise määrab. Selle tunned ära veebimeilis: seal asub Saadetud-kaust tavaliselt ülemisel kohal, oma ikooniga.

Kust sa seda seadistad?

• Thunderbird: Account Settings, su konto, Copies & Folders (Saadetud, Mustandid, Arhiiv) ja Server Settings (mis juhtub kustutatud kirjadega ja millisesse kausta).
• Apple Mail Macis: Settings, Accounts, su konto, Mailbox Behaviors. iPhone'is: Settings, Mail, Accounts, su konto, konto ise, Advanced, ning seejärel vali iga funktsiooni jaoks kaust serveris.
• Klassikaline Outlook: IMAP-konto puhul valid konto seadistustes (More Settings, Advanced) peakausta tee ja kustutatud kirjade kausta. Saadetud kirjade jaoks pole klassikalisel Outlookil paljudes versioonides valikuvõimalust: ta kasutab kausta, mille server määrab, ja muul juhul oma kausta.
• Gmaili rakendus: töötab kaustaga, mille server määrab; seda ei saa kaustapõhiselt seadistada.

Seejärel liigutad kirjad üleliigsetest kaustadest valitud kausta ja kustutad tühjad kaustad. Tee seda ühes seadmes (kõige parem veebimeilis või arvutis) ja oota, kuni teised seadmed selle üle võtavad.

Kustutamine toimub kahes etapis

IMAP-i puhul on kustutamine tegelikult lipu seadmine. Kiri saab märke kustutatud (\Deleted), kuid jääb veel serverisse. Alles kui programm annab käsu expunge, on see tõeliselt kadunud. Enamik programme toimib nii:

1. Vajutad Kustuta. Programm liigutab kirja Prügikasti (tegelikult: kopeerib Prügikasti ja märgib originaali kustutatuks).
2. Originaal kustutatakse lõplikult kohe või programmi sulgemisel (expunge).
3. Alles kui tühjendad Prügikasti, on kiri serverist kadunud.

Mõned programmid on teisiti seadistatud. Siis näed kirju läbikriipsutatud kujul, mis lihtsalt ei kao: need on märgitud, kuid kunagi lõplikult kustutatud pole. Ja need lähevad ikka su salvestusruumi arvesse. Otsi siis oma programmist Compact Folder (Thunderbird), Kustuta lõplikult kustutatud kirjad või seadistust "kustuta kustutatud kirjad lõplikult kausta sulgemisel".

Oluline: kustutamine ühes seadmes tähendab kustutamist kõikides seadmetes. See ongi IMAP-i mõte. Kui soovid kirja telefonist eemaldada, aga hoida seda arvutis, siis IMAP-iga see ei õnnestu. Kõige rohkem saad telefonis valida lühema sünkroonimisperioodi (vaata allpool).

Kas midagi kadus ikkagi ära? Paljud teenusepakkujad säilitavad varukoopiaid, millest saab mailboksi või kausta taastada, kuid tavaliselt ainult piiratud aja jooksul. Ära loodab sellele kui arhiivile.

Kui palju sünkroonid?

Mailiprogrammil pole vaja kõike alla laadida. Telefonis on sageli mõttekas sünkroonida ainult viimased nädalad või lasta ainult Sisendkaustal pushida. See säästab ruumi ja akut. See ei muuda midagi serveris: vana kirjavahetus jääb sinna alles, sa lihtsalt ei näe seda sellel seadmel.

Arvutis loovad enamik programme mailboksist võrguühenduseta koopia (Outlook .ost-failis, Thunderbird ja Apple Mail oma kaustas). See on koopia, mitte varukoopia: kui kustutad midagi serverist, kaob see ka võrguühenduseta koopiast. Päris kohalik säilituskoht on kaust, mille loote ise Local Folders all (Thunderbird), On My Mac all (Apple Mail) või .pst-andmefailis (Outlook). See, mida sinna lohistad, ei asu enam serveris. Sellest räägime täpsemalt tunnis 3.2.

Praktikas: nii näeb see välja paneelis

WebOké veebimeilis (Roundcube) näed vasakul kõiki serveri kaustu. Settings all, Folders saad luua, ümber nimetada, kustutada kaustu ning lülitada sisse või välja nende tellimust. Settings all, Preferences, Special Folders näed, milline kaust on määratud Saadetud, Mustandid, Prügikast ja Rämpsposti jaoks. Teistel teenusepakkujatel töötab see sarnaselt; nende veebimeil võib kanda teist nime, kuid peaaegu igal veebimeilil on selline kaustahaldus.

Kokkuvõte

• IMAP-i puhul asuvad ka su kaustad serveris. Iga seade näeb samu kaustu.
• Ainult INBOX-il on kindel nimi. Saadetud, Prügikast, Mustandid ja Rämpspost kannavad programmiti erinevaid nimesid, kui server neid ise ei määra (special-use, RFC 6154).
• Topelt Saadetud-kaustad lahendad valides iga funktsiooni jaoks ühe kausta ja seades kõik programmid selle peale.
• Kustutamine IMAP-i puhul on märkimine ja seejärel lõplik kustutamine (expunge). Märgitud kirjad lähevad ikka su salvestusruumi arvesse.
• Võrguühenduseta koopia pole varukoopia; kohalik kaust on eraldi säilituskoht.

Test

Ülesanne

Ülesanne O3.1: Oma kaustade ülevaatamine. Ava oma mailboks veebimeilis ja igas seadmes, kus seda kasutad. Märgi iga seadme kohta üles, millist kausta see kasutab Saadetud, Prügikast, Mustandid ja Rämpsposti jaoks. Kas sul on topeltkaustad? Vali üks iga funktsiooni jaoks, sea kõik seadmed selle peale, liiguta kirjad ja kustuta tühjad kaustad. Täida seejärel kontrollnimekiri ja vasta küsimusele: millise kausta server ise määras ja kuidas sa seda ära tundsid?

Lisalugemist

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké paneelide kohta; teistel teenusepakkujatel töötab see sarnaselt.

• DirectAdmin juhend 8.7: IMAP või POP3: mis vahe on?
• Mis on IMAP või POP3 ja kuidas see töötab?
• Kuidas kustutada kirja IMAP-is?
• DirectAdmin juhend 18.11: Kogemata kustutatud e-kiri
• Posti kausta või kustutatud kirjade taastamine varukoopiast
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)