Turvaline jagamine ja koostöö

Moodul 7: Juurdepääs, tarnijad ja pilv · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad igale olukorrale valida kõige turvalisema jagamisviisi: sisemine jagamine kontoga, isiklik jagamine või parooli, kehtivusaja ja allalaadimispiiranguga avalik link, ning tead, mida parem on mitte e-postiga saata.
Võtmemõisted: jagamislink, avalik link, kehtivusaeg, parool lingil, allalaadimispiirang, failitaotlus, krüpteeritud saatmine, minimaalsed andmed

Jagamine on uus manus

Varem saatsid dokumendi kirja manusena. Tänapäeval jagad üha sagedamini linki failile oma pilvemajutuses. Sellel on suured eelised: ei teki ringiujuvaid koopiaid, alati on olemas kõige uuem versioon, ka suured failid toimivad ning juurdepääsu saab hiljem tagasi võtta. Kord saadetud manust ei saa enam kunagi tagasi võtta.

Aga ka lingil on oma risk. Avalik link töötab kõigi jaoks, kellel see on. Kui see saadetakse edasi, kleebitakse grupivestlusesse või satub häkitud postkasti, pääseb sinna ka see teine inimene. Link ilma parooli või lõppkuupäevata, mis tehti kolm aastat tagasi ühe töö jaoks, töötab tihti ikka veel.

Kolm jagamisviisi

Peaaegu igas pilvemajutuses on kolm jagamisviisi. Vali alati kõige piiravam, mis sinu olukorras toimib.

Sisemine jagamine on kõige turvalisem: ei ole linki, mis võiks lekkida, ja kui kolleeg lahkub ning tema konto suletakse (õppetund 7.1), kaob juurdepääs koheselt. Isikliku jagamisega saab iga saaja oma lingi, nii et sa näed, kellega jagad, ja saad igaühe jaoks eraldi lõpetada.

Lingi seaded

Kui ikkagi on vaja avalikku linki, seadista see teadlikult. Enamikul teenustel on need valikud:

• Õigused: ainult vaatamine või ka muutmine. Vali vaikimisi ainult vaatamine. Ülelugemiseks piisab sellest.
• Parool lingil: kes lingi avab, peab esmalt sisestama parooli. Saada see parool teise kanali kaudu kui link: link e-postiga, parool sõnumi või telefoni teel. Kes pealtkuulab ainult kirja, ei saa siis veel midagi.
• Kehtivusaeg: pärast seda kuupäeva link enam ei toimi. Nii ei pea sa meeles pidama seda ära koristada.
• Allalaadimispiirang: link lõpetab töö pärast teatud arvu allalaadimisi.
• Peida allalaadimine: saaja ei näe allalaadimisnuppu. See ei ole tegelik kaitse: mida keegi näeb, saab ta ka jäädvustada, kas või ekraanipildiga.
• Silt või nimi lingile, et hiljem teaksid, mille jaoks see oli.

Jaga lisaks faili ennast, mitte selle ümber olevat kausta, välja arvatud juhul, kui teine isik tohib tõesti näha kõike selles kaustas. Link kausta "Kliendid 2026" ühe hinnapakkumise jaoks on klassikaline leke.

Failitaotlus

Kui klient või tarnija peab sulle midagi esitama, kasuta failitaotlust (ka üleslaadimislink või "ainult pane maha"). Teine isik saab faile üles laadida, kuid ei näe, mis kaustas juba on. Anna igale kliendile oma kaust ja oma taotlus, parooli ja lõppkuupäevaga. Nii ei saa klient A kunagi näha kliendi B dokumente ja sa näed kohe, kellelt miski pärineb.

Mida ei tohi saata tavalise e-postiga

Tavaline e-kiri on võrreldav postkaardiga, mis liigub mitme postkontori kaudu. Meiliserverite vaheline ühendus on sageli krüpteeritud, kuid kiri jääb pärast seda loetavaks saatja ja saaja postkastidesse, sageli aastateks, ning valesti sisestatud aadress piisab andmelekkeks (õppetund 8.2).

Ära seetõttu saada tavalise manusena:

• passide või isikutunnistuste koopiaid;
• meditsiinilisi andmeid või terviseandmeid;
• palgatõendeid, palgaülevaateid ja isikukoode;
• paroole ja taastamiskoode (need kuuluvad paroolihaldurisse, vajadusel jagatud hoidla kaudu, õppetund 2.2).

