Outlook: uus ja klassikaline

Moodul 2: Mailboksi seadistamine · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: pärast seda tundi oskad seadistada IMAP-mailboksi nii uues kui ka klassikalises Outlookis Windowsile ja Outlookis Macile, ning tead, mis vahe on selles, kuhu su kirjad ja parool sealjuures jõuavad.

Põhimõisted: uus Outlook, klassikaline Outlook, Outlook Macile, Outlooki rakendus telefonis, sünkroonimine Microsoft Cloudiga, IMAP, Exchange, .ost- ja .pst-fail, käsitsi seadistamine

Kaks programmi sama nimega

"Outlook" on tänapäeval koondnimetus. Windowsi arvutis võid kohata kahte väga erinevat programmi:

Windowsi vanu rakendusi Mail ja Calendar enam ei toetata alates 2024. aasta lõpust; kes neid kasutas, satub automaatselt uude Outlooki. Seetõttu on paljudel uus Outlook kasutusel ilma, et nad seda ise valinud oleksid.

Mida tähendab "Microsofti pilve kaudu"

See on kõige olulisem erinevus, ja vähesed teavad seda. Klassikaline Outlook, Thunderbird ja Apple Mail loovad ühenduse otse sinu IMAP-serveriga. Sinu parool on ainult sinu enda arvutis.

Uus Outlook töötab teisiti. Microsoft nimetab seda "sinu konto sünkroonimiseks Microsoft Cloudiga": Microsofti server logib sinu nimel sisse sinu mailiserverisse, toob sinu kirjad kätte ja hoiab neist koopiat Microsofti andmekeskustes. Arvutis olev uus Outlook suhtleb pärast seda Microsofti, mitte sinu enda mailiserveriga. Selle eest saab Microsoft sinu e-posti aadressi, parooli ning koopia sinu kirjadest, kalendrist ja kontaktidest. Microsoft ütleb ise, et neile andmetele kehtivad seejärel ka tema enda kasutustingimused ja privaatsusteade. Sama kehtib Outlooki rakenduse kohta iPhone'is ja Androidis ning, kui sa seda välja ei lülita, ka Outlooki kohta Macis.

Tagajärjed, mida märkad igapäevases kasutuses:

• Viivitus. Uued kirjad ilmuvad vahel alles mõne aja pärast, sest Microsoft peab need enne ise kätte saama.
• Ebamäärased veateated. Kui Microsoftil ei õnnestu sisse logida, näed sa ainult "midagi läks valesti". Sa ei näe, kas asi on paroolis, pordis või sertifikaadis.
• Sisselogimiskatsed võõralt IP-aadressilt. Sinu mailiserver näeb sisselogimiskatseid Microsofti serveritest, mitte sinu enda internetiühendusest. Pärast mõningaid ebaõnnestunud katseid võidakse selline server blokeerida, ja siis ei tööta asi tükk aega.
• Privaatsus ja reeglid. Mõne organisatsiooni jaoks (tervishoid, avalik sektor, advokatuur) ei tohi tööalased kirjad lihtsalt kolmanda osapoole kätte sattuda. Sel juhul on uus Outlook koos IMAP-kontoga probleem isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) kokkulepete seisukohast.

Kui sa seda ei soovi, kasuta klassikalist Outlooki (seni kuni Microsoft seda pakub), Thunderbirdi (tund 2.5) või Macis Apple Maili (tund 2.3). Outlookis Macile saad IMAP-konto lisamisel Microsoft Cloudiga sünkroonimise välja lülitada.

Klassikalise Outlooki seadistamine

1. Klõpsa File ja seejärel Add Account.
2. Sisesta oma e-posti aadress. Klõpsa Advanced Options ja märgi Let me set up my account manually. Klõpsa Connect.
3. Vali IMAP.
4. Sissetulev kiri (Incoming Mail): serveri nimi, port 993, krüpteerimismeetod SSL/TLS.
5. Väljuv kiri (Outgoing Mail): serveri nimi, port 587 STARTTLS-iga (või 465 SSL/TLS-iga).
6. Klõpsa Next, sisesta mailboksi parool, klõpsa Connect. Kui Outlook küsib kasutajanime, sisesta oma täielik e-posti aadress.

Kui satud vanemasse aknasse Account Settings, vali seal uus IMAP-tüüpi konto ja sisesta samad andmed. Lülita jaotises More Settings, vahekaardil Outgoing Server, sisse, et väljuv server nõuab autentimist, samade seadistustega mis sissetuleval serveril.

Uue Outlooki seadistamine

1. Ava Settings (hammasratas) ja seejärel Accounts.
2. Vali Add Account, sisesta oma e-posti aadress, klõpsa Continue.
3. Vali IMAP, kui Outlook küsib, mis tüüpi konto see on.
4. Ava täpsemad seadistused (või "rohkem valikuid"), et saaksid serverid ise sisestada.
5. Sissetulev: serveri nimi, port 993, SSL/TLS. Väljuv: serveri nimi, port 587 STARTTLS või 465 SSL/TLS. Mõlemale sisesta oma täielik e-posti aadress ja parool.
6. Klõpsa Continue. Outlook küsib luba kontot Microsoft Cloudiga sünkroonida. Ilma selle loata ei õnnestu konto lisamine.

