Arved ja raamatupidamine

Moodul 5: Kohustused ja tingimused · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad selgitada, millal peab e-pood arve koostama, mis peab arvel riigiti olema, kuidas tagasimakseid raamatupidamises käsitleda ja kui kaua kõike säilitada. Oskad ka valida, kuidas WooCommerce’ist arved kätte saad.

Põhimõisted: arve, kassatšekk, arve nõuded, järjestikune arve number, lihtsustatud arve, kreeditarve, OSS ja arved, ühendusesisene kauba tarnimine, e-arve (B2B), Peppol, säilitamiskohustus, ühendus raamatupidamisprogrammiga

See õppetund selgitab reegleid nii, nagu need kehtivad 9. novembril 2026. See ei ole juriidiline ega maksunõuanne. Kui sa pole oma olukorras kindel, küsi juristilt, oma erialaliidult või raamatupidajalt.

Kas e-pood peab üldse arveid koostama?

See sõltub sellest, kes ostab ja kus.

• Ettevõtetele (B2B) pead ELis väljastama arve. Ilma arveta ei saa sinu ärikliendi sisendkäibemaksu maha arvata.
• Tarbijatele (B2C) oma riigis ei ole arve käibemaksu jaoks enamasti kohustuslik; sageli piisab tellimuse kinnitusest või kassatšekist. Paljud kliendid ootavad arvet siiski ja sinu enda raamatupidamise jaoks on järjestikku nummerdatud dokument mugav.
• Kaugmüük tarbijatele teistes ELi riikides (õppetund 4.2): kui osaled Hollandis liidu korras (ühe akna süsteem, OSS), kehtivad Hollandi arvereeglid ja käibemaksu jaoks ei pea arvet väljastama, ütleb Hollandi maksuamet (Belastingdienst). Kui esitad deklaratsiooni teises riigis ise, kehtivad selle riigi arvereeglid.

Lihtsustatud arve (vähemate andmetega) on Hollandis lubatud kuni € 100 koos käibemaksuga, kuid mitte ühendusesisese kauba tarnimise, kaugmüügi ja mõne muu piiriülese juhtumi korral.

Mis peab arvel olema

Nõuded tulevad Euroopa käibemaksudirektiivist ja on riigiti peaaegu samad. Ülevaade:

Belgias kehtivad samad Euroopa põhimõtted; lase raamatupidajal kinnitada, mis sinu puhul arvel olema peab, eriti ettevõtte numbri ja pöördmaksustamise osas. Eestis on KMKR number kujul EE + 9 numbrit ja ettevõttel on äriregistri registrikood; mida arvel täpselt olema peab, kontrolli Maksu- ja Tolliametist (EMTA).

Ühendusesisese kauba tarnimise korral ettevõttele (õppetund 4.1) peavad arvel olema ka kliendi KMKR number ja märge, et tegemist on pöördmaksustamisega.

Tagasimaksed ja kreeditarved

Kui oled arve koostanud ja klient taganeb lepingust (õppetund 5.2) või maksad osa raha tagasi, siis vana arvet ei muuda. Koostad kreeditarve: uue dokumendi oma numbriga, viitega algsele arvele ja negatiivsete summadega. Nii jääb nummerdus lünkadeta ja käibedeklaratsioon õigeks: kreeditarve käibemaks arvatakse maha tagasimakse perioodis.

Lõksud:

• Arve kustutamine või ümbernummerdamine. Siis tekib seeriasse lünk ja see torkab kontrollis silma.
• WooCommerce’is tagasimakse tegemine ilma kreeditarvet koostamata. WooCommerce registreerib tagasimakse tellimuse juures, kuid sinu raamatupidamine ei tea sellest midagi, kui ühendust pole.
• Päris arve numbriga testtellimuse alles jätmine. Kasuta testpoes teist numbriseeriat või lülita arvete koostamine seal välja.

Kuidas WooCommerce’ist arved kätte saad

WooCommerce ei koosta vaikimisi arve PDF-i ega järjestikuseid arve numbreid: tellimuse number on sisemine number, mis ei ole alati järjestikune (ka tühistatud ja ebaõnnestunud tellimused saavad numbri). Sul on kolm võimalust:

1. Arvepistikprogramm, mis teatud olekus (tavaliselt "Hetkel käimas" või "Täidetud") koostab oma järjestikuse numbriga PDF-i ja lisab selle e-kirjale. Vali selline, mis oskab koostada kreeditarveid ja laseb nummerduse ise määrata.
2. Ühendus raamatupidamisprogrammiga: tellimus liigub raamatupidamisprogrammi, mis koostab ja saadab arve. Siis on kõik ühes kohas, sh OSS-i ülevaated riikide ja käibemaksumäärade kaupa. Paljudel raamatupidamisprogrammidel on WooCommerce’i ühendus.
3. Makseteenuse pakkuja või väline teenus, mis arveid koostab. Kontrolli, et nummerdus ja andmed vastaksid nõuetele.