Kasuta selle asemel parooli ja kehtivusajaga jagamist oma pilvest või teenust, mis toetab krüpteeritud saatmist, kus ainult saaja saab sõnumi avada. Olemas on erinevaid liike: meiliprogrammi või -paketi sisseehitatud krüpteerimine, turvaline sõnumiteenus või eraldiseisev teenus failide krüpteeritud saatmiseks.

Minimaalsed andmed

Parim kaitse lekke vastu on andmed, mida sa ei jaga. Küsi iga jagamise juures: kas teine isik seda tõesti vajab? Raamatupidaja vajab sinu arveid, mitte kogu su kliendiandmebaasi. Üürileandja tahab teada, et keegi olemas on, kuid ei vaja alati passi koopiat. Kui identiteeditunnistuse koopia on siiski vajalik, saad isikukoodi ja passifoto kinni katta ning lisada veemärgi eesmärgi ja kuupäevaga. Selleks tasub kasutada vastavat tasuta rakendust, kui sinu riigis selline olemas on, või katta tundlikud väljad käsitsi enne saatmist.

Koristamine

Linke koguneb aja jooksul juurde. Paljud teenused näitavad ülevaadet kõigest, mida oled jaganud. Vaata see kord kvartalis üle:

1. Lõpeta kõik kehtivusajata avalikud lingid, mida enam ei vajata.
2. Kontrolli, kas välisisikutel on veel juurdepääs lõpetatud töö kaustadele.
3. Sea võimaluse korral uutele linkidele vaikimisi kehtivusaeg.

Praktikas: nii see välja näeb

Näidiskeskkonnas Nextcloud loote avaliku lingi faili vahekaardil Jaga. Valiku Modify alt leiad õigused (Ainult vaatamine või Lubatud muuta) ning Täpsemate seadete alt parooli, kehtivusaja, valiku Hide (allalaadimise peitmine), märkuse saajale ja allalaadimiste piiramise. Valikuga Share peatamine võtad lingi koheselt tagasi. Kui jagad e-posti aadressi kaudu, saadab Nextcloud igale saajale oma lingi, mida saad igaühe jaoks eraldi tagasi võtta. Esitamiseks on olemas failitaotlus, oma kaustaga iga kliendi jaoks, parooli ja lõppkuupäevaga. Euro-Office'is jagad dokumente samade linkide kaudu; juhend soovitab anda muutmisõigusi ainult siis, kui see on tõesti vajalik. Teised pilvemajutused töötavad sarnaselt, kuigi nupud kannavad teisi nimesid ja mõned valikud (näiteks allalaadimispiirang) ei ole kõikjal saadaval.

Kokkuvõte

• Vali kõige piiravam jagamisviis, mis toimib: sisemine, isiklik ja alles viimase võimalusena avalik link.
• Avalik link töötab kõigi jaoks, kellel see on; anna sellele parool (teise kanali kaudu), kehtivusaeg ja ainult lugemisõigused.
• Jaga faili, mitte kausta; kasuta failitaotlust, kui keegi peab sulle midagi esitama.
• Ära saada tundlikke andmeid tavalise manusena ja jaga ainult seda, mida teine isik tõesti vajab.
• Korista regulaarselt vanad lingid ja välise juurdepääsu.

Test

Ülesanne

Ülesanne A7.3: Hinda jagamislinki. Saad rea olukordi jagamislingi seadetega: mida jagatakse, kellega, milliste õigustega, kas sellel on parool ja kehtivusaeg ning kuidas parool saadetakse. Hinda iga olukorra puhul, kas see on korras, saaks paremini või ei tohiks nii olla, ning vali kõige olulisem parandus. Programm kontrollib su vastuse ja annab iga olukorra kohta selgituse.

Lisalugemist

WebOké artiklites kirjeldatud sammud kehtivad WebOké keskkonna kohta; teiste pakkujate juures töötab see sarnaselt.

• Nextcloudi juhend 5.2: Avaliku lingi loomine: vaatamine, muutmine, salasõna, aegumise kuupäev ja allalaadimiste piirang
• Nextcloudi juhend 5.4: Jagamine e-posti teel kellegagi, kellel pole kontot
• Nextcloudi juhend 16.5: Lase kliendil faile esitada failipäringu abil, mis on kaitstud salasõna ja aegumiskuupäevaga
• Euro-Office juhend 9.3: Salasõna ja aegumiskuupäev lingil
• Euro-Office juhend 9.5: Jagamine kellegagi väljastpoolt oma organisatsiooni