Ohukohad Outlookiga

Outlook valib ise Exchange'i või Microsoft 365. Outlook proovib kõigepealt automaatset tuvastust (autodiscover, tund 2.1). Kui see midagi ei leia või leiab vale asja, eeldab Outlook vahel, et su aadress on Microsofti konto, ja jätkab Microsofti parooli küsimist. Tavaline hostingfirma mailboks ei ole Exchange'i konto. Vali alati käsitsi IMAP (või POP3).

Saadetud kirjad on kohalikus asukohas. Vanemates versioonides või valesti seotud kausta puhul paneb Outlook saadetud kirjad kausta "Sent Items" sinu arvutis, mitte serveri kausta Saadetud. Siis ei näe sa neid kirju oma telefonis. Kuidas seda parandada, on kirjas tunnis 3.1.

.ost ja .pst fail. Klassikaline Outlook hoiab IMAP-kontot .ost-failis: see on koopia serveris olevast sisust, mille Outlook saab vajadusel uuesti üles ehitada. POP3-konto või arhiiv asub .pst-failis: see on ainus koht, kus need kirjad on. Tee seega .pst-failist varukoopia. Katkise .ost-faili võib julgelt ära kustutada; Outlook toob kõik uuesti serverist.

Suured mailboksid. Klassikalises Outlookis saab IMAP-konto puhul määrata, kui palju kirju hoitakse võrguühenduseta (offline) sinu arvutis (näiteks viimased 12 kuud). Kui see periood on lühike, võib tunduda, et vanemaid kirju pole olemas, kuigi need on lihtsalt serveris olemas. Sel juhul näed teadet, et serveris on rohkem kirjeid. Kui soovid ka vanu kirju oma arvutis otsida, pikenda seda perioodi konto seadistustes.

Uus parool. Kui oled mailboksi parooli muutnud, küsib Outlook tavaliselt ise uut parooli. Klassikalises Outlookis muudad seda jaotises File, Account Settings, uues jaotises Settings, Accounts. Ära unusta ka oma teisi seadmeid, muidu võib server su IP-aadressi blokeerida (tund 1.4).

Outlook Macis ja telefonis

Outlooki Macis seadistad menüü kaudu Outlook, Settings, Accounts, plussmärk, New Account. Vali IMAP ja sisesta samad andmed. Pane tähele linnukest Microsoft Cloudiga sünkroonimise kohta.

Outlooki rakendus iPhone'is ja Androidis töötab alati Microsofti pilve kaudu. Telefonis on sageli lihtsam valida sisseehitatud mailirakendus (Apple Mail, Gmaili rakendus) (tunnid 2.3 ja 2.4).

Praktikas: Outlook koos hostingu mailboksiga

WebOké mailboksi puhul sisestad Outlookis: IMAP, oma domeeninime või paketi serveri nime, port 993 SSL/TLS, väljuv 587 STARTTLS või 465 SSL/TLS, oma täielik e-posti aadress ja mailboksi parool. Uue Outlookiga käib ühendus Microsofti kaudu, nii et mailiserver näeb sisselogimiskatseid Microsoftilt. Teiste pakkujate puhul töötab see sarnaselt, erineb vaid serveri nimi.

Kokkuvõte

• Windowsile on kaks Outlooki: klassikaline (otse sinu mailiserverisse) ja uus (Microsofti pilve kaudu).
• Uus Outlook annab Microsoftile sinu parooli ja koopia sinu kirjadest. Kui sa seda ei soovi, kasuta klassikalist Outlooki, Thunderbirdi või Apple Maili.
• Vali alati käsitsi IMAP; hostingu mailboks ei ole Exchange'i konto.
• .ost on koopia serverist, .pst on sageli ainus koht, kus kirjad asuvad: tee sellest varukoopia.

Test

Ülesanne

Ülesanne O2.2: Outlooki seadistamine ja kontrollimine. Kasutad Outlooki? Uuri välja, millist versiooni kasutad (klassikaline, uus, Mac või rakendus), ning seadista oma mailboks või kontrolli olemasolevaid seadistusi. Täida kontrollnimekiri: konto tüüp, sissetulev server ja port, väljuv server ja port, turvalisus, kasutajanimi sissetuleval ja väljuval, kas autentimine on väljuval sisse lülitatud, ja kas konto töötab Microsoft Cloudi kaudu. Lõpuks vasta: kas viimane punkt on sinu või sinu organisatsiooni jaoks probleem, ja miks? Programm näitab seejärel hindamiskriteeriume.

Lisalugemine

Nende artiklite sammud kehtivad WebOké paneelide kohta; teiste pakkujate puhul toimib see sarnaselt.

• DirectAdmin juhend 8.2: Outlook Windowsi jaoks (uus ja klassikaline)
• DirectAdmin juhend 8.3: Apple Mail ja Outlook Macis
• Postkasti lisamine Outlooki
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (Microsofti selgitus pilve kaudu sünkroonimise kohta)