Hinda iga pistikprogrammi või ühendust nagu WordPressi kursuse õppetunnis 5.3 ja küsi raamatupidajalt, milline võimalus sinu raamatupidamisega sobib. Theehuis Example’is koostab arved raamatupidamisprogramm; pood saadab ainult tellimuse andmed edasi. Nii on Theehuisil üks numbriseeria ja ülevaade müügist ELi riikide kaupa OSS-deklaratsiooni jaoks.

E-arved ettevõtete vahel

Kui müüd ka ettevõtetele, pane tähele e-arveldust: arve struktureeritud vormingus, mida arvuti suudab lugeda (mitte PDF).

• Belgia: alates 1. jaanuarist 2026 on e-arved Belgia käibemaksukohustuslaste ettevõtete vahel kohustuslikud, praktikas Peppol-võrgu kaudu (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Saksamaa: Saksamaal asutatud ettevõtete vahel on e-arve norm (§ 14 UStG); ettevõtted peavad suutma neid vastu võtta, saatmine muutub kohustuslikuks etappide kaupa.
• Holland: (seis november 2026) ettevõtete vahel üldist kohustust veel ei ole.

Tarbijate jaoks ei muutu midagi: nad saavad tavalise PDF-i või kinnituse. Kui müüd Belgia või Saksa ettevõtetele, küsi oma raamatupidamisprogrammilt, kas see oskab e-arveid saata. Eesti kohta kontrolli e-arvete nõudeid Maksu- ja Tolliametist (EMTA).

Kui kaua säilitad

Säilitamine tähendab ka seda, et arved jäävad loetavaks ja leitavaks, ka siis, kui vahetad e-poe tarkvara või eemaldad pistikprogrammi. Ekspordi arveid regulaarselt oma raamatupidamisse või arhiivi. Ja kooskõlasta see WooCommerce’i säilitamistähtaegadega (õppetund 2.3 ja 5.5): kui anonüümid lõpetatud tellimused mõne aasta pärast, hoolitse, et arve andmed oleksid mujal säilitatud. Eesti säilitamistähtaja kohta küsi Maksu- ja Tolliametilt (EMTA) või oma raamatupidajalt.

Kokkuvõte

• Ettevõtetele alati arve; tarbijatele oma riigis enamasti mitte kohustuslik; Hollandis liidu korras (OSS) kehtivad Hollandi reeglid ja käibemaksu jaoks arvet vaja ei ole.
• Arvel: kuupäev, järjestikune number, mõlema poole andmed, KMKR number, mida ja millal tarniti, summad määrade kaupa ja käibemaks; Saksamaal § 14 Abs. 4 UStG järgi.
• Tagasimakse tähendab viitega kreeditarvet, mitte kunagi arve kustutamist.
• WooCommerce ise arveid ei koosta: vali pistikprogramm, ühendus raamatupidamisprogrammiga või teenus.
• Säilitamine: Holland 7 aastat, Belgia käibemaksu jaoks 10 aastat, Saksamaa arvetel 8 aastat; Eesti kohta kontrolli Maksu- ja Tolliametist (EMTA).

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne D5.6: Kontrolli oma arvet. Tee oma testpoes testtellimus ja koosta arve (või kui sa tarbijatele arveid ei koosta, siis kinnitus, mille klient saab). Võrdle seda selle õppetunni oma riigi arve nõuetega. Märgi tehtuks: kõik kohustuslikud andmed üle vaadatud; järjestikune nummerdus kontrollitud (ka pärast tühistatud tellimust); tagasimakse korral kreeditarve korraldatud; säilitamistähtaeg ja säilituskoht kirja pandud; sinu OSS-i olukord arvesse võetud.

Vasta: milliseid andmeid puudus ja kuidas selle lahendad? Kuidas arveid koostad: pistikprogramm, raamatupidamisprogramm või makseteenuse pakkuja, ja miks? Mis juhtub tagasimakse korral, alates WooCommerce’ist kuni sinu raamatupidamiseni? Kui kaua ja kus arveid säilitad, ka siis, kui kunagi e-poe tarkvara vahetad?

Lisalugemist

• Milliseid nõudeid peavad arved täitma? (Belastingdienst, hollandi keeles): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Lihtsustatud arve (Belastingdienst, hollandi keeles): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Arvete säilitamine (Belastingdienst, hollandi keeles): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Kaugmüük ELis ja liidu kord (Belastingdienst, hollandi keeles): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-arveldus Belgias (FOD Financiën, hollandi keeles): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (saksa keeles): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (saksa keeles): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Tasuta WordPressi kursus 5.3: Pluginate valimine ja hindamine