Ärimeilide säilitamine: säilitamiskohustus ja arhiveerimine
Kui kaua pead ärilisi e-kirju säilitama ja kas tohid kõike lihtsalt alles hoida? Selles artiklis loed, mida ütlevad säilitamiskohustus ja privaatsusreeglid, näitena Madalmaad, ning kuidas e-kirju praktiliselt arhiveerida. See on üldine selgitus, mitte juriidiline ega maksunõuanne. Tähtajad on riigiti erinevad: küsi järele oma maksuametist, raamatupidajalt või audiitorilt.
1. Millised kirjad kuuluvad säilitamiskohustuse alla?
Paljudes riikides peab ettevõte oma raamatupidamisdokumente säilitama mitu aastat. E-kirjad kuuluvad nende hulka, kui neis on kokkuleppeid või andmeid, mis on raamatupidamise või maksude jaoks olulised. Näiteks:
- hinnapakkumised, tellimuskinnitused ja hinnakokkulepped;
- arved, mida saadad või saad e-postiga, koos manustega;
- lepingud ja nende muudatused.
Uudiskirju, reklaami ja tavalisi omavahelisi kirju ilma rahaliste tagajärgedeta tavaliselt säilitama ei pea.
2. Kui kaua? Madalmaade näide
| Mis | Tähtaeg Madalmaades |
|---|---|
| Raamatupidamisdokumendid, sealhulgas arved ja rahaliste tagajärgedega ärikirjad | 7 aastat |
| Kinnisvaraga seotud andmed, näiteks hoone kohta | 10 aastat |
- Tähtaeg hakkab kulgema alles siis, kui dokument ei ole enam aktuaalne. Neli aastat kehtivat lepingut hoiad alles need neli aastat ja seejärel veel 7 aastat.
- Kui su ettevõte tegevuse lõpetab, kehtib säilitamiskohustus edasi.
- Digitaalselt säilitada tohib, kui suudad dokumendid mõistliku aja jooksul esitada ja neid ei saa märkamatult muuta.
Reeglid leiad Madalmaade maksuameti Belastingdienst veebisaidilt. Teistes riikides kehtivad teised tähtajad.
3. Privaatsuse pool: mitte kauem kui vaja
E-kirjades on sageli isikuandmeid. Isikuandmete kaitse üldmääruse (inglise keeles GDPR) järgi ei säilita sa isikuandmeid kauem, kui eesmärgi jaoks vaja. See ei ole vastuolus säilitamiskohustusega: mida pead seaduse järgi säilitama, seda tohid säilitada. Kuid kõike igaveseks alles hoida ainult sellepärast, et saab, ei ole õige.
- Määra iga kirjaliigi kohta, kui kaua seda vajad, ja pane see kirja.
- Kustuta ärilise tähtsuseta kirjad, näiteks vanad tööavaldused või kontaktivormide kirjad.
- Hoia arhiivi sama turvaliselt kui postkasti: tugeva parooli ja varukoopiaga.
GDPR-i ja oma veebisaidi kohta loe lähemalt artiklist GDPR ja sinu veebisait: küpsised, väline sisu, vormid ja privaatsuspoliitika.
4. Nii arhiveerid e-kirju
Võimalusi on mitu. Neid võib ka kombineerida.
- Arhiivikaust serveris. Tõsta vanad kirjad kausta nagu Arhiiv või Arhiiv 2025. Kirjad jäävad siis veebiposti, telefoni ja meie öisesse varukoopiasse, kuid need arvestatakse postkasti mahu hulka. Vaata Kaustad postkastis: Sisendkaust, Saadetud, Mustandid, Prügikast, Rämpspost ja Arhiiv.
- Kohalik salvestamine. Tõsta kirjad e-postiprogrammi kohalikku kausta, näiteks Outlookis .pst-faili või Thunderbirdis kausta Kohalikud kaustad. See säästab ruumi serveris, kuid kirjad on siis ainult selles arvutis. Vaata Kirjade kohalik salvestamine, et säästa ruumi meiliserveris.
- Üksikute kirjade eksportimine. Olulise kirja salvestad .eml-failina koos manustega. Vaata Kirja eksportimine .eml-failina ja uuesti importimine. Pane sellised failid näiteks kindlasse kausta oma Nextcloudis, muude raamatupidamisdokumentide kõrvale.
5. Kas lõpetad postkasti või paketi kasutamise?
Ekspordi kirjad, mida pead säilitama, enne lõppkuupäeva. Pärast lõppkuupäeva lõpetab pakett kohe töö. Kuidas kõik kaasa võtta, loe artiklist WebOké'st lahkumine: nii võtad oma andmed kaasa.
Põhjalik juhend ekraanipiltidega: Arhiveerimine: arhiivikaust serveris või pst-fail Outlooki juhendis ja Kirjade arhiveerimine veebiposti juhendis.
Tahad rohkem õppida? Läbi tasuta kursus „E-post korras”, õppetund 3.2 Salvestusruum, kvoot ja täis postkast.